Análisis de la aplicación de instrumentos archivísticos y su articulación con los planes estratégicos en el sector automotriz en Colombia: Yokomotor S.A, Casa Britanica S.A y Alemautos S.A.S

Abstract

RESUMEN: Esta investigación tiene como objetivo analizar la aplicación de instrumentos archivísticos y su articulación con los planes estratégicos en el sector automotriz en Colombia. La muestra incluye a las empresas Alemautos, Yokomotor y Casa Británica, este análisis permite identificar buenas prácticas y formular recomendaciones para el sector. Para ello, se utilizaron como insumos la documentación existente, entrevistas a los productores, la normatividad aplicable y los planes estratégicos definidos por estas empresas, sin dejar de lado las teorías archivísticas y las fuentes de investigación de países como Colombia, México y España. Los resultados obtenidos evidencian la importancia de integrar la gestión documental con las estrategias actuales, las cuales enfatizan el uso de la tecnología, el cuidado del medio ambiente y la rentabilidad de las empresas como elementos principales. Esta integración permite que la gestión documental participe activamente en estos aspectos mediante la digitalización de soportes físicos, la producción controlada de documentos, la implementación de la firma electrónica, la creación de un área encargada y el responsable de la gestión documental, el desarrollo de una herramienta para documentos electrónicos y flujos de procesos estructurados y condicionados. Estos cambios implican un esfuerzo intelectual y cultural dentro de la organización, no solo para el cumplimiento normativo, sino también para mejorar la relación directa con los planes estratégicos, la eficiencia y la sostenibilidad del negocio.

ABSTRACT: This research aims to analyze the application of archival instruments and their articulation with strategic plans in the automotive sector in Colombia. The sample includes the companies Alemautos, Yokomotor and Casa British. This analysis allows us to identify good practices and formulate recommendations for the sector. To do this, existing documentation, interviews with producers, applicable regulations and strategic plans defined by these companies were used as inputs, without leaving aside archival theories and research sources from countries such as Colombia, Mexico and Spain. The results obtained show the importance of integrating document management with current strategies, which emphasize the use of technology, care for the environment and the profitability of companies as main elements. This integration allows document management to actively participate in these aspects through the digitization of physical supports, the controlled production of documents, the implementation of the electronic signature, the creation of an area in charge and responsible for document management, the development of a tool for electronic documents and structured and conditional process flows. These changes imply an intellectual and cultural effort within the organization, not only for regulatory compliance, but also to improve the direct relationship with strategic plans, efficiency and business sustainability.