Inventario único del archivo histórico de las historias clínicas de la empresa social del estado Hospital San Juan de dios del Municipio de Sonsón

Abstract

RESUMEN: El Hospital San Juan de Dios de Sonsón nace en 1913 como un hospital de primer nivel, de complejidad en la prestación de servicios en salud; luego en 1993 comienza a regir la Ley 100 con el Sistema General de Seguridad Social de Salud (S.G.S.S.S.), que tenía como finalidad la garantía de la prestación de servicios básicos de salud y otros servicios complementarios, entre ellos la constitución de Empresas Sociales del Estado.

En un principio el hospital contó con treinta y dos mil usuarios, con los que se inicio la apertura de historias clínicas, su proceso archivístico se hizo empíricamente y eran archivadas con un número consecutivo que empezaba en 1000 y terminaba en 32000, pero la recuperación de la información y la búsqueda de las historias clínicas era una labor muy difícil y dispendiosa. Por otra parte el archivo de historias clínicas no estaba bien definido y funcionaba a través de la oficina de estadística, manejada por una sola persona que realizaba las funciones propias de esta dependencia y a la vez las del archivo.

En la actualidad el archivo es atendido por tres funcionarias, una coordinadora con conocimientos archivísticos y dos auxiliares sin conocimientos en archivos que se encargan de recibir y entregar las historias clínicas; para estas actividades se han implementado los libros de control y el Tarjetón de Reemplazo como un instrumento de registro, este último es dejado en el lugar donde se encontraba el la historia clínica y es retirada una vez retorne el expediente a su lugar, en este tarjetón se consigna el nombre del solicitante, la fecha, hora de préstamo y el programa. El marco teórico del archivo de historias clínicas del Hospital San Juan de Dios de Sonsón, se ha ido constituyendo bajo la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación, con el Acuerdo 07 de 1994, que exige la obligatoriedad a todos los prestadores de servicios de salud: crear un archivo único de historias clínicas, con las diferentes fases del ciclo vital de los documentos, incorporar los elementos archivísticos para la recuperación de los expedientes clínicos, para facilitar las funciones del archivo, la prestación de las historias clínicas a los diferentes programas de promoción, prevención y consulta externa. (Esta se hace con un número de identificación personal, ya sea el documento de identidad o registro civil de nacimiento, que sirven como instrumento de control único para el archivo), y La Resolución 0412 del año 2000 que establece las normas técnicas, acciones de protección específica y detección temprana; así como los planes de promoción y prevención. Todas estas implementaciones se han visto reflejado ostensiblemente en la búsqueda y recuperación de la información requerida.

Pese a todos los adelantos que se han venido dando a través del tiempo, aun persisten algunas debilidades como es la falta de organización del archivo histórico con criterios archivísticos. Por ello se hace pertinente enfocar mi práctica de trabajo en este archivo histórico para aportar a la recuperación de la memoria institucional y sirva como fuente de conocimiento y difusión