Informe Final de Practica académica: Actualización del Plan Estratégico de Sistemas de información, componente Gestión Documental de la Clínica Somer de Rionegro. Kelly Johanna Ceballos Ardila Informe de práctica presentado para optar al título de Archivista Asesora Blanca Nelly Molina Cardona Universidad de Antioquia Escuela Interamericana de Bibliotecología Archivística El Carmen de Viboral, Antioquia, Colombia 2025 Cita (Ceballos Ardila, 2025) Referencia Estilo APA 7 (2020) Ceballos Ardila, K.J(2025). Actualización del Plan Estratégico de Sistemas de información, componente Gestión Documental de la Clínica Somer de Rionegro 2025. [Informe de práctica]. Universidad de Antioquia, El Carmen de Viboral, Colombia. CRAI Escuela Interamericana de Bibliotecología Repositorio Institucional: http://bibliotecadigital.udea.edu.co Universidad de Antioquia - www.udea.edu.co El contenido de esta obra corresponde al derecho de expresión de los autores y no compromete el pensamiento institucional de la Universidad de Antioquia ni desata su responsabilidad frente a terceros. Los autores asumen la responsabilidad por los derechos de autor y conexos. Tabla de Contenido Resumen ........................................................................................................................................................ 1 Introducción .................................................................................................................................................. 2 1 Planteamiento del Problema ................................................................................................................. 4 1.1 Antecedentes .................................................................................................................................... 6 2 Justificación ................................................................................................................................................ 9 3. Objetivos ............................................................................................................................................. 10 4 Marco teórico ....................................................................................................................................... 11 5 Metodología ........................................................................................................................................ 18 5.1 Enfoque ............................................................................................................................................. 22 6 Resultados ........................................................................................................................................... 23 7 Conclusiones ....................................................................................................................................... 25 8 Recomendaciones ............................................................................................................................... 26 9 Referencias ......................................................................................................................................... 28 Anexos ......................................................................................................................................................... 32 Lista de Tablas Tabla 1 - Ejes Articuladores ........................................................................................................................ 20 Lista de Ilustraciones Ilustración 1 - Organigrama Clínica Somer ................................................................................................... 6 Ilustración 2 - Mapa de Procesos Clínica Somer. .......................................................................................... 7 Siglas, acrónimos y abreviaturas CCD Cuadros de Clasificación Documental PESI Plan Estratégico de Sistemas de Información PGD Programa de Gestión Documental TRD Tablas de Retención Documental TVD Tablas de Valoración Documental UdeA Universidad de Antioquia ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 1 Resumen Este informe de práctica académica tiene como propósito evidenciar la actualización del componente de Gestión Documental del Plan Estratégico de Sistemas de Información (PESI) de la Clínica Somer de Rionegro. Para ello, se desarrolló un diagnóstico archivístico integral que permitió identificar el estado actual de los procesos documentales, evaluar riesgos y proponer planes de mejora. La metodología empleada fue de enfoque mixto, con técnicas como listas de verificación, entrevistas y observación directa en archivos de gestión y el archivo central. Se elaboró una matriz DOFA para identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, organizadas en cinco ejes articuladores: administración de archivos, acceso, preservación, tecnología y articulación institucional. El informe está alineado con la normatividad vigente en salud y gestión documental, como la Ley 594 de 20001, la Resolución 1995 de 19992 y la Política PAIS3 Los resultados permiten proyectar mejoras en la eficiencia administrativa, la trazabilidad de la información y la calidad del servicio a pacientes. Este trabajo ofrece una hoja de ruta para fortalecer la cultura archivística, promover la toma de decisiones basadas en datos y garantizar una gestión documental segura, accesible y humanizada. Palabras clave: Diagnostico, PINAR, DOFA, planeación estratégica, administración de archivos. 1 de la Nación, A. G. (2000). Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. 2 Ministerio de Salud de Colombia. (1999). Manejo de la historia clínica. 3 Ministerio de Salud y Protección Social. (2016). Política de Atención Integral en Salud - PAIS. ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 2 Introducción En el sector salud, una gestión documental eficiente no solo garantiza el acceso oportuno a la información clínica y administrativa, sino que también es clave para tomar decisiones acertadas, asegurar la continuidad en la atención de los pacientes y cumplir con la normatividad vigente. Consciente de este compromiso, la Clínica Somer de Rionegro ha decidido actualizar el componente de gestión documental dentro de su Plan Estratégico de Sistemas de Información, adaptándose a los retos actuales de transformación digital, protección de datos y preservación documental. Esta actualización parte de un diagnóstico archivístico integral realizado entre marzo y abril de 2025, cuyo objetivo fue conocer a fondo el estado actual de los archivos y procesos documentales de la Clínica. A través de este ejercicio se identificaron fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora que permitirán tomar decisiones informadas para fortalecer la seguridad, accesibilidad y eficiencia de la información. Para la recolección y análisis de datos, se utilizaron métodos archivísticos y administrativos como listas de verificación enfocadas en los ocho procesos de la gestión documental, entrevistas con el personal encargado de los archivos, observación directa y revisión de infraestructura física y tecnológica. Esta metodología, de enfoque mixto (cualitativo y cuantitativo), se basó en una propuesta adaptada del blog No son Papeles de Edin Gutiérrez (2024), y permitió comprender con mayor profundidad el ciclo de vida de los documentos, desde su creación en las oficinas productoras, su conservación en el archivo central, hasta su proyección hacia un archivo histórico. Como resultado de este diagnóstico, se elaboró una matriz DOFA que resume los principales hallazgos y sirvió como base para diseñar los planes y proyectos archivísticos que se presentan en este informe. Estas propuestas no solo responden a la normativa nacional, como el Decreto 1080 de 2015, la Ley 1751 de 2015 que reconoce la salud como un derecho fundamental, sino que también están alineadas con las disposiciones del sector salud, como la Resolución 1995 de 1999 sobre el manejo de la historia clínica y la Política de Atención Integral en Salud (PAIS) del Ministerio de Salud y Protección Social (2016). Además, se tuvieron en cuenta directrices técnicas específicas como la NTC 5921 de 2012 del ICONTEC, que establece lineamientos para la digitalización de documentos, y la Guía para los ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 3 Comités de Ética en Investigación (ASS-RSA-GU040) del INVIMA, que orienta sobre los tiempos de custodia y manejo documental en investigaciones en salud. En suma, este documento busca ser una hoja de ruta clara para fortalecer la gestión documental de la Clínica Somer, apoyando la toma de decisiones clínicas y administrativas, garantizando el cumplimiento legal y, sobre todo, brindando un servicio más seguro, confiable y humano tanto para el personal de salud como para los usuarios. ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 4 1 Planteamiento del Problema En la Clínica Somer de Rionegro, la gestión documental es crucial para administrar la información de manera eficiente, garantizando su accesibilidad, integridad, confidencialidad y conservación a largo plazo. Sin embargo, se hace necesario la actualización del Plan Estratégico de Sistemas de Información en su componente de gestión documental, el cual debe actualizarse cada 4 años y desarrollar requerimientos para el desarrollo de la gestión documental, tales como: recursos económicos, basados en la viabilidad, estudio y aprobación de los proyectos y actividades para la gestión documental, de igual manera requerimientos administrativos en el cual está incluida la infraestructura, el recurso humano y la formación y capacitación. A esto le agregamos los requerimientos tecnológicos precisamente para el fortalecimiento y actualización de la infraestructura tecnológica. En la Clínica, la Gestión Documental se articula con el Sistema de la Gestión de la Calidad, la plataforma estratégica Institucional, Programa Institucional de Capacitaciones, Planes de Acción, Eje de responsabilidad Social Empresarial y Eje de Gestión de la Tecnología. Por ende, no contar con estrategias actualizadas y directrices claras representa un riesgo considerable para la institución y puede dar lugar a problemas como la falta de estandarización en la producción y manejo de documentos, deficiencias en la trazabilidad de la información, dificultades para cumplir con los objetivos, afectando la toma de decisiones, aumentando y poniendo en peligro la preservación de documentos esenciales tanto en formato físico como digital. En la Clínica Somer se han adelantado actividades de diagnóstico del estado archivístico de la institución, sin embargo, no han sido sistemáticas y han tenido enfoques sectorizados por necesidades particulares, por lo cual no se han consolidado en un Diagnóstico Archivístico Integral. ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 5 La falta de un análisis constante también dificulta la detección de riesgos y oportunidades que, si se aprovechan adecuadamente, podrían fortalecer la gestión documental y alinearla con las necesidades de la institución. Por lo anterior la actualización del componente de Gestión Documental del Plan Estratégico de sistemas de información se convierte en una necesidad prioritaria. La suma de los elementos que lo componen permitirá disponer de estrategias claras y bien definidas, con el fin de fortalecer los procesos de administración documental y asegurar la eficiencia operativa en la gestión de la información. ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 6 1.1 Antecedentes La Clínica Somer fue fundada en 1985 con el propósito de ofrecer servicios de salud de alta complejidad en Rionegro y el Oriente Antioqueño. Desde su creación, ha trabajado para posicionarse como un líder innovador en el sector salud de la región, la clínica experimentó un crecimiento significativo en infraestructura, ampliando sus sedes y diversificando su oferta de servicios especializados; En la actualidad ha aumentado su capacidad para la atención de más de 514,000 pacientes que provienen no solo de Antioquia, sino también de Departamentos como Chocó, Guajira, Cauca, Caldas, Boyacá y Córdoba. Esto ha permitido una mejor cobertura en salud y una creciente confianza entre la comunidad. (Clínica Somer, 2023). Su plataforma estratégica fue actualizada este año (2025): MISIÓN: Corazón y excelencia al servicio de tu bienestar. VISIÓN: En el 2028 seremos reconocidos como una organización de salud sostenible y centrada en las personas, que genera valor mediante resultados de excelencia, gestión del conocimiento e innovación. ORGANIGRAMA: Ilustración 1 - Organigrama Clínica Somer . ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 7 MAPA DE PROCESOS: Ilustración 2 - Mapa de Procesos Clínica Somer. El Departamento de Gestión de la Información de la Clínica Somer está compuesto por los siguientes procesos de Desarrollo Informático y automatización: Ciencia de Datos, Software Empresarial, Redes y Soporte Técnico y Gestión Documental, cuyas estrategias de acción a corto, mediano y largo plazo componen el Plan Estratégico de Sistemas de Información, el cual se debe actualizar cada 4 años. Este año 2025 con la actualización de la Plataforma estratégica de la Institución corresponde también la renovación del PESI y alinear estrategias en pro del continuo crecimiento que se traduce en avances tecnológicos y sociales que benefician a los usuarios que a los cuales la Clínica Somer presta servicios. SOMER S.A, cuenta con un sistema archivístico sólido que ha evolucionado desde su creación en 1985 como entidad clínica. Desde entonces, el archivo institucional ha sido una pieza clave en el soporte administrativo, legal y asistencial de la organización. ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 8 Actualmente, el archivo abarca los niveles de gestión y central, lo que permite garantizar la trazabilidad de la información El sistema opera de manera descentralizada, pero bajo un control central, lo que facilita una administración eficiente sin perder de vista la coordinación y el cumplimiento normativo. Cuenta con instrumentos archivísticos como el Programa de Gestión Documental (PGD), y Plan Estratégico de Sistemas de Información (PESI), los cuales deben ser revisados para su actualización. El manejo de la correspondencia está a cargo del Centro Documental, el cual administra de manera centralizada los fondos documentales de Somer Incare y Clínica Somer. Este centro se encuentra ubicado en un lugar de fácil acceso para los usuarios dentro de la sede principal de la Clínica, incluyendo a personas con discapacidad, ya que cuenta con dos accesos adecuados para su movilidad. El horario de atención es de lunes a viernes entre las 7:00 a.m. y las 5:30 p.m., y los sábados hasta el mediodía, lo que facilita el flujo constante de documentos sin afectar la operación asistencial. Desde allí, se recibe y envía las comunicaciones oficiales internas y externas de la Clínica, de forma organizada y con el respaldo de un sistema centralizado que permite un mejor control y seguimiento. La sede principal de la clínica está ubicada en la Calle 38 Nro. 54 A 35, mientras que el archivo central funciona en una bodega externa, localizada en el Centro de Empresas, kilómetro 2 vía Belén, lo que ha permitido separar físicamente los archivos administrativos y asistenciales, brindando mejores condiciones de conservación y almacenamiento. En términos de infraestructura, el archivo cuenta con depósitos para el archivo central y cinco depósitos adicionales destinados a archivos de gestión en áreas específicas, lo que facilita la atención de las necesidades documentales de cada unidad. El acceso al archivo se encuentra respaldado por canales de comunicación como las direcciones electrónicas: archivo@clinicasomer.com y archivo.central@clinicasomer.com, además de los teléfonos fijos (604) 6052626 – 5699999 Ext. 281 y (604) 5397-51161, mediante los cuales se atienden requerimientos de manera oportuna y segura. ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 9 2 Justificación En el contexto actual de transformación digital y regulación archivística, las instituciones del sector salud, como la Clínica Somer de Rionegro, necesitan actualizar sus estrategias de gestión documental para asegurar una administración adecuada de la información y optimizar sus procesos. La actualización del Plan Estratégico de Sistemas de Información, especialmente en lo que respecta a la gestión documental, es esencial para garantizar la disponibilidad, accesibilidad, integridad y preservación de la información tanto en formatos físicos como electrónicos. Un diagnóstico archivístico integral permitirá evaluar la situación actual de la clínica en aspectos como planeación, producción, gestión, trámite, organización, transferencias, disposición final y preservación a largo plazo de los documentos, lo que facilitará la identificación de brechas y oportunidades de mejora. Además, el diseño de un instrumento DOFA ayudará a identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas en la gestión documental, ofreciendo una visión clara del estado actual y los desafíos que enfrenta la organización en este ámbito. Por último, la formulación de planes y proyectos para optimizar los procesos archivísticos permitirá a la Clínica Somer mejorar la eficiencia en la administración de la información y fortalecer la toma de decisiones basada en datos. Este plan estratégico no solo cumplirá con los requerimientos regulatorios, sino que también alineará la gestión documental con los objetivos institucionales, fomentando la mejora continua y asegurando que la información se convierta en un activo estratégico para la clínica. ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 10 3. Objetivos 3.1 Objetivo general Actualizar el Componente de Gestión Documental del Plan Estratégico de Sistemas de Información de la Clínica Somer de Rionegro, con el fin de optimizar la administración, seguridad y accesibilidad de la información, garantizando el cumplimiento normativo y la eficiencia en los procesos documentales.  3.2 Objetivos específicos • Elaborar un diagnóstico archivístico integral que evalúe aspectos de planeación, producción, gestión y tramite, organización, transferencias, disposición final, preservación a largo plazo y valoración documental en soporte físico y electrónico de la Clínica Somer de Rionegro.  • Diseñar un instrumento DOFA que permita evaluar el estado actual de la gestión documental, identificando aspectos críticos y su correcta priorización que servirán como base para la construcción de planes y proyectos encaminados a la mejora continua. • Formular planes y proyectos encaminados a optimizar los procesos de Gestión Documental desde su planeación hasta la disposición final.  ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 11 4 Marco teórico En el proceso de actualización del Plan Estratégico de Sistemas de Información en su componente de Gestión Documental resulta fundamental abordar conceptos clave relacionados con la planeación estratégica y el Diagnostico Archivístico, dado que estos conceptos garantizan una adecuada administración de la información dentro de las organizaciones. Este proyecto busca fortalecer la eficiencia en la gestión documental mediante un enfoque estructurado que permita la toma de decisiones basada en el análisis, la optimización de procesos y el cumplimiento normativo. El ser humano es un generador constante de información, pero con frecuencia subestima la cantidad de datos que maneja en sus actividades diarias, hasta que surge la necesidad de acceder a ellos para verificar, corregir o recordar información relevante. En las organizaciones, este fenómeno se traduce en la necesidad de contar con sistemas de información bien estructurados que faciliten la gestión documental y permitan la trazabilidad de los datos en cada etapa del proceso organizacional. Desde esta perspectiva, el presente marco conceptual definirá los fundamentos del Plan Estratégico de Sistemas de Información, la planeación estratégica aplicada a la gestión documental y la importancia de estos elementos para garantizar la seguridad, accesibilidad y preservación de la información. La materialización de estos conceptos dentro de la institución no solo favorecerá la optimización de procesos, sino que también fortalecerá la transparencia, el cumplimiento normativo y la capacidad de respuesta ante las necesidades de información. Para comenzar, la gestión documental permite identificar y rectificar la idea de que todas las organizaciones, en el cumplimiento de sus funciones habituales, producen constantemente información. Sin embargo, esta información tiene un propósito más grande, que puede ser alcanzado incluso mucho tiempo después de la elaboración del documento. La idea de involucrarnos en este asunto depende de poder garantizar que la clínica tendrá “la capacidad de obtener, aprovechar, utilizar la información disponible, conocimientos o recursos relevantes para satisfacer las necesidades de información de una persona o entidad” (Velásquez, 2023) Pag 22. ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 12 Para Colombia, el Archivo General de la Nación, define la Gestión documental como un: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación (AGN, 2014) Pag 28. En el área de la archivística se plasman diferentes definiciones expuestas por diferentes autores como: García, L. F. J. (1998) se refiere al Archivo central como un Departamento logístico y ente rector de las políticas archivísticas institucionales y el Diagnostico archivístico como un Análisis de la situación y problemática archivística. También menciona el Diagnostico archivístico: Como un análisis de la situación y problemática archivística. (Pag 15). Montoya Barbosa, L. P. (2022). Modelo teórico para realizar diagnóstico a los archivos físicos y electrónicos producidos en Colombia: análisis comparativo. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental/78 en su tesis de maestría menciona que “La realización de un diagnóstico a los archivos en el siglo XXI debe considerar los cambios que ha traído la tecnología en la producción y administración de los documentos de archivo y en consecuencia, se ha generado la necesidad de incluir en este proceso de diagnóstico a los documentos electrónicos y considerar sus características tales como: su medio de almacenamiento, los requisitos técnicos y las características para ser considerado documento de archivo, la conservación de sus valores y la necesidad de que todos los procesos archivísticos: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia y disposición final, deben darse de la misma manera que en los documentos de archivo producidos en medio físico.” (Pag 13) Y que el Diagnóstico en archivos: es un proceso y así mismo una herramienta que permite obtener información acerca de la realidad de los documentos de archivo, con frecuencia se recolectan datos que describen la conservación física, los procesos técnicos aplicados, los instrumentos archivísticos creados para su administración en las tres fases de archivo (gestión, central e histórico) y otros temas relacionados con su gestión y administración. (Pag 16). https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental/78 ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 13 Otro autor Ortiz Ochoa, M. V. (2023). En su Informe de Practica de Pregrado Diagnóstico Integral de Archivos en el Centro de Investigaciones Sociales y Humanas de la Universidad de Antioquia [Informe de práctica]. Universidad de Antioquia, Medellín, Colombia. Constituye el Diagnóstico Integral de Archivo: Es un “proceso de verificación del estado actual de la gestión documental en aspectos administrativos, archivísticos, conservación, infraestructura y tecnología; así, como la validación de su cumplimiento normativo, identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas. (Pag 14). Y se refiere al Archivo como: “conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. (Pag 14). Zúñiga Mendoza, Rosana Daniela. Propuesta de modelo de diagnóstico integral para archivos históricos: aplicación en el Archivo Histórico “Alfredo Pareja Diez Canseco”. Quito, 2018, 151 p. Tesis (Maestría en Archivística y Sistemas de Gestión Documental). Universidad Andina Simón Bolívar, Sede Ecuador. Área de Historia. Font