Diagnóstico sobre la adopción del autoarchivo de trabajos de grado en el Repositorio Institucional de la Universidad de Antioquia por parte de los responsables del proceso en las unidades académicas Laura Yurany Bedoya Mejía Trabajo de grado presentado para optar al título de Bibliotecóloga Asesora Leidy Marisol Salazar Álvarez, Magíster (MSc) en Ciencia de la Información Tutor Weimar de Jesús Cardona Quintero, Magíster (MSc) en Gestión de Ciencia, Tecnología e Innovación Universidad de Antioquia Escuela Interamericana de Bibliotecología Bibliotecología Medellín, Antioquia, Colombia 2025 Cita (Bedoya Mejía, 2025) Referencia Estilo APA 7 (2020) Bedoya Mejía, L., (2025). Diagnóstico sobre la adopción del autoarchivo de trabajos de grado en el Repositorio Institucional de la Universidad de Antioquia por parte de los responsables del proceso en las unidades académicas [Trabajo de grado profesional]. Universidad de Antioquia, Medellín, Colombia. CRAI Escuela Interamericana de Bibliotecología Repositorio Institucional: http://bibliotecadigital.udea.edu.co Universidad de Antioquia - www.udea.edu.co El contenido de esta obra corresponde al derecho de expresión de los autores y no compromete el pensamiento institucional de la Universidad de Antioquia ni desata su responsabilidad frente a terceros. Los autores asumen la responsabilidad por los derechos de autor y conexos. https://co.creativecommons.net/tipos-de-licencias/ https://co.creativecommons.net/tipos-de-licencias/ DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 3 Tabla de contenido Resumen ........................................................................................................................................... 6 Abstract ............................................................................................................................................ 7 Introducción ..................................................................................................................................... 8 1 Planteamiento del problema .......................................................................................................... 9 1.1 Antecedentes .......................................................................................................................... 9 2 Justificación ................................................................................................................................. 12 3 Objetivos ..................................................................................................................................... 15 3.1 Objetivo general ................................................................................................................... 15 3.2 Objetivos específicos ...................................................................................................... 15 4 Marco teórico .............................................................................................................................. 16 5 Metodología ................................................................................................................................ 19 6 Resultados ................................................................................................................................... 23 Ficha bibliográfica y de contenido ............................................................................................. 23 Cuestionario de la encuesta estructurada ................................................................................... 29 Matriz de triangulación .............................................................................................................. 36 7 Discusión ..................................................................................................................................... 40 8 Conclusiones ............................................................................................................................... 49 8 Recomendaciones ........................................................................................................................ 51 Referencias ..................................................................................................................................... 54 Anexos ............................................................................................................................................ 56 DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 4 Lista de tablas Tabla 1 Categorías informativas usadas en la Ficha de contenido .............................................. 23 Tabla 2 Consolidado ...................................................................................................................... 24 Tabla 3 Temas principales identificados ....................................................................................... 26 Tabla 4 Patrones recurrentes ......................................................................................................... 27 Tabla 5 Categorías para análisis .................................................................................................... 28 Tabla 6 Matriz de triangulación .................................................................................................... 