Modelo de archivo universitario

Abstract

RESUMEN: El objetivo fundamental de este trabajo es el de proporcionar los elementos básicos administrativos, técnicos y operativos que faciliten la conformación del archivo en las instituciones de educación superior. Para ello se realizó inicialmente una revisión bibliográfica encontrando que muy poco se ha publicado sobre el tema de los archivos universitarios, simultáneamente se remitió una encuesta a las 34 instituciones de educación superior que tienen sede en el área metropolitana del Valle de Aburrá, encuesta que fue diligenciada y ampliada en entrevista personal por el 47% de ellas (16). El 53% restante (18) corresponden casi en su totalidad a organizaciones muy recientes, creadas a partir de la promulgación de la Ley 30 de 1992. El objetivo general de la encuesta era conocer si las instituciones tomadas como muestra, tenían constituida la unidad de archivo como dependencia de las mismas y en caso de existir, investigar sobre su conformación, estructura administrativa y el papel que están llamados a cumplir al interior de la institución, información de gran importancia e interés para plantear el modelo. De las 16 instituciones que diligenciaron la encuesta, se obtuvo entre otras, las siguientes conclusiones: El 56.25% corresponde a entidades privadas y el 43.75% a entidades públicas. El 37.50% de ellas realizan intervención documental sobre la documentación de gestión, un 56.25% sobre la de gestión e intermedia y sólo un 6.25% sobre la totalidad de la documentación. El 62.50% de ellas (10 en total) poseen unidad de archivo oficialmente constituido, el 30% creados por Resolución, el 20% por Acuerdo, el 20% por Reglamento o estatuto y el 30% restante mediante circular o disposición administrativa. De las 10 instituciones que cuentan con unidad de archivo institucionalizado, se obtuvo entre otras, las siguientes conclusiones: El 70% de ellas son entidades de carácter público y el 30% restante, privadas. El 60% de ellas poseen la Unidad de Archivo adscrita a la Secretaría General, un 10% sin definir y el 30% restante distribuido en igual porcentaje a las dependencias de Rectoría, Dirección de Extensión Académica y la Dirección Administrativa. El 80% de ellas tienen como unidad asesora el Comité de Archivo de la Institución, lo cual garantiza que la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos, sean producto del análisis de un grupo interdisciplinario de funcionarios de la institución. El 20% restante tiene proyectado conformarlo en el año 2000 e iniciar actividades inmediatamente. La totalidad de las instituciones (10), oficializaron la unidad de archivo sólo a partir de la segunda mitad del siglo XX, período durante el cual empezó a consolidarse en nuestro medio la disciplina archivística. Se concluye que es necesario impulsar en el ámbito de las instituciones de educación superior del Valle de Aburrá, campañas de sensibilización que las motiven a crear sus unidades de archivo. Para aquellas que lo poseen, se desarrollen procesos que garanticen no sólo la conservación de los archivos, sino la administración adecuada de la documentación que surge de la generación del conocimiento, igualmente la puesta en servicio para la investigación y la cultura.