Sistema de gestión de Activos de Conocimiento - AHURA Mateo Bedoya Ospina José Luis Aguirre Ramírez Informe final de Semestre de Práctica Social para optar al título de Ingeniero de sistemas Asesor Diana Margot López Herrera Universidad de Antioquia Facultad de Ingeniería Ingeniería de Sistemas Medellín 2025 Cita Bedoya Ospina y Aguirre Ramirez [1] Referencia Estilo IEEE (2020) [1] Bedoya Ospina y Aguirre Ramirez, “Sistema de gestión de activos de conocimiento - AHURA”, Práctica Social, Ingeniería de Sistemas, Universidad de Antioquia, Medellín, 2025. Centro de Documentación Ingeniería (CENDOI) Repositorio Institucional: http://bibliotecadigital.udea.edu.co Universidad de Antioquia - www.udea.edu.co El contenido de esta obra corresponde al derecho de expresión de los autores y no compromete el pensamiento institucional de la Universidad de Antioquia ni desata su responsabilidad frente a terceros. Los autores asumen la responsabilidad por los derechos de autor y conexos. Agradecimientos Queremos agradecer a la profesora Diana Margot López Herrera, por su guía, apoyo constante y valiosos consejos durante todo el desarrollo del proyecto. Su experiencia y dedicación fueron fundamentales para alcanzar los objetivos planteados. Agradecer al PECET (Programa de Estudio y Control de Enfermedades Tropicales) por brindarnos la oportunidad de realizar las prácticas sociales con ellos, por su colaboración y disposición para compartir sus conocimientos y recursos que hicieron este trabajo más enriquecedor. TABLA DE CONTENIDO CONTENIDO RESUMEN 10 ABSTRACT 11 I. INTRODUCCIÓN 12 II. OBJETIVOS 13 Objetivo general 13 Objetivos específicos 13 III. MARCO TEÓRICO 14 Gestión del conocimiento y activos de conocimiento 14 Sistemas de información para la gestión del conocimiento 14 Arquitectura Limpia 15 Autenticación y Autorización 15 Bases de datos NoSQL 16 React, Tailwind CSS y Vite 16 Infraestructura en la nube 16 IV. METODOLOGÍA 18 Enfoque metodológico: Scrum adaptado 18 Refinamiento de requisitos 18 Uso de GitHub y control de versiones 18 Etapas del desarrollo 18 V. ANÁLISIS DE RESULTADOS 22 Desarrollos realizados 22 Ficha de caracterización de activos de conocimiento 23 Gestión de usuarios 27 Módulo de gestión de activos de conocimiento 31 Listas de control (catálogos de apoyo) 35 Módulo de visualización Dashboard 37 Módulo de interacción con la comunidad 38 VI. CONCLUSIONES 39 VII. RECOMENDACIONES 40 REFERENCIAS 41 LISTA DE TABLAS Tabla 1 Cronograma de actividades 18 Tabla 2 Presupuesto 20 Tabla 3 Ficha de caracterización 22 Tabla 4 Estructura de la colección “usuarios” en MongoDB 26 Tabla 5 Estructura de colección “Activos de conocimiento” en MongoDB 30 Tabla 6 Estructura de la colección “Catálogos” en MongoDB 35 Tabla 7 Estructura de la colección “Comentarios” en MongoDB 38 LISTA DE FIGURAS Figura 1. Arquitectura Sistema de Gestión de Activos de Conocimiento AHURA 22 Figura 2 Funcionalidades principales de AHURA, diferenciando las acciones de los usuarios (Verde) y las funcionalidades desarrolladas en el sistema (azul) 23 Figura 3 Pantalla de inicio de sesión en AHURA 28 Figura 4 Formulario de registro de usuarios en AHURA 29 Figura 5 Recuperación de contraseña mediante código temporal enviado al correo. 30 Figura 6. Panel de administración de usuarios en AHURA. 30 Figura 7 Formulario de registro de activos de conocimiento en AHURA 33 Figura 8 Interfaz de búsqueda y filtrado de activos de conocimiento en AHURA 34 Figura 9 Reporte en formato PDF de la búsqueda realizada 34 Figura 10 Visualización de un activo de conocimiento 34 Figura 11 Visualización y descarga del archivo del activo de conocimiento 35 Figura 12 Módulo para la gestión de los catálogos en AHURA 36 Figura 13 Dashboard Activos de conocimiento AHURA 38 SIGLAS, ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS IEEE Institute of Electrical and Electronics Engineers UdeA Universidad de Antioquia AHURA Sistema de Gestión de Activos de Conocimiento PECET Programa de Estudio y Control de Enfermedades Tropicales AWS Amazon Web Services JWT JSON Web Token OTRI Oficina de Transferencia e Resultados de Investigación SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 10 RESUMEN El presente trabajo describe el diseño e implementación de AHURA, un sistema de gestión de activos de conocimiento desarrollado para el grupo PECET de la Universidad de Antioquia. El objetivo principal fue diseñar una plataforma que permita registrar, categorizar, custodiar y difundir los activos de conocimiento generados por el grupo, asegurando accesibilidad y seguridad. Se adoptó una metodología iterativa en cuatro fases: revisión bibliográfica, diseño conceptual, implementación y validación con los usuarios. La solución técnica incorpora un base de datos NoSQL para gestionar archivos en diferentes formatos (PDF, Office, imágenes, audio y video), una ficha de caracterización estandarizada, controles de acceso, políticas de seguridad, y un dashboard con indicadores sobre volumen y categorías de activos de conocimiento. El sistema fue probado y validado por el grupo PECET y posteriormente desplegado en infraestructura en la nube (AWS y MongoDB), superando así el alcance original del proyecto. Los resultados muestran mejoras en la organización, recuperación