36 DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 5 Lista de figuras Figura 1 Unidades académicas participantes ................................................................................ 31 Figura 2 Distribución de los encuestados según su rol en el proceso de entrega de trabajos de grado ............................................................................................................................................... 32 Figura 3 Conocimiento general del procedimiento de autoarchivo .............................................. 32 Figura 4 Claridad del instructivo ................................................................................................... 33 Figura 5 Asesores que recibieron capacitación sobre el autoarchivo ........................................... 34 Figura 6 Mecanismos por los que se entera de la entrega en el R.I. ............................................. 35 DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 6 Resumen El presente trabajo tuvo como objetivo diagnosticar el nivel de adopción del proceso de autoarchivo de trabajos de grado en el Repositorio Institucional de la Universidad de Antioquia por parte de los actores responsables en las unidades académicas. La investigación se desarrolló bajo un enfoque diagnóstico, empleando como técnicas de recolección de información la revisión documental y la aplicación de encuestas. Para ello se diseñaron dos instrumentos: una ficha bibliográfica y de contenido, destinada a sistematizar la normativa institucional y los recursos asociados al autoarchivo, y un cuestionario estructurado con preguntas abiertas y cerradas, aplicado a asesores, coordinadores de trabajo de grado y representantes de Vicedecanaturas y jefaturas académicas. La fase cualitativa permitió identificar temas críticos en la normativa y los materiales, mientras que la fase cuantitativa facilitó el análisis comparativo entre roles, de acuerdo con su nivel de adopción y su conocimiento. Finalmente, la información se integró mediante una matriz de triangulación. Los resultados evidencian un reconocimiento positivo de la importancia del acceso abierto (76,6%), pero un conocimiento fragmentado del procedimiento (44,7% lo conoce, 25,5% parcialmente y 29,8% lo desconoce), con debilidades en la capacitación, la articulación institucional y la usabilidad de la plataforma. Se concluye que el autoarchivo se encuentra en una fase inicial de adopción, con fortalezas puntuales y vacíos significativos, lo que plantea la necesidad de acciones de mejora para consolidar el acceso abierto en la universidad. Palabras clave: autoarchivo, repositorio institucional, adopción, diagnóstico, Universidad de Antioquia DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 7 Abstract The objective of this study was to assess the level of adoption of the self-archiving process for degree projects in the Institutional Repository of the University of Antioquia by the responsible parties in the academic units. The research was conducted using a diagnostic approach, employing document review and questionnaire surveys as data collection techniques. To this end, two instruments were designed: a bibliographic and content file, intended to systematize institutional regulations and resources associated with self-archiving, and a structured questionnaire with open and closed questions, applied to advisors, thesis coordinators, and representatives of vice-deans and academic heads. The qualitative phase allowed us to identify critical issues in the regulations and materials, while the quantitative phase facilitated a comparative analysis between roles, according to their level of adoption and knowledge. Finally, the information was integrated using a triangulation matrix. The results show positive recognition of the importance of open access (76.6%), but fragmented knowledge of the procedure (44.7% are familiar with it, 25.5% are partially familiar with it, and 29.8% are unfamiliar with it), with weaknesses in training, institutional coordination, and platform usability. It is concluded that self-archiving is in an early stage of adoption, with specific strengths and significant gaps, which raises the need for improvement actions to consolidate open access at the university. Keywords: self-archiving, institutional repository, adoption, diagnosis, University of Antioquia DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 8 Introducción Este proyecto presenta una investigación diagnóstica sobre el proceso de autoarchivo de trabajos de grado en el Repositorio Institucional de la Universidad de Antioquia. El estudio se centra en evaluar el nivel de adopción de este proceso por parte de los actores responsables (asesores, coordinadores de trabajo de grado y representantes de Vicedecanaturas y jefaturas académicas), con el fin de identificar buenas prácticas, problemas recurrentes y áreas de mejora. En el contexto de la educación superior, la preservación y difusión de la producción académica adquiere mayor relevancia. Rodríguez Palacios (2021) señala que el autoarchivo enfrenta desafíos técnicos y humanos, como flujos de trabajo poco eficientes o falta de capacitación (p. 29). A esto se suma la necesidad de democratizar el conocimiento, donde