Aranda, O., Ruiz Rodríguez, A. Ángel, & Mena Múgica, M. M. (2012) en el artículo de revista mencionan que El Diagnóstico es entendido como la búsqueda e identificación de problemas, oportunidades y objetivos, así como el análisis y evaluación de las necesidades de información y mantenimiento del programa, además de planes de mejoramiento y planes de contingencia (Fernández, 2001). (Pág. 2). También sustenta que los Archivos históricos: Están considerados como repositorios de memoria social, entendidos como espacios de investigación y conservación que registran los procesos históricos. (Pag 78) Valencia Caicedo L. Diagnóstico del archivo central de la fundación centro internacional de educación y desarrollo humano. [Trabajo de grado profesional]. Universidad de Antioquia, Medellín, Colombia. En su trabajo de grado resalta que el diagnóstico de archivo, fue una herramienta que ayudó a detectar la problemática que es el estado de los archivos de la fundación, por esta razón, se identificaron diversas estrategias y alternativas para evaluar las ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 14 condiciones del archivo. Luego, se realizaron varias entrevistas por medio virtual y presencial para reconocer las necesidades de los repositorios y la información. (Pág. 24). Archivo General de la Nación. (2014). Acuerdo 001 de 2014. Archivo General de la Nación.https://normativa.archivogeneral.gov.co/wp-content/uploads/2024/04/2024- 02_29_AcuerdoAGN-FIRMADO.pdf. comprende que el diagnóstico debe reflejar la situación real del fondo acumulado, explicando en él, todas las circunstancias observadas; tales como, el estado de conservación y organización documental, instrumentos de recuperación de la información (inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre otros), tipos de soporte (papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos e informáticos), fechas extremas teniendo en cuenta desde la más antigua hasta la más reciente y el volumen de la documentación dado en metros lineales, entre otros. (Pág. 52) Valencia Caicedo L. Diagnóstico del archivo central de la fundación centro internacional de educación y desarrollo humano. [Trabajo de grado profesional]. Universidad de Antioquia, Medellín, Colombia. En su informe de práctica habla del Diagnóstico integral de archivo es un procedimiento de observación, levantamiento de información y análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos y se determina la aplicación de los procesos archivísticos necesarios. (Pág. 12) El diagnóstico archivístico es el punto de partida para actualizar el plan Estratégico en su componente de gestión Documental, ya que permite evaluar el estado actual de la gestión documental y de los sistemas de información en la institución. A través de este diagnóstico, se analiza la infraestructura tecnológica, el cumplimiento normativo y la accesibilidad de la información. Estos hallazgos sirven como insumo clave para definir estrategias orientadas a mejorar la eficiencia y seguridad en la gestión documental dentro del marco del PESI. El archivo central es el eje de la gestión documental, pues en él se concentran los documentos en su fase semiactiva, facilitando la consulta y control de la información dentro de la organización y el archivo histórico contiene documentos de valor permanente que forman parte del patrimonio institucional y social. ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 15 Por otro lado, García Morales, C. (2008) habla de la Investigación histórica como la Conservación del patrimonio documental para garantizar la recuperación de la memoria institucional. (Pág. 7) García, G. D. (2010). Habla de la Investigación histórica y sus conceptos fundamentales de la historia como ciencia social, tales como su objeto, sujeto y fin y la más abarcadora concepción de la filosofía de la historia además se exponen también sus métodos de investigación como el analítico-sintético. (Pág. 9) Según Fusco, G. (2009), “La investigación histórica tiene carácter científico, porque para conocer su objeto de estudio lo realiza a través de reglas y procedimientos propios del método científico; es una disciplina Humanística ya que los historiadores analizan y registran los acontecimientos individuales y grupales de la sociedad, el papel que los individuos desempeñan en las instituciones y fundamentalmente el significado de los acontecimientos en el contexto donde surgieron”. (Pag.233). La investigación es esencial para desarrollar un Plan Estratégico de Sistemas de Información bien estructurado, basado en datos reales y alineados con las necesidades organizacionales. Gracias a la investigación, es posible tomar decisiones informadas, incorporar innovaciones tecnológicas y mejorar continuamente la gestión documental y los sistemas de información dentro de la institución. Tamayo Álzate, A. (1998). Planeación estratégica de sistemas de información. Universidad Nacional de Colombia - Sede Manizales. En su artículo de revista de la Universidad Nacional sede Manizales especifica que la Planeación estratégica: Es un proceso mediante el cual la toma de decisiones se fundamenta sobre la base de los objetivos, planes a largo plazo y las metas de la empresa; debe responder a las necesidades del medio ambiente para asegurar que el desempeño de la empresa sea congruente con las demandas de cada uno de los elementos de su medio, además tiene que ver con las políticas a seguir para manejar las relaciones con sus clientes, accionistas, empleados y comunidades en las que opera. y que la Planeación: debe entenderse como la visualización del futuro y la toma de decisiones, permite ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 16 definir el norte de una organización respondiendo a los siguientes interrogantes: ¿dónde estamos? ¿Para dónde vamos? ¿Como llegar allá? ¿Qué se debe hacer? ¿Para qué se va a hacer? ¿Con que recursos? ¿Cuándo hacerlo?; es toda una filosofía gerencial, sin la cual no se estaría en capacidad de resolver los verdaderos problemas. (Pág. 107) Corozo, C., & Yishar, A. (2018). Resalta la importancia de un Diseño de un