y visibilidad de los activos de conocimiento, facilitando la preservación institucional. Se entregaron los códigos fuente del sistema (Frontend y BackEnd) así como documentación técnica y de usuario, asegurando su apropiación y sostenibilidad. Palabras clave — Activos de conocimiento, Repositorio, AHURA, Despliegue en la nube. SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 11 ABSTRACT This work describes the design and implementation of AHURA, a knowledge assets management system developed for the PECET research group at the University of Antioquia. The main objective was to design a platform that enables the registration, categorization, safeguarding, and dissemination of the knowledge assets generated by the group, ensuring both accessibility and security. An iterative methodology was adopted in four phases: literature review, conceptual design, implementation, and user validation. The technical solution incorporates a NoSQL database to manage files in different formats (PDF, Office documents, images, audio, and video), a standardized characterization form, access controls, security policies, and a dashboard with indicators on the volume and categories of knowledge assets. The system was tested and validated by PECET and subsequently deployed in cloud infrastructure (AWS and MongoDB), thus exceeding the original project scope. The results show improvements in the organization, retrieval, and visibility of knowledge assets, facilitating institutional preservation. The system’s source code (Frontend and backend), along with technical and user documentation, was delivered, ensuring appropriation and sustainability. Keywords — knowledge assets, repository, AHURA, cloud deployment. SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 12 I. INTRODUCCIÓN El Programa de Estudio y Control de Enfermedades Tropicales (PECET) de la Universidad de Antioquia desarrolla investigaciones que generan de manera constante conocimientos, productos y experiencias con alto valor para la salud pública. Estos activos de conocimiento incluyen publicaciones científicas, documentos digitales, registros audiovisuales y bases de datos, entre otros. Sin embargo, la falta de un sistema para su gestión limitaba la preservación, consulta y transferencia de dichos activos de conocimiento, restringiendo su aprovechamiento por parte de la comunidad académica y de la sociedad [2]. En respuesta a esta necesidad, se desarrolló e implementó el sistema AHURA, un sistema de gestión de activos de conocimiento orientado a registrar, organizar y difundir los recursos generados por el grupo PECET. El desarrollo se abordó mediante una metodología iterativa en cuatro fases: revisión bibliográfica, diseño conceptual, implementación tecnológica y validación con usuarios del PECET. El sistema resultante permite la gestión de archivos en múltiples formatos, incorpora mecanismos de seguridad y control de acceso, además de ofrecer un dashboard de indicadores para la consulta y análisis de los activos de conocimiento. AHURA fue probado, validado y desplegado en infraestructura en la nube, superando así el alcance inicial del proyecto. Este trabajo presenta los fundamentos conceptuales, el proceso metodológico y los resultados obtenidos, con el propósito de evidenciar la importancia de contar con sistemas para la gestión del conocimiento, definidos como procesos que permiten identificar, custodiar y difundir los saberes producidos por las organizaciones [3]. SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 13 II. OBJETIVOS Objetivo general Diseñar un sistema que permita gestionar los activos de conocimiento generados en el PECET, asegurando su accesibilidad tanto para los usuarios internos como externos. Objetivos específicos ● Modelar una ficha de caracterización para la identificación de los Activos de Conocimiento. ● Diseñar un sistema de almacenamiento de los activos de conocimiento. ● Proponer una forma de visualizar los activos de conocimiento. ● Implementar un sistema de gestión de seguridad para el acceso a los activos de conocimiento de acuerdo con las políticas del PECET. ● Implementar un dashboard sobre los activos de conocimiento que den cuenta de la capacidad y volumen de información gestionada por el sistema. SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 14 III. MARCO TEÓRICO Gestión del conocimiento y activos de conocimiento La gestión del conocimiento se entiende como el conjunto de procesos orientados a identificar, organizar y difundir los saberes generados por una organización, con el propósito de aprovecharlos en la toma de decisiones, la innovación y la mejora institucional [4]. En los ámbitos de investigación y académicos resulta fundamental esta práctica para garantizar que la producción científica se preserve, así como facilitar su difusión entre diferentes comunidades [3]. El conocimiento puede manifestarse de dos formas principales: el tácito, vinculado a las experiencias lo que lo vuelve difícil de formalizar, y el explícito, que puede ser expresado en documentos, registros digitales y otros medios fácilmente divulgativos [2][3][5]. En este sentido, los activos de conocimiento se definen como aquellos recursos- documentos, digitales, audiovisuales, experimentales