repositorios institucionales juegan un papel estratégico (Bustos, 2007, citado en Rodríguez Palacios, p. 31). Sin embargo, al igual que en el caso de la Universidad de Antioquia, las instituciones pueden carecer de diagnósticos actualizados sobre cómo los responsables académicos perciben y aplican este proceso, lo que limita su optimización. Sin embargo, no se puede ignorar el papel de los actores institucionales, ya que, como muestra Rodríguez Palacios (2021, p. 38), en el flujo de depósito de tesis participan distintos perfiles (alumno, bibliotecario de recepción, bibliotecario catalogador y transferencia tecnológica), cuya coordinación es fundamental para evitar cuellos de botella y garantizar la eficiencia del proceso. De igual manera, Hadad y Aharony (2023, p. 496) enfatizan que, si bien el depósito está bajo el control del autor, las exigencias de financiación o de los coautores también influyen, lo que revela una compleja red de relaciones que regula la adopción del proceso. En el presente trabajo se recogen los resultados de todo el proceso realizado durante la práctica profesional. El trabajo incluyó la revisión de instructivos, políticas y resoluciones del Repositorio Institucional referentes al autoarchivo, así como el análisis de los recursos disponibles para evaluar su claridad, pertinencia y actualización. También se diseñó, validó y aplicó una encuesta a asesores, coordinadores de trabajo de grado y representantes de Vicedecanaturas y jefaturas académicas de distintas unidades, cuyos resultados fueron contrastados con la información documental previa mediante una matriz de triangulación. Esta integración de fuentes permitió construir un diagnóstico completo sobre la adopción del autoarchivo, identificando fortalezas, vacíos y diferencias entre actores que influyen en la manera como se lleva a cabo el proceso en la Universidad de Antioquia. DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 9 1 Planteamiento del problema Actualmente, el procedimiento de autoarchivo de trabajos de grado en el Repositorio Institucional de la Universidad de Antioquia carece de un diagnóstico claro sobre su nivel de implementación y el conocimiento por parte de los actores responsables en las unidades académicas. Aun existiendo instructivos y normativas, se desconoce si asesores, coordinadores y representantes de Vicedecanaturas y jefaturas académicas comprenden y aplican correctamente el proceso. Esta brecha puede generar inconsistencias en la preservación, visibilidad y acceso abierto a la producción académica estudiantil. Estudios previos destacan que las barreras para el autoarchivo son tanto organizacionales como disciplinares. Por ejemplo, Hadad y Aharony (2023) identifican que disciplinas STEM (por sus siglas en inglés de “science, technology, engineering, math”), correspondientes a Ciencia, Tecnología, Ingeniería y Matemáticas, tienen mayores tasas de autoarchivo debido a políticas claras, mientras que en las disciplinas de SSH (por las siglas en inglés de “social sciences, art and humanities”), correspondientes a Ciencias Sociales, artes y Humanidades, predominan limitaciones culturales y editoriales (p. 492). Estas disparidades podrían replicarse en la Universidad de Antioquia, pero no se han explorado desde la perspectiva de los responsables del proceso. Esta falta de conocimiento constituye un vacío que justifica la necesidad de indagar cómo se percibe y gestiona el autoarchivo dentro de la institución. Por ello, la pregunta que guía este trabajo es: ¿Cuál es el nivel de adopción del proceso de autoarchivo de trabajos de grado en el Repositorio Institucional por parte de los responsables académicos de la Universidad de Antioquia, y qué factores facilitan o limitan su implementación efectiva? Su respuesta permitirá vislumbrar dónde se encuentran los problemas, las brechas o los puntos fuertes del proceso, así como identificar y corregir cuestiones inmediatas que permitan que la comunidad universitaria se apropie de los repositorios institucionales como herramientas de acceso abierto, de proyección de la producción científica y de preservación de la memoria académica. 1.1 Antecedentes DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 10 El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, es un grupo que está integrado por 18 bibliotecas distribuidas en las diferentes sedes de la universidad, tanto en Medellín como en diferentes regiones de Antioquia. Este sistema está orientado a facilitar el acceso a la información y conocimiento de alta calidad para toda la comunidad impactada por la universidad. Apoyando, así, los procesos de docencia, investigación, extensión y aprendizaje. Su gestión está basada en un modelo administrativo sistémico, es decir, donde todas las bibliotecas actúan de manera articulada y bajo un mismo direccionamiento estratégico; abierto, lo que implica apertura a la innovación y uso de nuevas tecnologías para ponerlas a disposición de los usuarios; y participativo, al promover la colaboración entre todos los niveles del personal administrativo y académico. Este sistema está bajo un mismo direccionamiento estratégico, vinculado a la Vicerrectoría de Docencia, lo cual le permite, interactuar de manera constante con el medio académico y cultural tanto a nivel