Hacia un sistema de innovación para el desarrollo sostenible de proveedores en la Universidad de Antioquia, que contribuya con la racionalidad del gasto institucional y la reactivación económica poscovid -19 en las regiones del Oriente y Urabá Antioqueño.

Abstract

RESUMEN: La Universidad de Antioquia se fundó en el año 1803 y desde su creación ha visto la necesidad de establecer una relación directa desde lo administrativo con sus proveedores de bienes y servicios en el marco de la cadena de suministro para soportar los procesos sustantivos de investigación, docencia y extensión. La Universidad de Antioquia definió en su plan de desarrollo institucional 2017-2027 "Una universidad innovadora para la transformación de los territorios", un lineamiento estratégico orientado al fortalecimiento regional y la relación de los procesos sustantivos de investigación, docencia y extensión en su integración con el entorno para contribuir con el desarrollo regional de los territorios donde tiene presencia. Para materializar este lineamiento, diseñó el plan de acción institucional al 2018 -2021 “Una universidad de excelencia para el desarrollo integral, social y territorial” el cual se encuentra en ejecución por el actual Rector John Jairo Arboleda Céspedes. Este plan definió dentro de sus asuntos estratégicos la descentralización administrativa y la contribución con el desarrollo regional. En este sentido, este trabajo de grado tiene como finalidad “Diseñar un sistema de innovación para el desarrollo sostenible de proveedores en la Universidad de Antioquia, que contribuya con la racionalidad del gasto institucional y la reactivación económica poscovid -19 de las regiones del Oriente y Urabá Antioqueño” y que permita el fortalecimiento institucional del proceso de Gestión de Proveedores en la universidad de Antioquia en su integración con la cadena de suministro de bienes y servicios, pero que al mismo tiempo se establezca una relación estructural, dinámica y sistémica que coadyuve a potencializar la relación de la Universidad de Antioquia con su entorno, contribuyendo con el desarrollo territorial de manera articulada con los diferentes actores públicos, privados, académicos y comunitarios en estas dos regiones donde tiene presencia. Todo esto bajo el marco institucional de la Universidad de Antioquia en su proceso de “Gestión de Proveedores” perteneciente a la División de Servicios Logísticos adscrita a su vez, a la Vicerrectoría Administrativa.

Para dar respuesta a lo anterior, se requirió entonces el apoyo institucional del Proceso de “Gestión de Proveedores”; es importante anotar que dicho proceso está en fase de implementación toda vez que fue establecido mediante Resolución Rectoral 44063 del 15 de marzo de 2018; los asuntos de trabajo de dicho proceso, se enmarcan en el registro e inscripción de proveedores, caracterización, categorización, evaluación y desarrollo de los proveedores que pueden cubrir las necesidades de abastecimiento de bienes y servicios institucionales, pero también establecer prácticas colaborativas que permitan la optimización de recursos y el fortalecimiento de las relaciones con proveedores. Es importante mencionar que según planteamientos iniciales realizados por de la líder del proceso de Gestión de Proveedores de la Universidad de Antioquia referenciados en las primeras reuniones de definición de alcance de la consultoría se evidenciaron las siguientes dificultades generales: • Al año 2021 solo está en funcionamiento el asunto de registro e inscripción de proveedores y la selección legal de los mismos dejando de lado los asuntos de caracterización, categorización, evaluación y desarrollo de proveedores, pero además no se cuenta con una herramienta tecnológica integral que soporte estos asuntos. • Además, se evidencia una debilidad y desarticulación en la gestión de proveedores que dificulta su comprensión sistémica e integral, su planificación estratégica de largo plazo y la adopción de elementos culturales y comunicacionales en materia de innovación organizacional, que pone una barrera estructural para el desarrollo de estrategias que contribuyan al proceso de fortalecimiento de los proveedores en las regiones y a su vez con los procesos de reactivación económica regional en donde tiene presencia la institución para incentivar las compras locales. • Es necesario adecuar la normatividad existente en materia contractual, de tal forma que facilite los procesos de descentralización administrativa en las regiones con adecuados sistemas de seguimiento, monitoreo y evaluación que generen legitimidad y confianza institucional para soportar voluntades directivas y lineamientos claros. • La situación financiera que atraviesa la Universidad de Antioquia amerita de estrategias que contribuyan con la racionalidad del gasto y que faciliten la gestión de recursos que vuelvan sostenible todo tipo de estrategias a implementarse con los proveedores, en torno a una optimización de la cadena de abastecimiento de bienes y servicios.