plan estratégico de sistemas de información aplicando metodologías internacionales de planificación para el área de desarrollo del departamento de tecnología de la información y comunicación (TIC) de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Esmeraldas (Doctoral dissertation, Ecuador-PUCESE-Escuela de Sistemas y Computación). Y especifica que La planificación de sistemas de información constituye un punto esencial en las organizaciones si se desea determinar la situación actual y futura del negocio. A través de ésta se puede prever momentos y situaciones que han transcurrido o que pueden suceder a lo largo del tiempo en la organización. Permite el tratamiento de la información ayudando a la mejora de procesos internos. (Pag 4). De igual forma, relaciona estos conceptos con la Planificación estratégica de Sistemas de Información como el proceso y la documentación que tiene como finalidad la identificación de la cartera de aplicaciones y la infraestructura tecnológica que debe realizar una organización para la obtención de ventajas sostenibles sobre sus competidores, en conformidad con la estrategia de negocio. La planeación estratégica es esencial en la formulación e implementación del Plan Estratégico de Sistemas de Información, ya que permiten estructurar acciones, anticipar riesgos y asegurar que las estrategias propuestas sean sostenibles y efectivas a largo plazo. Gracias a estos conceptos, el PESI se convierte en una herramienta que contribuye al desarrollo organizacional, optimizando la gestión de la información y asegurando el cumplimiento de los objetivos institucionales. Algo semejante ocurre con la normatividad en Salud, que cobija el accionar de la Clínica Somer y marca un referente importante en la estandarización de procesos. ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 17 En ese sentido, la identificación de normativa aplicable a este proyecto permite centrarnos en el contexto actual en cuanto al área de Salud se refiere. Por ende, es importante mencionar: Congreso de la República de Colombia. (2015). Ley 1751 de 2015 (16 de febrero). Por medio de la cual se regula el derecho fundamental a la salud y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial No. 49.427. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=59904 Ministerio de Salud y Protección Social. (2016). Decreto 780 de 2016 (6 de mayo). Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social. Diario Oficial No. 49.881. https://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/DECRETO%20780%20DE%202016.pdf Ministerio de Salud y Protección Social. (2023). Resolución 2367 de 2023 (29 de diciembre). Por la cual se modifica el Plan Decenal de Salud Pública 2022-2031. https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=30050872 Además, las disposiciones normativas en Gestión Documental brindan bases sólidas para aplicar con confianza los diferentes referentes innovadores en la materia. de la Nación, A. G. (2000). Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Bogotá. Como regulación macro que establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. de Colombia, P. (2015). Decreto 1080. Único Reglamentario del Sector Cultura. Colombia. Artículo 2.8.2.5.10. Obligatoriedad del programa de gestión documental. Todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional. La normatividad en salud y archivística es un factor determinante en la construcción de planes y proyectos en la Clínica Somer, ya que define los estándares para la gestión segura y eficiente de la información. Integrar la regulación dentro del PESI permite optimizar la administración de documentos, garantizar la protección de los datos de los pacientes y mejorar la calidad de los servicios de salud prestados por la clínica. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=59904 https://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/DECRETO%20780%20DE%202016.pdf https://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/DECRETO%20780%20DE%202016.pdf https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=30050872 ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 18 5 Metodología Para llevar a cabo la actualización del Plan Estratégico de Sistemas de Información (PESI) en su componente de Gestión Documental en la Clínica Somer, se utilizó una metodología estructurada en tres fases siguiendo las pautas establecidas en el Manual para la Elaboración del PINAR del AGN Archivo General de la Nación (2014). El proceso se desarrolló de la siguiente manera: Fase 1: Diseño y aplicación del Diagnostico Integral de Archivos. 4 Para recolectar la información, se aplicó una herramienta de Diagnostico Archivístico Integral con ayuda del Coordinador de Gestión Documental de la Clínica Somer Jaider Ospina y la Gestora de Información Alejandra García Franco. Se utilizaron varias herramientas prácticas que permitieron un acercamiento a la realidad de los archivos de la Clínica y conocer de primera mano cómo se están gestionando los documentos. Entre ellos: Listas de verificación, entrevistas, observación directa y revisión documental. El análisis de la información recolectada se hizo teniendo en cuenta el ciclo de vida de los documentos, es decir, considerando las tres fases por las que atraviesan: Archivo de gestión: Donde los documentos se crean y se usan con frecuencia, dentro de cada área. Archivo central: Donde se conservan temporalmente los documentos que aún tienen valor administrativo, pero que ya no se usan todos los días. Archivo histórico: Aunque aún no está formalizado, se contempla como una proyección futura para aquellos documentos que hacen parte de la memoria institucional. 4 Ver Anexo 1 y 2. Informe y Herramienta Diagnostico Archivístico Integral. ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 19 Esta metodología permitió entender no solo el estado actual de los archivos de la Clínica Somer, sino también los riesgos que enfrenta la información y las oportunidades de mejora en el manejo. Se anexa a este informe la herramienta utilizada para la recolección de la información, donde se evidencian la entrevistas y visitas realizadas a las dependencias de la Clínica que dejan como resultado este informe del diagnóstico integral de Archivo, el cual también se anexa para su conocimiento. Fase 2: Identificación de los aspectos críticos de la gestión documental y los riesgos correspondientes. 