Diagnóstico y propuesta de mejora para la gestión documental de la serie contratación estatal en el Departamento Administrativo de Gestión del Riesgo de Antioquia (DAGRAN)

Abstract

RESUMEN: El presente informe analiza la gestión documental de la serie "Contratación Estatal" en el Departamento Administrativo de Gestión del Riesgo de Desastres de Antioquia (DAGRAN). Se planteó como objetivo principal diagnosticar los expedientes producidos entre 2008 y 2024, siguiendo principios archivísticos como integridad, autenticidad y responsabilidad, para proponer mejoras que fortalezcan la cultura archivística de la entidad. La metodología incluyó cuatro fases: contextualización documental, inventario y conservación, verificación de principios archivísticos, y formulación de propuestas. Se realizaron entrevistas, análisis normativo y un inventario natural para determinar el estado de conservación y organización de los expedientes. Los resultados identificaron deficiencias en el cumplimiento normativo y en la integridad de los expedientes. Se propusieron estrategias para mejorar la organización documental, garantizar la accesibilidad y actualizar instrumentos archivísticos como las Tablas de Retención y Valoración Documental. En conclusión, el proyecto resalta la importancia de una gestión documental sólida para la transparencia y eficacia administrativa, sugiriendo que el fortalecimiento de la cultura archivística y la adopción de estándares internacionales son clave para el desarrollo sostenible de la entidad.

ABSTRACT: This report analyzes the document management of the "State Contracting" series within The Departamento Administrativo de Gestión del Riesgo de Desastres de Antioquia (DAGRAN). The main objective was to diagnose the files produced between 2008 and 2024-1, adhering to archival principles such as integrity, authenticity, and accountability, to propose improvements that enhance the archival culture of the entity. The methodology included four phases: documentary contextualization, inventory and preservation, verification of archival principles, and proposal formulation. Interviews, regulatory analysis, and a natural inventory were conducted to assess the conservation and organization status of the files. The findings revealed deficiencies in regulatory compliance and the integrity of the files. Strategies were proposed to improve document organization, ensure accessibility, and update archival instruments such as Retention and Appraisal Tables. In conclusion, the project underscores the importance of solid document management for administrative transparency and efficiency, suggesting that strengthening archival culture and adopting international standards are key to the sustainable development of the entity.