o de otro tipo que contienen un gran valor intelectual para una organización y que al ser sistematizados para preservarlos, consultarlos y utilizarlos generan un gran valor competitivo frente a otras organizaciones [6]. Una gestión adecuada de los activos de conocimiento favorece la memoria institucional, así como la visibilidad científica y la capacidad de transferir los resultados en la sociedad. Sistemas de información para la gestión del conocimiento Los sistemas de información son herramientas fundamentales para la gestión y difusión de datos entre organizaciones. En el contexto académico, estos sistemas se convierten en instrumentos clave para la preservación, recuperación y transferencia del conocimiento, al permitir una mejor organización de la producción dentro de las organizaciones y la difusión de la misma [6]. La Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) ha destacado que la integración de sistemas de información en las universidades, especialmente en entornos investigativos, es un requisito para garantizar la visibilidad y el impacto del conocimiento generado [3]. De la misma forma, el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) ha señalado que la adecuada gestión del conocimiento ayuda a ubicarse competitivamente frente a otras organizaciones [7]. A nivel internacional, los sistemas de información de investigación (CRIS, por sus siglas en inglés) se han consolidado como un referente en la gestión académica. Los CRIS permiten centralizar y gestionar la información científica de investigadores, proyectos, publicaciones y resultados de innovación al facilitar su consulta y análisis [8]. SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 15 Por consiguiente, la adopción de sistemas de información para la gestión del conocimiento en grupos de investigación como el PECET no solo favorece la memoria institucional, sino también que potencia la colaboración, la transparencia y la divulgación de los resultados científicos. Arquitectura Limpia La Arquitectura Limpia (Clean Architecture), propuesta por Robert C. Martin, en el diseño de los sistemas tanto del Frontend como del backend es fundamental para el desarrollo de AHURA. Este tipo de arquitectura promueve la separación de responsabilidades e independencia de las capas del sistema [9], facilitando la mantenibilidad y escalabilidad. En el caso de AHURA, la arquitectura limpia ayuda en la organización del backend mediante servicios independientes y bien definidos, mientras que en el Frontend favorece la creación de componentes reutilizables en React, así como la separación de la lógica de servicios, hooks y sus componentes. Esta separación en capas facilita la escalabilidad futura del sistema y mejora la comprensión del código y sostenibilidad del proyecto a largo plazo. Autenticación y Autorización La seguridad en aplicaciones web requiere mecanismos que garanticen tanto la autenticidad de los usuarios como el control de acceso a los recursos del sistema. Dos conceptos fundamentales son la autenticación, que permite verificar la identidad de los usuarios, y la autorización que determina los permisos y roles asociados a cada usuario [10]. En este contexto, los JSON Web Tokens (JWT) se han convertido en un mecanismo ampliamente utilizado para la autenticación y transmisión de información de los usuarios de forma segura. Un JWT es un token firmado digitalmente que contiene datos codificados (claims) que permiten validar al usuario y establecer sesiones sin necesidad de almacenar estados en el servidor, lo cual lo hace más eficiente [11]. En el desarrollo de AHURA, se implementó un esquema basado en JWT para la autenticación de usuarios, este garantiza que cada usuario acceda solo a las funcionalidades y recursos definidos para su rol, reduciendo los riesgos de acceso indebido y fortaleciendo la seguridad del sistema. SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 16 Bases de datos NoSQL Las bases de datos NoSQL surgieron como una alternativa a los modelos relacionales tradicionales, respondiendo a la necesidad de gestionar grandes volúmenes de información, datos no estructurados o con estructuras flexibles [12]. A diferencia del modelo tradicional, donde los datos se organizan en tablas con esquemas rígidos, las bases de datos NoSQL permiten un manejo flexible mediante modelos de documentos, grafos, columnas o pares clave-valor. En particular, MongoDB es uno de los sistemas NoSQL más utilizados a nivel mundial. Se basa en un modelo orientado a documentos en formato BSON (Binary JSON), lo que permite almacenar información y realizar consultas eficientes sobre datos semiestructurados [13] En el caso de AHURA, MongoDB no se utilizó para almacenar directamente los archivos digitales, sino los metadatos asociados (nombre del archivo, tipo, ruta y demás atributos). Los archivos propiamente dichos fueron gestionados en un sistema de almacenamiento en la nube (Amazon S3), mientras que MongoDB cumplió la función de organizar la información y relacionar cada recurso con su ficha de caracterización. Este diseño permite combinar la flexibilidad de MongoDB con la escalabilidad y durabilidad del almacenamiento en la nube, garantizando un manejo flexible y seguro de los activos de