Organización documental de la subserie comprobantes de egreso del año 2013 en el Archivo de Gestión de TCC-Carga Masiva (Fracor S.A)

Abstract

RESUMEN: En la Unidad de Negocio TCC Carga Masiva - Fracor, la falta de organización documental de la subserie comprobantes de egresos en el Archivo Central genera retrasos en la prestación del servicio de información a los usuarios, por eso es necesario intervenir la información y tomar medidas para la implementación del proceso de organización documental, este ayuda a la recuperación de la información de manera rápida y efectiva por parte del usuario, ya que proporciona una herramienta para dar respuesta oportuna, permite la formulación de políticas preventivas y algo muy importante es que atiende los principios rectores de la política archivística en términos de orden de procedencia y orden original. Para esto se debe tener en cuenta la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación AGN, como máxima autoridad en la reglamentación y normatividad archivística, teniendo como punto de partida lo planteado en la Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos, en términos de elaborar Programas de Gestión Documental dentro del concepto de archivo total y para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos así como la necesidad de elaborar inventario de los documentos que se producen en el día a día en las organizaciones. De acuerdo con lo anterior y teniendo como punto de partida la necesidad de los usuarios internos de la organización frente al manejo adecuado de los comprobantes de egreso, se definió este proyecto para la organización documental de 20 metros lineales de expedientes del año 2013, propios de esta subserie, con el fin de garantizar la organización de estos documentos y brindar al usuario la posibilidad de realizar la búsqueda y recuperación de la información de una manera ágil, rápida y oportuna. Este trabajo se desarrolló en tres momentos: clasificación, ordenación y descripción y se hizo como Propuesta de Práctica Académica (PPA) como requisito para optar el título de Tecnólogo en Archivística de la Escuela Interamericana de Bibliotecología EIB de la Universidad de Antioquia y tendrá una duración de 360 horas, tal como está estipulado en el Reglamento de Prácticas Académicas de la EIB.