Digitalización y descripción de la serie Resoluciones de Vicerrectoría de la Universidad Nacional de Colombia sede Medellín

Abstract

RESUMEN: En la práctica académica se procedió con la digitalización de 600 unidades documentales de la serie Resoluciones de la Vicerrectoría, custodiado en el Archivo Central de la Universidad Nacional de Colombia - Sede Medellín y producidas en 1998 por la mencionada oficina. Además, se indexaron los archivos digitalizados en la base de datos con su respectiva descripción según la norma ISAD (G). Durante la práctica académica se elabora y socializa con el equipo de trabajo la guía de digitalización y descripción de documentos de archivo, la cual permite estandarizar las características para el desarrollo del proceso. La digitalización de un fragmento de la serie documental permitirá disminuir el contacto entre el usuario y los archivos para evitar el deterioro documental, como lo indica el Acuerdo 049 del 5 de mayo de 2000 – (se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos) y el Acuerdo 006 del 15 de octubre de 2014 (Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000″) del Archivo General de la Nación – AGN y facilitar el acceso ágil y oportuno a la información, como lo menciona la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 (Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional).

ABSTRACT: In the academic practice we proceeded with the digitalization of 600 documentary units of the series Resoluciones de la Vicerrectoría, kept in the Central Archive of the Universidad Nacional de Colombia - Sede Medellín and produced in 1998 by the aforementioned office. In addition, the digitized files were indexed in the database with their respective description according to the ISAD (G) standard. During the academic practice, a guide for the digitization and description of archival documents was prepared and socialized with the work team, which allows standardizing the characteristics for the development of the process. The digitization of a fragment of the documentary series will allow to reduce the contact between the user and the archives to avoid documentary deterioration, as indicated in Agreement 049 of May 5, 2000 - (it develops the article of Chapter 7 "Conservation of Documents" of the General Archival Regulations on "conditions of buildings and premises intended for archives) and Agreement 006 of October 15, 2014 (By means of which articles 46, 47 and 48 of Title XI "Conservation of Documents" of Law 594 of 2000″) of the General Archive of the Nation - AGN and facilitate agile and timely access to information, as mentioned in Law 1712 of March 6, 2014 (Whereby the Law of Transparency and the Right of Access to National Public Information is created).