conocimiento. React, Tailwind CSS y Vite El desarrollo del Frontend de AHURA se apoyó en React, biblioteca de JavaScript ampliamente utilizada para la construcción de interfaces modulares y escalables [14]. Para el diseño visual se empleó Tailwind CSS, un framework basado en utilidades que facilita la creación de interfaces responsive y personalizadas. Finalmente, se utilizó Vite como herramienta de construcción y servidor de desarrollo, la cual optimiza los tiempos de recarga y compilación, mejorando la productividad. Infraestructura en la nube El despliegue de aplicaciones modernas suele apoyarse en servicios de computación en la nube, que ofrecen escalabilidad, disponibilidad y reducción de costos en comparación con infraestructuras locales [15]. En particular, Amazon Web Services (AWS) es uno de los proveedores líderes de este tipo de servicios, ofreciendo soluciones de almacenamiento, bases de SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 17 datos y despliegue de aplicaciones [16]. Dentro de este ecosistema, Amazon S3 (Simple Storage Service) se ha consolidado como un servicio de almacenamiento de objetos altamente escalable y seguro, empleado en AHURA para gestionar archivos digitales asociados a los activos de conocimiento, mientras que el sistema principal se desplegó sobre infraestructura en la nube de AWS. NestJS en el desarrollo del backend El desarrollo del backend de AHURA se implementó utilizando NestJS, un framework progresivo basado en Node.js y TypeScript que permite construir aplicaciones del lado del servidor modulares, sostenibles y escalables. Al estar inspirada en Angular usa una arquitectura organizada en módulos, controladores y servicios, lo que favorece la separación de responsabilidades y reutilización de código [17]. NestJS incorpora un sistema de inyección de dependencias y soporte nativo para controladores HTTP, interceptores y middlewares, características que simplifican la creación de APIs robustas. En AHURA, este framework se empleó para la gestión de la lógica de negocio, autenticación de usuarios mediante JWT y la exposición de servicios REST consumidos por el Frontend. Facilitando además, la integración con MongoDB mejorando así la organización de las entidades y la comunicación entre la base de datos. SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 18 IV. METODOLOGÍA La metodología adoptada para este proyecto corresponde a una adaptación de Scrum, un marco ágil ampliamente utilizado en el desarrollo de software. Scrum promueve la construcción de soluciones por medio de iteraciones cortas y entregas parciales, que facilitan la retroalimentación con los usuarios [18]. En el caso de AHURA, se adoptaron principios de Scrum como la planificación y entrega de funcionalidades incrementales, pero ajustadas a las condiciones del proyecto. Por ejemplo, no se realizaron las daily stand-ups, sino que se optó por reuniones semanales entre el equipo de desarrollo y quincenales aproximadamente con el PECET, en las cuales se revisaron los avances y aclaraban dudas. Refinamiento de requisitos Durante el desarrollo surgieron ajustes y necesidades identificadas por los usuarios del PECET. Estos cambios se incorporan de manera dinámica al backlog de tareas, garantizando que el sistema respondiera a los requerimientos para fortalecer su apropiación por parte del grupo de investigación. Uso de GitHub y control de versiones GitHub fue la herramienta central para la gestión del proyecto. A través de repositorios separados para el backend y el Frontend, se controlaron las versiones de código y se documentaron los cambios realizados. Además, se configuró un flujo de Integración Continua (CI) en el backend, utilizando GitHub Actions para ejecutar pruebas y automatizar el despliegue, mientras que en el Frontend el consumo de servicios se validaba en entornos locales [19]. Etapas del desarrollo El proyecto se desarrolló en cuatro fases principales: ● Fase 1. Revisión bibliográfica Se realizó una búsqueda sistemática de artículos y documentos relacionados con gestión del conocimiento, activos de conocimiento y sistemas de información, que fundamentaron las decisiones conceptuales y técnicas del proyecto. SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 19 ● Fase 2. Presentación y validación con PECET La propuesta inicial fue presentada al grupo PECET, estableciendo acuerdos de responsabilidades y alcances. Adicionalmente, durante la ejecución se realizaron reuniones periódicas (semanales y quincenales) que sirvieron como espacios de validación y refinamiento de requisitos. ● Fase 3. Diseño del sistema Se definieron las entidades, la arquitectura, la base de datos y las funcionalidades principales del sistema, bajo principios de arquitectura limpia y separación de responsabilidades. ● Fase 4. Construcción y validación del sistema Se implementó el sistema funcional, se realizaron pruebas con el equipo del PECET y, finalmente, se desplegó en infraestructura en la nube (AWS), lo que superó el alcance planteado originalmente. Tabla 1 Cronograma de actividades Actividad Febrero Marzo Abril Mayo Junio S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 Marco teórico, que son sistemas de información, como se componen, sus características. Realizar una