Propuesta para la aplicación de tablas de retención documental en la Personería Municipal del el Santuario-Antioquia

Abstract

RESUMEN: Introducción. En el año 2012, la Personería Municipal de El Santuario emprendió una serie de estrategias para el fortalecimiento de sus procesos y procedimientos, entre ellos, la elaboración y presentación de las “Tablas de Retención Documental TRD” (1), con esto, la entidad no solo estaría cumpliendo con las exigencias legales al respecto, sino que también contrarrestaría la problemática de almacenamiento en la oficina de gestión a causa del crecimiento del volumen documental debido a que no se contaba con un instrumento que regulará el “ciclo vital de los documentos” (2). En tal sentido, la aplicación de la TRD, permite la supresión de trámites innecesarios y la reducción de costos con el uso racional del papel, acompañado de la automatización de los procesos de la entidad; también está dará cuenta de la función principal de la Personería Municipal de velar por el cumplimiento de los derechos establecidos en la Constitución Política, entre ellos, el derecho a la información, el cual debe estar supeditado a la disponibilidad de los documentos, cuando el ciudadano los requiera y demás entes que los demandan, de lo contrario, la Personería no estaría cumpliendo con un derecho constitucional (3). Por lo anterior este proyecto de práctica académica pretende la APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE EL SANTUARIO-ANTIOQUIA de los documentos hallados desde 1997 hasta el 2012. Ver anexo 1 TRD.