local como nacional (Acerca del Sistema de Bibliotecas, s.f.). Desde su origen en el siglo XIX, como una modesta colección de libros en él, aquel entonces, Colegio San Francisco, el sistema ha experimentado importantes transformaciones. Se ha cambiado su denominación de “Biblioteca General” en sus inicios, a “Departamento de Bibliotecas” en 1969, hasta consolidarse como “Sistema de Bibliotecas” desde 1998 hasta la actualidad. Estas transformaciones han estado acompañadas de una constante ampliación de colecciones bibliográficas y adopción de tecnologías de información, que han permitido fortalecer su capacidad para ofrecer servicios innovadores a sus usuarios (Acerca del Sistema de Bibliotecas, s.f.). En el marco de la transformación digital, la UdeA creó el Repositorio Institucional como una herramienta estratégica para la preservación, visibilidad y acceso abierto a la producción académica de la institución. Esta iniciativa está alineada a los principios del acceso abierto al conocimiento y las políticas institucionales sobre gestión de la información y comunicación científica. Cabe destacar que la Universidad cuenta con políticas explícitas para el autoarchivo y la gestión del Repositorio Institucional, las cuales establecen directrices claras para su funcionamiento, el rol de los usuarios y los tipos de documentos que pueden ser depositados. El Repositorio Institucional es administrado por el Sistema de Bibliotecas y responde a políticas claras sobre los contenidos que alberga, el tipo de documentos aceptados y las responsabilidades tanto de los productores como de los administradores de la información. Además, cumple con los estándares internacionales de interoperabilidad y metadatos, lo cual DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 11 permite su integración con redes académicas y científicas de ámbito nacional e internacional, siendo así un medio para dar a conocer la producción intelectual que se alberga en la Universidad y extenderla a diferentes lugares más allá del entorno de la UdeA (Sistema de Bibliotecas, 2020). El fortalecimiento del Repositorio Institucional responde a la necesidad de facilitar la circulación del conocimiento generado al interior de la Universidad y de asegurar la preservación digital a lo largo de sus producciones intelectuales. Esta herramienta no solo cumple una función documental, sino que también actúa como un medio de democratización del acceso al conocimiento y como una estrategia de posicionamiento institucional en el ecosistema de la ciencia abierta. DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 12 2 Justificación El presente estudio surge de la necesidad de fortalecer el conocimiento institucional sobre el proceso de autoarchivo en el Repositorio Institucional de la Universidad de Antioquia, especialmente en el contexto de la entrega de trabajos de grado. Este procedimiento tiene un rol fundamental en el marco del acceso abierto, ya que permite a las instituciones preservar, visibilizar y difundir su producción académica sin restricciones, beneficiando tanto a la comunidad académica como a la sociedad en general. El autoarchivo, entendido como la acción mediante la cual los autores depositan de forma directa y personal sus trabajos en el repositorio digital de su institución, constituye una herramienta estratégica para las universidades. Como señala Texier (2015), “Los investigadores, profesores y usuarios en general pertenecientes a la organización pueden depositar directamente en los RI sus textos, conjuntos de datos, archivos de sonido, imágenes o cualquier otro tipo de documento, de manera personal (autoarchivo)” (p. 4). Este procedimiento empodera a los actores académicos al hacerlos partícipes activos del ciclo de comunicación científica. No obstante, el éxito del autoarchivo depende de múltiples factores, entre ellos el grado de conocimiento que tienen los usuarios sobre el proceso, las políticas institucionales que lo regulan, y los incentivos o barreras que puedan existir. Diversos estudios evidencian que muchos académicos enfrentan obstáculos como la falta de formación, dudas sobre los derechos de autor, resistencia al cambio o percepción de sobrecarga de trabajo (Rodrigues, 2006, p. 6). Estas problemáticas podrían estar presentes también en la Universidad de Antioquia y dificultar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la entrega de trabajos de grado en el repositorio. Además, la importancia estratégica del autoarchivo trasciende lo meramente técnico. Rodrigues (2006) demostró, en el caso de la Universidade do Minho, que la implementación de políticas institucionales claras y obligatorias, acompañadas de apoyo técnico y promoción activa, resultó determinante para alcanzar una alta participación. Según el autor, “La definición de una política de autoarchivo, y el carácter obligatorio del mismo, ha sido decisiva para los buenos resultados alcanzados” (p. 1). Este hallazgo refuerza la pertinencia de diagnosticar el grado de conocimiento y adopción sobre las políticas de autoarchivo en nuestra universidad, así como de identificar posibles vacíos o debilidades en su aplicación. DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 13 El acceso abierto y los repositorios institucionales tienen, además, un