Fortalecimiento del sistema de gestión de la calidad del concejo Municipal de El Carmen de Viboral Antioquia, mediante la aplicación de técnicas archivísticas bajo la NTC ISO 9001:2000 y la NTCGP 1000:2004

Abstract

RESUMEN: El presente Manual comprende de forma sencilla, los conceptos y técnicas empleadas para algunos procedimientos de la Gestión Documental en la Corporación Concejo Municipal de El Carmen de Viboral. El Archivo es la memoria de la Institución, representado en sus documentos. Para ello es necesario normalizar todas las actividades documentales con el ánimo de lograr efectividad y eficiencia al momento de tomar decisiones. Se diseña el proceso de Gestión Documental integrado al Sistema de Gestión de la Calidad del Concejo Municipal, como una contribución al mejoramiento continuo y a la búsqueda de alternativas que optimicen y acompañen los demás procesos del S.G.C., a través de metodologías archivísticas. Se presenta el conjunto de información correspondiente a las fases de conocimiento de la documentación generada por el Concejo Municipal, así como la importancia que ha tenido la organización del Archivo Municipal mediante la implementación y aplicación de sus políticas de administración documental durante el ciclo vital del documento de archivo y las cuales han sido adoptadas y adecuada conforme a las funciones y necesidades de la Corporación. (T.R.D.). El 70% de los documentos producidos por el Concejo Municipal son de carácter histórico. El alcance de este Manual, tiene como prioridad, servir de apoyo a los funcionarios y servidores públicos del Concejo Municipal, permitiendo normalizar las actividades de carácter administrativo que han sido efectuadas, como las implementadas por el Sistema de Gestión de la Calidad. De esta manera, se integrará a la organización, conservación y disposición documental, los documentos generados por el SGC, mediante su inclusión dentro del cuadro de clasificación conforme a los procesos llevados a cabo dentro del S.G.C. Con respecto a la Tabla de Retención Documental, cabe resaltar que su actualización debe ameritarse un estudio muy detallado los nuevos documentos generados de acuerdo a las funciones administrativas que hayan sido creadas o cambiadas. En tal sentido, es indispensable dejar claro, que los documentos que según el estudio, genera el S.G.C. se encuentran contemplados de manera estructurada dentro del cuadro general de clasificación del municipio. (Acuerdo Municipal 018 de 2004). Este Manual está sujeto a cambios que según su naturaleza correspondan al Procedimiento de Gestión Documental, conforme a las actualizaciones generadas a partir del control de cambios de los documentos, teniendo como base la normatividad legal vigente.