5 A partir del diagnóstico, se detectaron las situaciones que representan riesgos para la adecuada gestión documental. Estos aspectos críticos evidencian debilidades, vacíos normativos, técnicos o estructurales que requieren atención prioritaria. Los aspectos identificados se organizaron y valoraron según su impacto, urgencia y relación directa con los ejes articuladores definidos en el plan, permitiendo enfocar los esfuerzos hacia las áreas de mayor necesidad. Para lograr priorizar adecuadamente los aspectos críticos en la gestión documental de la Clínica Somer, se han tenido en cuenta cinco ejes articuladores 6. Estos ejes permiten identificar con mayor claridad los puntos que requieren atención urgente o especial dentro del diagnóstico archivístico. EJE ARTICULADOR DESCRIPCIÓN Administración de archivos. Involucra aspectos de la infraestructura, el presupuesto, la normatividad y la política, los procesos y los procedimientos y el personal. 5 Ver Anexo 4 y 5 Identificación y Priorización de aspectos críticos. 6 propuestos en el Manual para la Elaboración del Plan Institucional de Archivos PINAR (AGN, 2014). ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 20 Acceso a la información. Comprende aspectos como la transparencia, la participación y el servicio al ciudadano, y la organización documental. Preservación de la información. Incluye aspectos como la conservación y el almacena- miento de información. Aspectos tecnológicos y de seguridad. Abarca aspectos como la seguridad de la información y la infraestructura tecnológica. Fortalecimiento y articulación. Involucra aspectos como la armonización de la gestión documental con otros modelos de gestión. Tabla 1 - Ejes Articuladores Analizar cada uno de ellos ayudó a tomar decisiones más acertadas, enfocadas en proteger los documentos, facilitar el acceso a la información y garantizar una gestión documental responsable y eficiente. Se anexa a este informe la identificación y priorización de los aspectos críticos encontrados y el documento que servirá de soporte administrativo para la toma de decisiones en ejercicio de la implementación de los planes y proyectos de gestión documental en la Clínica. Fase 3: Formulación de planes y proyectos de gestión documental, para abordar los aspectos críticos identificados. 7 Con base en el análisis de la matriz DOFA, donde se identificaron factores internos y externos que afectan la gestión documental de la Clínica, y se priorizaron los aspectos críticos, se logró diseñar de manera adecuada una serie de planes y proyectos pensados para ser implementados a corto, mediano y largo plazo. 7 Ver Anexo 5 Planes y Proyectos. ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 21 Se anexa también a este informe el documento estructurado con los planes y proyectos propuestos para la Clínica Somer, utilizando como base la estructura planteada por el Archivo General de la Nación en el Manual para la Formulación del PINAR. A lo largo de cada etapa se evaluó el estado actual de la gestión documental, se identificaron puntos críticos, y se plantearon acciones de mejora orientadas al fortalecimiento del ciclo de vida documental en la Clínica Somer. El método fue colaborativo y orientado a datos, indicando que el personal clínico aportó para comprender sus requisitos y garantizar que las intervenciones propuestas fuesen eficaces. Como resultado del proyecto se entregan planes y proyectos de mejora aplicables, que contribuyen a una gestión documental más rigurosa, estructurada y alineada con los objetivos institucionales de la Clínica Somer. ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 22 5.1 Enfoque “La eterna discusión de que método usar cuando se inicia una investigación, no ha llegado a su fin, dado que las ciencias duras o exactas exponen que el rigor científico debe llevar una serie de pasos secuenciados hasta aceptar o no una hipótesis, en tanto que las ciencias filosóficas privilegian el uso de herramientas y técnicas basadas en la etnografía para tratar de entender el fenómeno y el objeto de la investigación, en razón de ello este ensayo pretende ayudar a los jóvenes investigadores a tener mayor claridad en cuanto a seleccionar su método de evaluación en una investigación, sin ser excluyente un método del otro, sino más bien complementarios.” Cadena, P., Rendón, R., Aguilar, J., Salinas, E., De la Cruz, F., & Sangerman, D. (2017) Este proyecto de práctica académica comprendió un análisis mixto (cualitativo y cuantitativo) de información, pues su desarrollo consistió en la recopilación y análisis de información de la Clínica Somer; este permitirá ampliar la comprensión del panorama general de la institución en su componente de Gestión Documental, procesos y la normativa que permea su accionar misional. Técnicas e Instrumentos Para el desarrollo de la metodología planteada se aplicaron instrumentos que permitieron recolectar la información necesaria para la ejecución del proyecto, a continuación, se enuncian: Técnicas Cuantitativas: Encuesta por medio virtual y presencial. Técnicas Cualitativas: Observación directa para complementar la información no abordada en las encuestas. Análisis documental del contexto organizacional. ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 23 Visita personal, a las unidades de producción que estratégicamente por su alto volumen de documentación física se hace necesario intervenir de manera presencial. 6 Resultados Resultados y productos alcanzados Con la culminación del proyecto de práctica académica se espera mejorar estratégicamente la Gestión Documental en la institución, mediante la correcta estructuración del Plan Estratégico de Sistemas de Información, en el componente de Gestión Documental. Resultados tangibles e intangibles Informe derivado del Diagnostico Archivístico Integral: Se obtuvo un diagnóstico detallado del estado actual de la gestión documental en la institución, analizando aspectos clave de planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición, preservación y valoración. 