Diagnóstico del archivo central de la Alcaldía municipal de Caucasia Antioquia

Abstract

RESUMEN: Es importante reconocer la importancia de los archivos como garantes de transparencia, ejecución y control de las funciones administrativas y la responsabilidad de las unidades administrativas como los archivos centrales, de reconocer igualmente que los documentos son fundamentales para la conformación de la memoria histórica institucional, además de ser testimonio de las decisiones administrativas son esenciales para la toma decisiones basadas en antecedentes, porque permiten evidenciar el cumplimiento de funciones, procesos y acciones que se han tomado a través del tiempo; por ello se debe velar por la conservación, preservación y disposición de los mismos, por lo que las instituciones deben adoptar estrategias que permitan determinar el estado en que se encuentran, en cuanto a aspectos administrativos, técnicos, de infraestructura y tecnológicos. Por otro lado, es importante mencionar que esta herramienta es útil para la elaboración e implementación de instrumentos archivísticos como el PINAR1 .

Teniendo en cuenta que el diagnóstico de archivo se define como un “procedimiento de observación, levantamiento de información y análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos y se determina la aplicación de los procesos archivísticos necesarios”2

, se convierte en una herramienta que permite la identificación y reconocimiento de diferentes aspectos relevantes de la función archivística, y con base en estas caracterizaciones, resultado de la información recolectada, empezar a desarrollar planes, estrategias y acciones de mejora con el propósito de mitigar los riesgos en que se encuentra expuesto el acervo documental. Por ello, se vio la necesidad de proponer para la realización de las prácticas académicas, la identificación de la situación actual del estado del archivo central de la alcaldía de Caucasia. Con la aplicación del formato de diagnóstico se lograron desarrollar las diferentes actividades propuestas en el Proyecto de Práctica Académica, las cuales, permitieron establecer las necesidades en materia de gestión documental y administración de archivos; además, generar un informe de resultados y recomendaciones técnicas (ver anexo 2), el cual servirá como base para la implantación de políticas o estrategias que permitan la organización, conservación y disposición de la información, igualmente el fortalecimiento y articulación de los diferentes procesos con la función archivística.