impacto directo en la visibilidad académica y el posicionamiento internacional de las universidades. Rodrigues (2006) señala que “los artículos en acceso libre tienen más impacto que los restantes, como revelan múltiples estudios” (p. 7) y que su repositorio recibió accesos desde más de 140 países (p. 11). En este sentido, mejorar el autoarchivo contribuye a ampliar la presencia académica de la Universidad de Antioquia en el ámbito internacional. Texier (2015) respalda esta visión al indicar que los RI permiten “… preservarla digitalmente como un bien común para la sociedad de hoy y del futuro” (p. 4), lo cual se alinea con la misión universitaria de democratizar el acceso a la información. Otro aspecto relevante es la necesidad de articular los esfuerzos entre diferentes actores institucionales. Rodrigues (2006, p. 6-11) señala que la consolidación del RepositóriUM se apoyó en una estrategia combinada de comunicación y promoción interna y externa, en la participación activa en la comunidad internacional de acceso abierto y, sobre todo, en la definición e implementación de una política institucional de autoarchivo; además, la creación de servicios de apoyo (aclaración sobre copyright, depósito mediado, producción de reportes y estadísticas), y la introducción de incentivos financieros contribuyeron a que las unidades académicas incorporaran el autoarchivo como parte de sus funciones. Texier (2015) también destaca que incentivar seminarios y charlas sobre el tema contribuye a sensibilizar a la comunidad universitaria respecto al valor de los repositorios y el acceso abierto (p. 10). Por ello, uno de los aportes de este trabajo es evidenciar si los asesores, coordinadores de trabajo de grado y representantes de Vicedecanaturas y jefaturas académicas conocen con claridad el procedimiento institucional, lo cual puede tener implicaciones importantes en la mejora del proceso y la adopción del autoarchivo. Finalmente, el presente estudio aporta a la ciencia al contribuir con un diagnóstico localizado sobre el nivel de adopción que tienen los actores responsables en la entrega de trabajos de grado y su conocimiento del proceso de autoarchivo. Al identificar vacíos, percepciones y posibles resistencias, se podrán proponer acciones de mejora basadas en evidencia. Además, permitirá comparar la experiencia de la Universidad de Antioquia con otros casos exitosos, como el de la Universidade do Minho, y extraer lecciones aplicables. En palabras de Texier (2015), fortalecer los repositorios institucionales es también fortalecer a las universidades mismas: “sus publicaciones y datos primarios deben almacenarse en los RI donde trabajan para darle una fortaleza a sus instituciones” (p. 5). DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 14 En síntesis, conocer el nivel de adopción que tienen los actores responsables del proceso de autoarchivo en la entrega de trabajos de grado permitirá contribuir a su optimización, mejorando el proceso de autoarchivo, ayudando a la planeación de capacitaciones relacionadas a esta actividad y siendo un pilar base para la planeación e implementación de nuevas estrategias que lleven a la adopción del proceso de autoarchivo. A partir de esto se podrá apuntar a las metas de promover el acceso abierto y avanzar en el posicionamiento institucional de la Universidad de Antioquia como generadora y difusora de conocimiento académico de calidad. DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 15 3 Objetivos 3.1 Objetivo general Diagnosticar el nivel de adopción del proceso de autoarchivo de trabajos de grado en el Repositorio Institucional, por parte de los responsables de dicho proceso en las unidades académicas de la Universidad de Antioquia, para la identificación de patrones, similitudes y diferencias en su implementación. 3.2 Objetivos específicos 1. Detectar en los sitios web del Sistema de Bibliotecas y en los registros offline institucionales los elementos informativos y comunicacionales sobre el proceso de autoarchivo en el Repositorio Institucional, caracterizando su contenido. 2. Explorar los conocimientos que tienen los responsables del proceso de autoarchivo (asesores, coordinadores de trabajo de grado y representantes de Vicedecanaturas y jefaturas académicas) sobre este proceso, a partir de encuestas, detectando qué tanto comprenden y aplican el procedimiento de autoarchivo en el Repositorio Institucional. 3. Reconocer las principales brechas, debilidades y fortalezas percibidas por los responsables académicos del proceso de entrega de trabajos de grado, mediante los resultados de las encuestas y revisión documental, contrastando las experiencias entre unidades académicas y roles institucionales, y determinando patrones comunes o divergentes. DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 16 4 Marco teórico Los repositorios institucionales son plataformas digitales diseñadas para recolectar, preservar y difundir la producción académica, científica y cultural de una institución, especialmente de las universidades. Estos espacios desempeñan un papel fundamental en el movimiento de acceso abierto al conocimiento, ya que permiten visibilizar y compartir información sin restricciones comerciales. Según el Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, el