búsqueda del estado del Arte sobre sistemas de información, mayormente enfocados en el manejo de activos del conocimiento. Realizar una búsqueda sobre maneras de manejar/ gestionar archivos (Pdf, office, videos, audios, etc). SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 20 Modelo inicial de Sistemas de información de Activos de conocimiento y propuesta para el PECET Socialización de conceptos, funcionalidades propuestas, proceso para AHURA y preguntas clave. Recolección de insumos clave para AHURA e incorporación de observaciones en propuesta Diseño de Historias de usuario Configuración de repositorios de Back-End y Front-End Desarrollo del sistema AHURA - Sprint 1 Desarrollo del sistema AHURA - Sprint 2 Desarrollo del sistema AHURA - Sprint 3 Actividad Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 Desarrollo del sistema AHURA - Sprint 3 Desarrollo del sistema AHURA - Sprint 4 Desarrollo del sistema AHURA - Sprint 5 Desarrollo del sistema AHURA - Sprint 6 SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 21 Pruebas del sistema por parte del PECET y correcciones de funcionalidad Despliegue en entorno del PECET Pruebas en nuevo ambiente de desarrollo Terminación de desarrollo e implementación Entrega de Manuales y carta de recepción del PECET Tabla 2 Presupuesto Descripción Costo Responsable Desarrollo de software $20.000.000 Practicantes Desplazamiento al lugar de trabajo. ($150.000 Mensuales por practicante) $ 3.000.000 Practicantes Costos en equipos de oficina (consumo de energía) $ 150.000 Practicantes Servidor AWS EC2 (instancia t3.medium, 2 vCPU, 4 GB RAM, uso continuo 12 meses) $ 720.000 PECET Almacenamiento AWS S3 (1 TB estimado, estándar, 12 meses) $ 780.000 PECET Transferencia de datos y servicios adicionales (estimación de 10%) $ 120.000 PECET Líder del grupo PECET(16 horas) $ 4.000.000 PECET-UDEA Comunicadora del grupo PECET(30 horas) $ 5.000.000 PECET-UDEA Asesor UDEA (16 horas) $ 500.000 UDEA Total $ 34.670.000 SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 22 V. ANÁLISIS DE RESULTADOS Desarrollos realizados Como resultado del proceso de desarrollo, se consolidó la arquitectura técnica del sistema AHURA, desplegada sobre infraestructura en la nube Amazon Web Services. A continuación, se presenta el diagrama general de la arquitectura implementada. Figura 1. Arquitectura Sistema de Gestión de Activos de Conocimiento AHURA El sistema AHURA se implementó bajo una arquitectura distribuida y modular basada en principios de arquitectura limpia. El frontend, desarrollado en ReactJS y desplegado en una instancia EC2 de Amazon Web Services, se comunica con el backend implementado en NestJS. El backend gestiona la lógica del sistema, la autenticación de usuarios y la interacción con dos servicios principales: el almacenamiento de archivos en Amazon S3 y la base de datos externa en MongoDB Atlas, utilizada para conservar los metadatos y registros. Esta arquitectura en la nube garantiza escalabilidad, seguridad y disponibilidad, facilitando el mantenimiento y futuras ampliaciones del sistema. SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 23 Los desarrollos realizados y sus respectivos requerimientos se listan a continuación: Figura 2 Funcionalidades principales de AHURA, diferenciando las acciones de los usuarios (Verde) y las funcionalidades desarrolladas en el sistema (azul) Ficha de caracterización de activos de conocimiento ● Formato estandarizado para el registro de información clave de cada activo. ● Incluye campos básicos (Título, Autores, Año, Tipo de Activo, etc). ● Garantiza uniformidad en el registro y facilita la consulta posterior. Módulo de gestión de usuarios ● Creación, edición y eliminación de cuentas. ● Asignación de roles con niveles de acceso. ● Autenticación mediante JWT. Módulo de gestión de activos de conocimiento ● Registro de activos de conocimiento en múltiples formatos (PDF, Word, Excel, imágenes, audio, video). ● Asociación con fichas de caracterización estandarizadas. ● Edición y eliminación de activos de conocimiento. ● Búsqueda y filtrado de activos de conocimiento. ● Descarga de documentos asociados a activos de conocimiento. ● Configuración de visibilidad de activos de conocimiento (públicos o privados). Módulo de listas de control (Catálogos de apoyo) ● Administración de listas para estandarizar campos como categorías, tipos de activos, formatos, etc. ● Uso de estas listas en formularios de registro y dashboard para mejorar la consistencia de la información. Módulo de visualización y Dashboard SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 24 ● Indicadores de volumen de activos, visualizaciones, comentarios Módulo de interacción con la comunidad ● Sistema de comentario en cada activo de conocimiento. ● Creación y eliminación de comentarios en cada activo de conocimiento. ● Facilita la retroalimentación y discusión. Gestión de almacenamiento y metadatos ● Integración con Amazon S3 para archivos digitales. ● Uso de MongoDB para metadatos (Ficha de caracterización). Despliegue y validación ● Pruebas funcionales con el equipo del PECET. ● Despliegue en infraestructura AWS con vinculación MongoDB. ● Entrega de código fuente y documentación. Ficha de caracterización de activos de conocimiento La