Desarrollo de un plan de mejoramiento a la documentación de los procesos de la División de Infraestructura Física – DIF, de la Universidad de Antioquia en el marco del proyecto de Diseño Organizacional

Abstract

RESUMEN: El presente documento, es la evidencia del proyecto propuesto para la División de Infraestructura Física de la Universidad de Antioquia, en el marco del desarrollo del informe de grado para optar al título de ingeniero industrial. El objetivo general se centró en Desarrollar e implementar planes de mejora para la estructura documental de la División de Infraestructura Física de la Universidad de Antioquia ubicada en la ciudad de Medellín, de forma que permitieran el aumento del porcentaje de utilización de los documentos por parte de los profesionales y la disminución de los tiempos de capacitación de personal. Inicialmente se realizó un diagnóstico documental con el objetivo de detectar las falencias a simple vista, se pudo identificar que la falta de estandarización de los documentos es unas de las principales falencias dentro de la División. Luego se realizó un plan de acción o plan de mejora para organizar la estructura documental. A partir de este plan, se estructuraron una serie de actividades mediante el cual se pudieran intervenir las oportunidades de mejora identificadas; en dicho plan se definieron todos los aspectos necesarios para llevar a cabo la mejora de la estructura documental, como lo son las acciones, las metas, los resultados esperados, los responsables y los tiempos de duración. Luego de tener organizada la estructura documental, se procede a crear una Google Sites para la presentación de los documentos. Finalmente, se realizan documentos de Excel de Hoja de Vida de indicadores para medir los procesos de la DIF y se consolida directorio de búsqueda con la información de los miembros de la División con el fin de ayudar en el diseño de herramientas y crear estrategias para agilizar proceso.