Repositorio Institucional “…tiene como fin proporcionar un conjunto de servicios a su comunidad universitaria para recopilar, gestionar, difundir y preservar su producción académica, científica, cultural y patrimonial, generada por autores con afiliación institucional…” (Sistema de Bibliotecas, 2020, p. 5). Además, estos repositorios deben cumplir con estándares internacionales de interoperabilidad y uso de metadatos, lo que garantiza su integración con redes científicas globales. En este sentido, los repositorios institucionales se consolidan como instrumentos fundamentales para promover la visibilidad del conocimiento generado por las instituciones. Texier (2013) destaca que los repositorios “representan una fuente de información digital especializada, organizada y accesible para los lectores de diversas áreas.” (p. 2), lo que los convierte en herramientas valiosas para el fortalecimiento de la formación académica y la democratización del conocimiento. Asimismo, su implementación responde no solo a un desarrollo tecnológico, sino a una apuesta por democratizar el acceso al conocimiento y fortalecer los procesos educativos y de investigación. Texier (2013) también resalta que los repositorios no solo contribuyen a democratizar el conocimiento, sino que también fortalecen la formación académica, al facilitar el acceso a contenidos actualizados y relevantes para los procesos educativos y de investigación. Por ello, su implementación en universidades y centros de investigación no solo responde a una necesidad técnica o tecnológica, sino también a una apuesta por el acceso equitativo a la información científica. El desarrollo de estas plataformas no está exento de retos: existen brechas en cuanto a la adopción, la interoperabilidad, el conocimiento de los usuarios y la apropiación institucional. Como plantean Becerril y Aguado (2020), muchas instituciones de educación superior enfrentan el reto de fortalecer sus repositorios no solo en términos tecnológicos, sino también organizacionales y culturales, de modo que puedan funcionar como verdaderos instrumentos de comunicación científica abierta (p. 125). DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 17 Una de las prácticas centrales que garantizan el funcionamiento efectivo de los repositorios institucionales es el autoarchivo, entendido como la acción mediante la cual los propios autores depositan sus documentos académicos para su conservación y difusión. Esta práctica, también conocida como la “ruta verde” del acceso abierto, ha sido promovida como una vía complementaria a la publicación formal. El autoarchivo en el repositorio institucional es una práctica esencial en los repositorios institucionales, ya que permite que los autores depositen directamente sus trabajos académicos para su conservación y difusión. Como señala Sánchez Tarragó (2007), “estos repositorios se sustentan fundamentalmente en que los propios autores depositen sus trabajos (autoarchivo)” (p. 1). Esta acción se enmarca en el movimiento de acceso abierto, que busca superar las barreras de acceso a la información científica (p. 2). Pese a los beneficios del acceso abierto, como una mayor visibilidad e impacto, la adopción voluntaria del autoarchivo es baja: “solo el 15% de los artículos se autoarchivan espontáneamente” (Sánchez Tarragó, 2007, p. 1). En este contexto, las políticas institucionales juegan un papel fundamental para fomentar esta práctica. “Cerca del 95% de los autores están dispuestos a cumplir con el autoarchivo si hubiese alguna política o disposición al respecto” (p. 1), lo que indica que el marco normativo puede ser decisivo en su adopción. Por ello, “la existencia de políticas institucionales o nacionales que compulsen a los autores a efectuar el autoarchivo de sus trabajos constituye un medio para maximizar el impacto de la investigación por medio del acceso abierto” (p. 1). El autoarchivo no reemplaza la publicación formal, sino que la complementa al ofrecer mayor visibilidad y facilitar la preservación de los documentos digitales a largo plazo. Como afirma Sánchez Tarragó (2007), “el autoarchivo en los repositorios no se considera un sustituto de la publicación formal [...] sino una vía complementaria para garantizar la máxima visibilidad del trabajo científico” (p. 8). Además, su implementación contribuye a la colaboración académica y a la preservación del conocimiento institucional (pp. 13–14). Ahora bien, una forma de valorar la efectividad de estas plataformas es a través del análisis del nivel de adopción del proceso de autoarchivo por parte de la comunidad académica. Este nivel puede entenderse como el grado en que dicha práctica ha sido incorporada, comprendida y aplicada por los usuarios institucionales, lo cual depende tanto del conocimiento del procedimiento como de su utilidad percibida. En este sentido, Genovés (2017) indica que la inclusión de perfiles de autor en los repositorios institucionales funciona como un servicio de valor agregado que busca DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 18 promover la práctica del autoarchivo y el uso general del repositorio entre los miembros de la institución, dentro de una estrategia más amplia orientada al crecimiento y la sostenibilidad de estas plataformas (p. 6). Desde una