Documentar e implementar el proceso de organización documental entre el año 2020 - 2024 correspondiente a 1400 carpetas en el archivo digital de la unidad de Gestión Financiera de la Universidad Nacional de Colombia, sede Medellín

Abstract

RESUMEN: Este trabajo de grado se realizó bajo la modalidad de practica académica, este aborda la organización del archivo digital de la Unidad de Gestión Financiera de la Universidad de Antioquia, sede Medellín, como parte de un proceso integral de gestión documental. Se enfoca en implementar y documentar un sistema de clasificación, ordenación y descripción de documentos electrónicos generados entre 2020 y 2024 en las áreas de Tesorería, Contabilidad y Cartera. Con base en las Tablas de Retención Documental (TRD) y principios archivísticos, se propone una metodología que respeta la estructura jerárquica de los fondos documentales y asegura la accesibilidad y preservación de la información. El proyecto enfatiza el uso de carpetas compartidas como solución temporal mientras se implementa un software de gestión documental, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos institucionales en términos de eficiencia y transparencia administrativa.

ABSTRACT: This undergraduate thesis was conducted under the academic internship modality and addresses the organization of the digital archive of the Financial Management Unit at the University of Antioquia, Medellín campus, as part of a comprehensive records management process. It focuses on implementing and documenting a system for the classification, arrangement, and description of electronic documents generated between 2020 and 2024 in the areas of Treasury, Accounting, and Portfolio Management. Based on the Retention Schedule (TRD) and archival principles, a methodology is proposed that respects the hierarchical structure of archival fonds, ensuring the accessibility and preservation of information. The project emphasizes the use of shared folders as a temporary solution while implementing document management software, contributing to institutional objectives in terms of efficiency and administrative transparency.