Organización del archivo de gestión de la unidad de apoyo administrativo de la Facultad de Ingeniería de la Universidad de Antioquia

Abstract

RESUMEN: Este proyecto, llevado a cabo en el marco de prácticas académicas, se centró en la implementación del proceso de organización documental para las unidades documentales almacenadas en la Facultad de Ingeniería, específicamente en la Unidad de Apoyo Administrativo. El objetivo principal es facilitar la consulta de documentos y asegurar la preservación de la información a través de la organización documental. Durante el proceso de organización, se emplearon diferentes actividades, como observación y análisis de la información, registro inicial de la información, clasificación, ordenación, descripción, digitalización y descarte documental. Además, se desarrollaron herramientas de planeación y supervisión que aseguraron el logro de los objetivos establecidos y la implementación exitosa de la metodología propuesta. El desarrollo de las actividades previamente mencionadas permitió el cumplimiento total de los objetivos propuestos, es decir la organización de las unidades documentales almacenadas en el archivo de gestión, y el descarte de documentos que ya habían cumplido con su ciclo de vida. Este proceso dejo como diversos beneficios para el archivo de gestión, cómo la conformación de las unidades documentales, la gestión del espacio físico, el acceso oportuno a la información, y el cumplimiento normativo.

ABSTRACT: This project, carried out within the framework of academic internships, focused on implementing the document organization process for the document units stored in the Faculty of Engineering, specifically in the Administrative Support Unit. The main objective was to facilitate document retrieval and ensure information preservation. Throughout the entire procedure applied to various files, diverse tools were employed, with documentary analysis standing out among them. As a result of this analysis, activities of organization, classification, and documentary description were carried out, thus forming the document organization procedure. Tools for planning and supervision were developed to ensure the achievement of established objectives and the successful implementation of the proposed methodology. A tangible example of this was the completion of the Natural Inventory Form and the creation of identification labels, which are attached as annexes to this report. Thanks to all the aforementioned actions, the document units were delivered with the organization process executed in its entirety, covering classification, ordering, and description. This process brings various benefits to the management archive. Firstly, it has allowed for the resolution of pending files due to the overwhelming amount of information managed by the faculty. Additionally, it will contribute to preventing the accumulation of unnecessary documents, provide an accurate inventory of generated information, and ensure efficient access to information for the involved projects, thereby avoiding long-term losses.