8Análisis DOFA: El análisis DOFA ayudo a entender el contexto actual, tanto desde el interior (fortalezas y debilidades) como desde el exterior (oportunidades y amenazas). Esta herramienta permitió identificar los principales desafíos que enfrenta la institución en términos de organización, cumplimiento normativo y eficiencia operativa, así como las oportunidades para mejorar los procesos archivísticos y fortalecer la seguridad de la información. Identificación y priorización de aspectos críticos y posibles riesgos de la gestión documental: se identificaron aspectos críticos que representan riesgos para la gestión documental, evidenciando debilidades normativas, técnicas o estructurales que requieren atención prioritaria; estos aspectos fueron priorizados según su impacto, urgencia y relación con los ejes estratégicos del plan, lo que permitió enfocar los esfuerzos en las áreas de mayor necesidad. 8 VER Anexo 3 – Matriz DOFA. ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 24 Planes y proyectos orientados a la mejora en el Componente de Gestión Documental A partir del diagnóstico y el análisis DOFA, se diseñaron estrategias enfocadas en la optimización de la gestión documental: Se diseñaron 6 Planes y 1 Proyecto que servirán para implementar estrategias específicas y de esa manera optimizar los procesos relacionados con la organización, conservación y acceso a los documentos. Basados en el diagnóstico y el análisis DOFA, estos planes permiten corregir debilidades, aprovechar oportunidades y fortalecer el sistema documental, garantizando una gestión más eficiente, segura y alineada con los objetivos institucionales. ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 25 7 Conclusiones • Aunque la documentación se encuentra resguardada el archivo central presenta deficiencias importantes en cuanto a capacidad de almacenamiento. Es fundamental adecuar estos espacios para proteger la memoria institucional. • La Clínica cuenta con manuales e instructivos, sin embargo, muchos de ellos están desactualizados o no se aplican de forma uniforme. Es clave reforzar el conocimiento sobre la normatividad archivística vigente, como el Acuerdo 001 de 2024, para lograr un cumplimiento más sólido y coherente. • La Clínica dispone de aplicativos y almacenamiento digital con capacidad ilimitada esto permite la eficiencia en la gestión documental y representa oportunidades para la gestión electrónica de los documentos. • En la Clínica Somer, aunque se han elaborado inventarios y se usan formatos como el FUID, la ausencia de Tablas de Retención Documental (TRD) y Cuadro de Clasificación Documental (CCD) vigentes limita la capacidad para tomar decisiones sobre conservación, disposición final y valoración documental. • A pesar del volumen documental y del valor patrimonial que pueden tener muchos expedientes, aún no se ha consolidado un archivo histórico. Este paso es fundamental para salvaguardar la memoria institucional y garantizar la disponibilidad de información con fines legales, académicos y sociales. • El Centro Documental centraliza eficientemente la recepción y envío de comunicaciones, con herramientas tecnológicas adecuadas y un equipo capacitado; sin embargo, se debe abordar el tratamiento de la información que se gestiona desde los correos electrónicos institucionales. • Algunas áreas, como el Comité de Ética o la Unidad de Investigación, aplican correctamente principios como la conservación documental y el control de acceso. Estas experiencias pueden ser compartidas y adaptadas por otras ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 26 dependencias para fortalecer la gestión documental de forma homogénea en toda la institución. 8 Recomendaciones • Se recomienda explorar la normatividad relacionada con la función archivística, la gestión documental y la aplicación de instrumentos archivísticos para lograr una armonización con los procesos. • Actualizar los instrumentos archivísticos Programa de Gestión Documental (PGD) y Reglamento Interno de Archivo en concordancia con los procesos institucionales actuales, involucrando a los líderes de área y asegurando su difusión efectiva. • Conformar el Comité Interno de Archivo. • Continuar con la elaboración e implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD) y Cuadros de Clasificación Documental (CCD) • Mejorar las condiciones de conservación documental en archivo de gestión centralizado y archivo central, dotando los depósitos con ventilación adecuada, control de humedad y elementos de almacenamiento apropiados. • Establecer mecanismos de seguimiento y control periódico al cumplimiento del Plan Estratégico de Sistemas de Información, particularmente al componente de gestión documental, utilizando indicadores de desempeño y auditorías internas. • Elaborar e implementar el Sistema Integrado de Conservación (SIC). (Plan de conservación y Plan de preservación). • Conformar el archivo histórico para garantizar la conservación de la memoria institucional y el cumplimiento de la normatividad archivística vigente. • Elaborar e implementar las Tablas de Valoración Documental (TVD). • Se recomienda tomar como punto de partida el documento de planes y proyectos de gestión documental que se adjuntó a este informe, para llevar a cabo ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 27 la actualización del componente de gestión documental contenido en el PESI de la Clínica. ACTUALIZACIÓN PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN… 28 9 Referencias Álvarez Beltrán, E. L. (2017). La gestión documental frente al reto de las tecnologías de la información y comunicación, como vía para lograr adentrarse en el proceso de innovación tecnológica de los archivos en Colombia. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion/140 Archivo General de la Nación. (2014). 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