Formulación del Plan Institucional de Archivos (PINAR) de la Hidroeléctrica Ituango S.A. E.S.P

Abstract

RESUMEN: El informe de práctica se centra en la formulación del Plan Institucional de Archivos (PINAR) para la Sociedad Hidroeléctrica Ituango S.A. E.S.P., en conformidad con la metodología del Archivo General de la Nación. Este instrumento archivístico busca establecer una estructura sólida para la gestión documental en la entidad, orientada a garantizar la preservación, integridad y acceso a la información para el funcionamiento y desarrollo institucional. La práctica incluyó un diagnóstico integral de archivo que evaluó componentes administrativos, técnicos y de infraestructura, identificando brechas en la gestión de archivos y riesgos específicos, como el acceso y seguridad de la información, así como el cumplimiento normativo.

A partir del diagnóstico realizado, se priorizaron aspectos críticos y se definieron objetivos específicos, entre los cuales están la reactivación del Comité de Gestión Documental, la creación de una política interna de gestión documental y la optimización del uso del software WorkManager. Además, se formuló un mapa de ruta estratégico y se desarrolló una herramienta de seguimiento y control para monitorear el avance de las iniciativas del PINAR. Este plan no solo busca cumplir con las normativas archivísticas, sino también apoyar la planificación estratégica de la Sociedad, alineando la gestión documental con los objetivos corporativos y fortaleciendo su capacidad para enfrentar futuros desafíos.

ABSTRACT: The practice report focuses on the formulation of the Institutional Archive Plan (PINAR) for Hidroeléctrica Ituango S.A. E.S.P., in accordance with the methodology of the National Archives. This project aims to establish a solid structure for document management within the organization, designed to ensure the preservation, integrity, and accessibility of information for institutional functioning and development. The practice included a comprehensive diagnosis that evaluated administrative, technical, and infrastructure components, identifying gaps in archive management and specific risks, such as information access and security, as well as regulatory compliance.

Based on the diagnosis, critical aspects were prioritized, and specific objectives were defined, including the reactivation of the Document Management Committee, the creation of an internal document management policy, and the optimization of the WorkManager software. Additionally, a strategic roadmap was developed, along with a monitoring and control tool to track the progress of PINAR initiatives. This plan not only aims to comply with archival regulations but also to support the Society’s strategic planning, aligning document management with corporate goals and strengthening its capacity to face future challenges.