ficha de caracterización fue uno de los componentes bases de AHURA. Se diseñó pensando en los campos mínimos estándar que permiten identificar y describir cada activo de conocimiento, garantizando consistencia en el registro y facilitando su organización inicial. Esta estructura fue validada con el equipo del PECET, quienes aportaron ajustes para que se alineara con sus necesidades de gestión de activos de conocimiento. En la siguiente tabla se muestra la ficha de caracterización base implementada en el sistema AHURA. Tabla 3 Ficha de caracterización Nombre Tipo Descripción Imagen del Activo Siempre que sea posible agregar una imagen para mejorar la visibilidad Archivo del activo * Archivo clave del activo de conocimiento. Se sube 1 por activo SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 25 Facetado * Identificador que será construido en asistencia con los practicantes de Bibliotecología, no se puede repetir entre activos Título * Título del activo de conocimiento Fecha de publicación * Fecha en la que el activo de conocimiento fue publicado al mundo. Autor * Autor o autores que participaron en el activo de conocimiento Activos de conocimientos con los que se relaciona * Se agregan activos de conocimiento previamente subidos al sistema para relacionarlos con otros. De esta manera no se pierde el vínculo que pueda haber entre ellos. Tipo de Conocimiento * Proyectos, Publicaciones, Bases de datos, Protocolos, Tablas, Fotos, Videos, Métodos desarrollados o mejorados, Manuales, Prototipos, Herramientas tecnológicas, Muestras, biológicas, Software, Productos, Patentes, Marcas, registradas, Actas de inicio de proyectos, Eventos organizados, Memorias Eventos, Trabajos presentados en eventos, Premios y distinciones, Archivos de prensa,   Trabajos de grado, Informes, Saberes, experiencias Estado del activo * En curso, Finalizado, Suspendido SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 26 Tipo de activo * explícito, tácito, físico Muy importante tener en cuenta, ya que, si es de tipo físico, se habilita otro campo extra para copiar donde se encuentra físicamente el activo. Accesibilidad * Esto hace referencia a los activos físicos, indicando por ejemplo si una persona externa al PECET pudiera acceder físicamente al activo Formato * PDF, PDF, DOI, EXCEL, VIDEOS, Word,  JPG - JPEG - PNG - GIF,  TIFF,  BMP,  MP3, MP4,   FÍSICOS, URL Palabras clave * Palabras claves del activo de conocimiento, deben estar separadas por ,. Origen * investigación, experiencia, desarrollo, otros) enum [investigación, experiencia, desarrollo Propietario del activo de conocimiento * Persona o entidad que figura como propietario del activo de conocimiento. Repositorio virtual donde se encuentra OneDrive, Google Drive… Criticidad * Leve, Moderado, Grave Visibilidad * Público o Privado SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 27 Nivel de clasificación Alta (Conocimiento con alto valor estratégico y comercial). Media (Conocimiento con un grado de confidencialidad moderado). Baja (Conocimiento de uso interno o público, con menor necesidad de protección). alta, media, baja Copyright Indicar si tiene o no derechos de autor Patentes Cada patente tiene un número de publicación o solicitud, registrarla con este número Secretos comerciales Propiedad intelectual Número de registro si aplica Marca registrada Número de registro único si aplica Gestión de usuarios El módulo de gestión de usuarios es uno de los componentes centrales de AHURA, al permitir la administración de las cuentas de acceso al sistema y garantizar un uso seguro mediante mecanismos de autenticación. Este módulo constituye las funcionalidades de registro, inicio de sesión, recuperación de contraseña y un panel de control para la gestión de roles. Para el almacenamiento de usuarios se empleó en la base de datos NoSQL (MongoDB) una colección de datos tipo documento para su gestión, y el esquema se resume de la siguiente tabla: Tabla 4 Estructura de la colección “usuarios” en MongoDB Campo Descripción Tipo de dato SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 28 id Identificador único String email Correo electrónico del usuario String name Nombre del usuario String role Rol asignado String phone Teléfono de contacto String password Contraseña encriptada String createAt Fecha de creación de la cuenta Date updateAt Última fecha de actualización Date En la pantalla de inicio de sesión (Fig. 2), los usuarios acceden al sistema mediante correo electrónico y contraseña. Una vez validadas las credenciales, el backend genera un JSON Web Token (JWT) firmado digitalmente, que permite mantener sesiones seguras y sin estado en el servidor. Figura 3 Pantalla de inicio de sesión en AHURA SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 29 La creación de usuarios se realiza a través del formulario de registro (Fig. 3), donde se solicitan datos básicos como nombre, correo electrónico y contraseña. La contraseña se almacena en la base de datos con encriptación mediante Bcrypt, garantizando la seguridad de la información sensible. Figura 4 Formulario de registro de usuarios en AHURA SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 30 En caso de olvido de la contraseña, el sistema dispone de un mecanismo de recuperación