Elaboración del manual de procedimientos para el Archivo de Gestión Contable de la Universidad de Antioquia

Abstract

RESUMEN: La calidad total es un concepto que las empresas de hoy han ido introduciendo en su administración, pues el éxito de éstas depende en gran parte de la satisfacción de los clientes o usuarios, que en últimas son los que evalúan y disfrutan los productos y servicios prestados con buena calidad.

Precisamente uno de los principales requisitos que exige la norma para establecer un Sistema de Gestión de la Calidad en una empresa, es tener bien documentados todos sus procesos, y es aquí donde se da el punto de encuentro entre calidad y gestión documental, pues esta ultima involucra la planeación, producción, distribución, trámite, conservación, uso y disposición de todos los documentos de una institución. Así mismo los archivos como centros donde se realizan la mayoría de estos procesos y la Archivística como disciplina que apunta a su adecuado desarrollo, han ido integrándose favorablemente dentro de la administración general de las organizaciones que buscan aumentar la eficiencia para cumplir con todos sus objetivos y metas.

Del mismo modo, los archivos están empezando a tomar una mayor importancia dentro de la gestión empresarial, considerándolos como elemento fundamental para el normal desarrollo y cumplimiento de las actividades y funciones diarias de ese gran sistema que representa una organización.

Es por esto, que el presente trabajo esta basado en la elaboración del manual de procedimientos para el Área de Archivo de Gestión Contable de la Universidad de Antioquia, buscando integrar este centro de información y su gestión documental con el Sistema de Gestión de la Calidad; documentando los procesos archivisticos que allí se llevan a cabo, no solo como un aporte para la administración, sino como evidencia de que los archivos de hoy deben involucrar el concepto de la calidad total dentro de su normal funcionamiento en aras de obtener un mayor reconocimiento dentro de la institución y de prestar el mejor servicio a todos sus usuarios.

Este manual de procedimientos se elabora siguiendo las pautas que exige un Sistema de Gestión de la Calidad a través de la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública - NTCGP 1000:2004 y el Modelo Estándar de Control Interno – MECI 1000:2005 el cual se genera en base a la ley 87 de 1993 como una estructura para el control, la gestión y la evaluación para las entidades del estado y se adopta a través del decreto 1599 de mayo de 2005.