Descripción de cinco metros lineales del Archivo Fotográfico de la Universidad Pontificia Bolivariana

Abstract

RESUMEN: En la actualidad, los Archivos como centros de información de las empresas, tienen como fin esencial conservar y proveer los documentos que son testimonios, pruebas, e información de apoyo para procesos administrativos, legales y fiscales que permiten promover el conocimiento, la construcción de la memoria social, cultural e histórica del ente productor. La descripción documental es el “proceso de análisis de los documentos de Archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación”. (AGN, Acuerdo 07, 1994, p.15) Con base en la premisa anterior se considera transcendental la descripción de cinco metros lineales correspondientes al Archivo Fotográfico de la Universidad Pontificia Bolivariana (UPB), para el período de práctica, con el fin de optimizar la recuperación y difusión de los registros fotográficos físicos que lo conforman, utilizando la Norma ISAD(G). Mediante el uso de los instrumentos de descripción archivísticos, se pudo describir un conjunto de temas que permitieron establecer control físico y administrativo de la información; el instrumento de descripción archivístico que se utilizó es la descripción por guía, el cual “describe de manera general un Archivo Territorial o Institucional, la reseña histórica de su creación y evolución institucional, misión, funciones, objetivos, visión, alcance, servicios, ubicación física del edificio, contenido, serie o asuntos, fechas extremas, clase de soporte, volumen y temas de posible investigación de cada uno de los fondos que lo conforman”. (AGN, Acuerdo 05, 2013, p.6-7). En el desarrollo de esta iniciativa fue fundamental la elaboración de un análisis del Archivo que va de lo general a lo particular en el que se registraron las condiciones en que se encontraba el Archivo Fotográfico de la UPB, con la intención de identificar las necesidades y condiciones en que se encontraba el acervo fotográfico. Con este proyecto se dio soluciones a cada una de las necesidades que presentaba el Archivo Fotográfico de la UPB, entre las cuales estaba la creación de la reseña histórica de la Universidad contextualizada en el acervo fotográfico, la aplicación del diagnóstico integral de archivos al acervo fotográfico y la creación de una base de datos en Excel en la cual se registró de modo descriptivo cada una de los temas de las imágenes que conforman el Archivo Fotográfico teniendo en cuenta la Norma ISAD (G). De esta manera se pudo conservar la memoria histórica e institucional de la UPB y así, ponerla a disposición de toda la comunidad estudiantil, investigativa, científica y administrativa.