perspectiva general, la Teoría de la Difusión de Innovaciones de Rogers (1983) podría permitir entender cómo se introducen y diseminan prácticas como el autoarchivo en entornos organizacionales. Este modelo propone que la adopción de una innovación pasa por cinco etapas: conocimiento, persuasión, decisión, implementación y confirmación. Además, clasifica a los individuos en función de su disposición a adoptar nuevas tecnologías como: innovadores, adoptantes tempranos, mayoría temprana, mayoría tardía y rezagados (Branca, 2024, p. 3-5). Aplicado al contexto universitario, este modelo permite suponer que algunas unidades académicas pueden haber adoptado el autoarchivo desde etapas iniciales por iniciativa institucional o interés propio, mientras que otras podrían permanecer rezagadas por falta de formación, claridad normativa o acompañamiento. En este sentido, la difusión del procedimiento puede variar entre unidades académicas dependiendo de factores como la cultura organizacional, la existencia de formación previa, o la claridad de las directrices institucionales, por lo que este enfoque resultaría útil para analizar los patrones, similitudes y diferencias en la implementación del procedimiento de autoarchivo en la Universidad de Antioquia, así como para identificar brechas que puedan ser atendidas con acciones específicas de mejora. DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 19 5 Metodología Esta investigación se desarrolló bajo un enfoque mixto, el cual combinó técnicas cualitativas y cuantitativas para obtener una comprensión más completa del fenómeno. Como señalan Hernández-Sampieri y Mendoza Torres (2018), los métodos mixtos “implican la recolección y el análisis de datos tanto cuantitativos como cualitativos, así como su integración y discusión conjunta, para realizar inferencias producto de toda la información recabada” (p. 10). Este enfoque permitió abordar la complejidad del proceso de autoarchivo desde diferentes dimensiones y enriquecer el análisis de los resultados. El diseño adoptado fue de tipo exploratorio secuencial comparativo (DEXPLOS). En este diseño, se inició con una fase cualitativa de exploración, seguida por una fase cuantitativa que permitió profundizar y comparar los hallazgos obtenidos. En palabras de los mismos autores, este tipo de diseño “implica una fase inicial de recolección y análisis de datos cualitativos seguida de otra donde se recaban y analizan datos cuantitativos” (Hernández-Sampieri & Mendoza Torres, 2018, p. 631). En la modalidad comparativa, los descubrimientos de ambas etapas “se comparan e integran en la interpretación y elaboración del reporte del estudio” (p. 632). Las técnicas de recolección de información fueron la revisión documental (a través del sistema del repositorio institucional) y la aplicación de encuestas. Para ello, se utilizaron dos tipos de instrumentos: una ficha bibliográfica y de contenido para sistematizar la normativa institucional sobre el autoarchivo, y un cuestionario de encuesta estructurado, con preguntas abiertas y cerradas, dirigido a asesores, coordinadores de trabajo de grado y representantes de Vicedecanaturas y jefaturas académicas. La fase cualitativa permitió identificar temas de importancia, mientras que la fase cuantitativa facilitó el análisis comparativo entre unidades académicas, de acuerdo con su nivel de adopción y el conocimiento que tienen del proceso. Finalmente, se realizó una matriz de triangulación para analizar y comparar los resultados de la recolección de información. Dado que no se esperaba obtener respuestas de todas las unidades académicas, se trabajó con un muestreo no probabilístico por conveniencia, lo cual significa que el análisis se realizó a partir de las respuestas que efectivamente se recibieron, sin forzar una cobertura total. Este enfoque fue pertinente para construir un diagnóstico inicial y realista sobre el nivel de apropiación del proceso de autoarchivo, lo cual puede servir de base para futuras mejoras institucionales. DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 20 A continuación, se detallarán los instrumentos empleados: Ficha bibliográfica y de contenido Según el Centro de Escritura de la Universidad de los Andes (2020), “las fichas bibliográficas registran la información necesaria para identificar y recuperar un texto. Especifican datos clave como el título, autor y año de publicación” (p. 1). Por su parte, una ficha de contenido se define como “un resumen de las ideas básicas y la información clave extraídas de un texto más largo. Estas ideas e información tratarán de responder a una pregunta general o específica, por lo que se deberán seleccionar teniendo un claro objetivo” (Reiß, 2025). En este proyecto, la ficha bibliográfica y de contenido se concibió como un instrumento que integró ambas funciones: registrar los datos básicos de identificación de los documentos institucionales (autoría, título, año, dependencia emisora) y sistematizar la información esencial de su contenido, categorizándola en aspectos como pertinencia, claridad, actualización, accesibilidad y aporte al proceso de autoarchivo. Este formato, diseñado en Excel, permitió organizar y comparar los recursos analizados de manera estructurada y coherente. Los resultados de esta primera fase