de cuenta (Fig. 4). Este proceso consiste en el envío automático de un código de verificación al correo electrónico del usuario, con tiempo de vencimiento predefinido, lo cual permite recuperar la contraseña de forma segura y controlada. Figura 5 Recuperación de contraseña mediante código temporal enviado al correo. Finalmente, el panel de administración (Fig. 5) Permite al usuario con rol de administrador gestionar las cuentas registradas. Desde esta interfaz es posible visualizar la lista de usuarios, eliminar cuentas, así como asignar roles específicos con diferentes niveles de permisos. Este componente asegura un control centralizado y flexible sobre los accesos al sistema. Figura 6. Panel de administración de usuarios en AHURA. SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 31 Módulo de gestión de activos de conocimiento El módulo de gestión de activos de conocimiento constituye el núcleo de AHURA, este centraliza el registro, consulta y preservación de los recursos generados por el PECET. Este módulo fue diseñado para soportar la diversidad de formatos producidos por el grupo, como documentos en PDF, archivos de Microsoft Office, imágenes, audios y videos, garantizando la integración de la información en un sistema unificado. Para su implementación, se diseñó en MongoDB una colección destinada al almacenamiento de los metadatos de cada activo, mientras que los archivos digitales asociados se gestionan en Amazon S3. El esquema de la colección se presenta en la siguiente tabla: Tabla 5 Estructura de colección “Activos de conocimiento” en MongoDB Campo Descripción Tipo de dato id Identificador único del activo (Facetado) String tittle Título asignado String publishDate Fecha de publicación o creación Date knowledgeType Tipo de conocimiento String description Descripción del activo de conocimiento String image Ruta para obtener la imagen del S3 String activeKnowledgeType Clasificación interna del activo String format Formato del archivo del activo String fileURL Ruta para obtener el archivo del S3 String relateIds Vínculo con otros activos de Array SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 32 conocimiento keywords Palabras clave Array availibility Acceso del activo cuando es físico Object classificationLevel Nivel de clasificación del activo Object howIsStored Repositorios de almacenamiento Object legalRegualtion Información sobre regulaciones legales Object ownerId Propietario del activo de conocimiento String confidentiality Para definir si es público o privado Boolean critically Nivel de criticidad String status Estado actual del activo de conocimiento String origin Origen del activo de conocimiento String viewCount Contador para controlar las vistas Int dowloadCount Contador para controlar las descargas Int commentCount Contador para controlar los comentarios Int SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 33 El registro de activos de conocimiento se realiza a través de un formulario en línea (Fig. 6), el cual integra la ficha de caracterización estandarizada. Este formulario solicita los campos esenciales del esquema y se organiza por pestañas para registro organizado, permite además adjuntar el archivo correspondiente en múltiples formatos. Figura 7 Formulario de registro de activos de conocimiento en AHURA Una vez registrados, los activos de conocimiento pueden ser consultados en una interfaz que ofrece opciones de búsqueda y filtrado, al usar diferentes datos de los contenidos en los activos de conocimiento (Fig. 7) Figura 8 Interfaz de búsqueda y filtrado de activos de conocimiento en AHURA SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 34 Una vez realizada la búsqueda con uso de filtros, el sistema permite generar un reporte PDF (Fig. 8) en el que se muestran los resultados encontrados con datos básicos y la configuración usada para su búsqueda. Figura 9 Reporte en formato PDF de la búsqueda realizada Cada activo de conocimiento cuenta con una página de detalle (Fig. 9 y Fig. 10) en la que se visualizan los metadatos almacenados y se habilita la descarga del recurso. Figura 10 Visualización de un activo de conocimiento SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 35 Figura 11 Visualización y descarga del archivo del activo de conocimiento Listas de control (catálogos de apoyo) Con el fin de estandarizar la consistencia de la información, AHURA incorpora un módulo para la gestión de listas de control o catálogos de apoyo. Estas listas permiten definir previamente valores normalizados que son reutilizables en los formularios de registro de activos de conocimiento y en los indicadores del dashboard. Tabla 6 Estructura de la colección “Catálogos” en MongoDB Campo Descripción Tipo de dato slug identificador del conjunto de catálogos String activeKnowledgeTypeEnum Lista de tipos de activos de conocimiento (ej. “Proyectos externos”, “Tablas”) Array SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 36 formatEnum Lista de formatos soportados (PDF, Word, Excel, etc.) Array knowledgeTypeEnum Tipos de conocimiento (Explícito, Tácito, etc.) Array originEnum Origen de los activos (interno, externo, etc.) Array classificationLevelEnum Niveles de clasificación (alto, medio, bajo) Array criticalityEnum Niveles de