Rediseñar el proceso de solicitud, seguimiento y almacenamiento de las investigaciones de la Línea de Conocimiento de Investigación de Mercados. Grupo Bancolombia. Semestre de industria

Abstract

RESUMEN : Este proyecto aborda la optimización del proceso de solicitud, seguimiento y almacenamiento de investigaciones en el área de Investigación de Mercados mediante la implementación de un sistema automatizado basado en Power Apps. El objetivo principal fue reducir la dependencia del equipo analista, disminuir los tiempos de respuesta y fomentar la autogestión de los usuarios. Se utilizó un enfoque mixto que combinó técnicas cualitativas y cuantitativas. La metodología incluyó cinco fases: análisis del proceso actual, diseño de la solución en Power Apps, pruebas y validación del sistema, capacitación del personal y puesta en marcha. Las herramientas empleadas fueron Power Apps, Microsoft Lists, Power Automate y Microsoft Forms. Los resultados evidencian mejoras significativas: se logró una estandarización completa del proceso, la automatización de tareas repetitivas, la centralización de la información y una disminución de los tiempos de respuesta de 54 minutos a 0 minutos. Además, se alcanzó un 100% de autogestión, permitiendo a los usuarios gestionar sus solicitudes sin intervención directa del equipo analista. En conclusión, la implementación de Power Apps transformó un proceso manual y dependiente en uno eficiente, estandarizado y autogestionable, optimizando tanto la operación como la experiencia del usuario. Se recomienda dar una visualización masiva de la herramienta para asegurar que todos los usuarios conozcan, utilicen y aprovechen al máximo las funcionalidades de esta.

ABSTRACT : This project focuses on optimizing the process of requesting, tracking, and storing market research studies by implementing an automated system using Power Apps. The main objective was to reduce reliance on the analyst team, shorten response times, and promote user self-management. A mixed-methods approach was adopted, combining qualitative and quantitative techniques. The methodology included five phases: analyzing the current process, designing the solution in Power Apps, testing and validating the system, training personnel, and deployment. The tools utilized were Power Apps, Microsoft Lists, Power Automate, and Microsoft Forms. The results demonstrate significant improvements: complete process standardization, automation of repetitive tasks, centralization of information, and a reduction in response times from 54 minutes to 0 minutes. Additionally, 100% self-management was achieved, enabling users to handle their requests without direct analyst team intervention. In conclusion, the implementation of Power Apps transformed a manual and dependent process into an efficient, standardized, and self-manageable system, optimizing both operations and user experience. It is recommended to provide widespread visibility of the tool to ensure that all users are aware of, utilize, and fully benefit from its functionalities.