Teniendo en cuenta estas dificultades generales planteadas por la líder del proceso de Gestión de Proveedores, se propone diseñar un sistema de innovación para el desarrollo sostenible de proveedores en la UdeA que permita fortalecer los procesos internos institucionales para contribuir con la racionalidad del gasto, pero además establezca acciones estratégicas integradoras con el entorno que contribuyan con el desarrollo de los territorios en las regiones del Oriente y Urabá Antioqueño. Para esto, el presente trabajo de grado plantea tres objetivos específicos: 1. Elaborar un estado situacional actual tanto interno como externo que permita diagnosticar los lineamientos institucionales, los procesos en materia de desarrollo de proveedores en la Universidad de Antioquia y su articulación con las dinámicas de desarrollo territorial en las regiones del Oriente y Urabá Antioqueño. 2. Diseñar un sistema de innovación para el desarrollo sostenible de proveedores en la Universidad de Antioquia, que contribuya con la reactivación económica poscovid -19 de las regiones del Oriente y Urabá Antioqueño y con una adecuada racionalidad del gasto en la gestión de la cadena de abastecimiento de bienes y servicios. 3. Diseñar el direccionamiento estratégico y el plan de acción que oriente una futura implementación del sistema de innovación para el desarrollo sostenible de proveedores en la Universidad de Antioquia en el corto, mediano y largo plazo que permita contribuir con un mayor impacto en el cumplimiento del plan de desarrollo institucional 2017 -2027 “Una universidad innovadora para la transformación de los territorios”. En este contexto, también es importante mencionar que las plataformas de emprendimiento e innovación para el fortalecimiento empresarial de la Institución han sido lideradas desde la Vicerrectoría de Extensión, donde se ha acumulado una amplia experiencia en el fomento, preincubación, incubación y consolidación de iniciativas emprendedoras. De igual manera la UdeA a través del Programa de Gestión Tecnológica -PGT- y el Parque del Emprendimiento, denominados hoy en día como “ División de Innovación”; han validado metodologías y estandarizado buenas prácticas, actualmente disponibles para el ecosistema de emprendimiento del país, que podrían ponerse a disposición del fortalecimiento de empresas que puedan convertirse en proveedores de la UdeA para desplegar una estrategia de compras en las regiones, que hoy en día se hace de manera centralizada por parte de la institución y también puedan cumplir requisitos para ser proveedores de las empresas anclas de los territorios. Para este trabajo de grado también se recibió el apoyo de esta unidad administrativa. Hoy el mundo atraviesa un momento complejo debido a la emergencia sanitaria ocasionada por el COVID – 19 y Antioquia no es ajena a esta situación, uno de los gremios más golpeados es el de las empresas y más aún las Mipymes, las cuales constituyen el mayor porcentaje en la densidad empresarial del Departamento de Antioquia, al igual que el sector académico. Este trabajo de grado propone alternativas de solución que contribuyan a disminuir algunos impactos económicos ocasionado por esta pandemia y dejar establecido un sistema de innovación para afrontar las venideras. Para el abordaje metodológico, este trabajo de grado fue fundamentado desde un enfoque tipo consultoría y con un desarrollo de corte cualitativo que posibilita la construcción colectiva y participativa de directivos y profesionales de la Universidad de Antioquia, liderados desde el proceso de Gestión de Proveedores de la institución y también con la participación de expertos de otras instituciones universitarias, públicas y privadas. En el proceso de construcción del trabajo de grado se contó con la participación y apoyo de 51 personas durante un periodo de tiempo de 2 años. Este proceso tiene un soporte teórico en (KUBR, Milan. La consultoría de empresas. Guía para la profesión, Limusa Noriega Editores. 3ra. Edición, México 2012) donde se desea contribuir con el logro de los fines y objetivos de la UdeA buscando resolver los problemas identificados para el desarrollo de proveedores, descubrir y evaluar nuevas oportunidades, contribuir con el mejoramiento de aprendizajes y en un futuro poder poner en práctica los cambios propuestos. Este planteamiento se aborda analizando la situación del negocio o proceso institucional tratando de dar respuesta a interrogantes relacionados respectivamente con el pasado ¿De dónde venimos?, el presente ¿Dónde estamos? y el futuro ¿A dónde podemos y deseamos ir?, a través de talleres participativos con directivos y profesionales que permitan identificar aspectos positivos y negativos(dolores y brechas), proponer mejoras posibles y oportunidades, para posteriormente diseñar un plan de acción con las medidas(estrategias y acciones) necesarias propuestas para cerrar las brechas identificadas. Para lógralo se platearon dos esferas y tres fases, la primera esfera es la diagnóstica la cual, contiene una primera fase denominada “estado situacional” y una segunda fase denominada “elementos para el diseño del sistema de innovación” y una segunda esfera que es el Plan de Acción que contiene la tercera fase denominada “direccionamiento estratégico y plan de acción”; estas esferas y fases dan respuesta a las principales causas problemáticas y los objetivos específicos propuestos. Este trabajo de grado propone direccionar los esfuerzos en dos regiones estratégicas para el Departamento de Antioquia el Oriente y el Urabá; sin embrago, con condiciones de calidad de vida y desarrollo humano diferentes para poder analizar un posible impacto diferencial en un futuro que nutra conceptualmente el análisis.