criticidad (leve, moderado, crítico) Array assetStatusEnum Estado de los activos (en curso, finalizado, archivado) Array repositoryEnum Repositorios disponibles Array Cada elemento del catálogo contiene elementos con su key, descripción y un indicador de actividad (isActive), lo que permite gestionar dinámicamente qué valores están disponibles en los formularios. En AHURA, los catálogos se usan para poblar menús desplegables en los formularios de registro y el dashboard, garantizando que los indicadores se construyan sobre categorías consistentes. En la Fig. 11 se presenta el módulo de uso y configuración de los catálogos, donde se pueden agregar, editar y eliminar. Figura 12 Módulo para la gestión de los catálogos en AHURA SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 37 Módulo de visualización Dashboard El módulo de visualización Dashboard (Fig. 12) constituye una de las piezas centrales de AHURA, al permitir el seguimiento en tiempo real de los activos de conocimiento almacenados en el sistema. Este módulo brinda a los usuarios indicadores gráficos y métricas que facilitan la toma de decisiones y análisis sobre tendencias de la producción del grupo PECET. Entre lo principales indicadores tenemos: ● Volumen de activos de conocimiento registrados. ● Visualización de los activos de conocimiento. ● Descargas de los activos de conocimiento. ● Distribución por nivel de visibilidad (Públicos y Privados). Figura 13 Dashboard Activos de conocimiento AHURA SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 38 Módulo de interacción con la comunidad El modelo de interacción con la comunidad amplía las funcionalidades de AHURA al permitir que los usuarios puedan comentar e intercambiar opiniones directamente en los activos de conocimiento registrados. Esta funcionalidad busca mejorar la discusión y la construcción colaborativa, facilitando que los activos de conocimiento no solo se almacenen y consulten, sino que también se conviertan en puntos de diálogo. Tabla 7 Estructura de la colección “Comentarios” en MongoDB Campo Descripción Tipo de dato id Identificador único del comentario String assetId Identificador del activo de conocimiento asociado String authorId Identificador del usuario que realiza el comentario String userName Nombre del usuario que realiza el comentario String text Contenido del comentario String createdAt Fecha de creación del comentario Date SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 39 VI. CONCLUSIONES ● El sistema AHURA permite centralizar la gestión de los activos de conocimiento del PECET, integrando en una sola plataforma la caracterización, almacenamiento y consulta de los recursos generados por el grupo. ● La implementación de la ficha de caracterización estandarizada asegura uniformidad en los registros, lo que favorece la organización y recuperación de la información. ● La autenticación con JWT y la gestión de usuarios con roles diferenciados fortalecen la seguridad del sistema, garantizando el acceso controlado a los activos de conocimiento. ● La integración con Amazon S3 y el uso de MongoDB para almacenar metadatos muestran ser una solución escalable y segura para el manejo de archivos digitales en múltiples formatos. ● Los catálogos de apoyo facilitan la estandarización de categorías, formatos y estados, lo que mejoró la consistencia de los datos y permitió construir indicadores más confiables en el dashboard. ● El módulo de comentarios promueve la interacción de la comunidad en torno a los activos de conocimiento, abriendo espacios para la retroalimentación y la construcción colaborativa. ● El despliegue en infraestructura en la nube (AWS y MongoDB Atlas) supera el alcance inicial de la propuesta. SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 40 VII. RECOMENDACIONES En el desarrollo de AHURA se cumplieron los objetivos planteados inicialmente; sin embargo, a partir de la experiencia con los usuarios del PECET se identificaron oportunidades de mejora que podrían implementarse en fases posteriores: ● Registro de procedencia geográfica de usuarios: incorporar un sistema que, a partir de la dirección IP, permite identificar el país o lugar de origen de los usuarios que acceden a AHURA. Esto ampliará las capacidades analíticas del dashboard, generando métricas de alcance global. ● Ampliación del módulo de comentarios: incluir notificaciones automáticas y mecanismos de votación o valoración de aportes, con el fin de enriquecer la interacción y fomentar la construcción colaborativa de conocimiento. ● Implementación de respaldos automáticos: fortalecer la preservación digital mediante procesos de copia de seguridad programada tanto de los archivos en Amazon S3 como de los metadatos en MongoDB, asegurando continuidad y resiliencia ante incidentes. SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE CONOCIMIENTO AHURA... 41 REFERENCIAS [1] Bedoya Ospina y Aguirre Ramirez, “Sistema de gestión de activos de conocimiento - AHURA”, Práctica Social, Ingeniería de Sistemas, Universidad de Antioquia, Medellín, 2025. [2] OTRI Universidad de Antioquia, Guía para la gestión de activos de conocimiento. Medellín: Universidad de Antioquia, 2018. [3] A. Díaz, D. Aguiar, y P. 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