se analizaron mediante la comparación de las fichas sistematizadas en Excel. Se evaluó la claridad, pertinencia, nivel de actualización, accesibilidad y aporte de cada documento a través de tablas comparativas y filtros de categorización. Esta evaluación permitió identificar fortalezas y debilidades sobre el autoarchivo desde lo bibliográfico, así como establecer patrones. El análisis se hizo directamente en Excel, utilizando funciones de ordenamiento y categorización para garantizar la trazabilidad de la información registrada. Cuestionario de encuesta estructurada De acuerdo con Medina et al. (2023), “Un cuestionario de investigación es un instrumento utilizado para recopilar datos y opiniones de un grupo de personas con el fin de responder a una pregunta de investigación específica.” (p. 39). En el marco de esta investigación, el cuestionario de encuesta estructurada fue implementado en Formularios de Google y adaptado a los objetivos del estudio. Se diseñó con una sección general para todos los participantes con 8 preguntas comunes sobre la experiencia institucional con el proceso de autoarchivo, nivel de familiaridad y uso del Repositorio Institucional, así como la identificación del rol. Posteriormente, se incluyeron tres secciones específicas según el rol: DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 21 - Asesores: 4 preguntas sobre el conocimiento del procedimiento, dificultades observadas en estudiantes y prácticas de acompañamiento. - Coordinadores: 6 preguntas sobre la gestión académica, articulación con el Repositorio y seguimiento de entregas. - Representantes de Vicedecanaturas y jefaturas académicas: 4 preguntas sobre lineamientos institucionales y supervisión del proceso. El cuestionario finalizó con una sección de comentarios adicionales, en la que los encuestados pudieron expresar libremente aspectos no contemplados en las preguntas anteriores, e incluyó una invitación a conformar un directorio de responsables académicos del proceso de autoarchivo. Todas las preguntas fueron voluntarias y anónimas, lo que favoreció respuestas más abiertas y honestas. Los resultados de la encuesta fueron procesados inicialmente en la plataforma Formularios de Google, que ofrece estadísticas automáticas (gráficos de barras, porcentajes y resúmenes de respuestas). Posteriormente, las respuestas fueron exportadas a Excel para un análisis más detallado, que incluyó la elaboración de nuevos gráficos comparativos, filtros por rol institucional y por unidades académicas. Este procedimiento permitió identificar tendencias, diferencias significativas entre actores, y relaciones entre el conocimiento y las prácticas de adopción del proceso. El análisis combinó una lectura cuantitativa de porcentajes con una categorización cualitativa de los comentarios abiertos. Matriz de triangulación Benavides y Gómez-Restrepo (2005) explican que la triangulación consiste en el uso de varias estrategias para estudiar un mismo fenómeno, con el fin de evitar que las debilidades de un método afecten el resultado final, ya que “al utilizar una sola estrategia, los estudios son más vulnerables a sesgos y a fallas metodológicas inherentes a cada estrategia” (p. 119). Así, la triangulación permite visualizar un problema desde diferentes ángulos y aumentar la validez y consistencia de los hallazgos (Benavides & Gómez-Restrepo, 2005, p. 120). En este proyecto, la matriz de triangulación fue construida en Excel para contrastar los hallazgos obtenidos en la revisión documental, los resultados de la encuesta estructurada y la entrevista institucional. La matriz se organizó por categorías centrales (normatividad, difusión, procedimientos, percepción de actores, aplicación práctica) y permitió identificar coincidencias, DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 22 divergencias y vacíos. Este procedimiento contribuyó a integrar los resultados y ofrecer un diagnóstico comparativo del conocimiento y el nivel de adopción del proceso de autoarchivo en las diferentes unidades académicas. DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 23 6 Resultados Ficha bibliográfica y de contenido Como parte de la fase cualitativa de este proyecto, se aplicó el instrumento de ficha de contenido a un conjunto de documentos, guías, plantillas, videos y formularios institucionales disponibles tanto en el Repositorio Institucional de la Universidad de Antioquia y algunos registros offline entregados personalmente desde la biblioteca con el motivo de análisis de este proyecto. El propósito de este análisis fue identificar los recursos existentes, evaluar su pertinencia, claridad y nivel de actualización, y de esta manera establecer patrones, fortalezas y debilidades en el soporte documental del proceso de autoarchivo de trabajos de grado. Este proceso consistió en:  Elaboración y aplicación de fichas de contenido: o Se creó una ficha de contenido en formato Excel para registrar y analizar cada recurso. o Se revisaron un total de 17 recursos institucionales (instructivos, plantillas, guías, formularios, videos, resoluciones) provenientes del Sistema de Bibliotecas y del Repositorio Institucional. o Cada documento fue clasificado según tipo, categorías informativas, claridad, actualización, pertinencia para el proceso de autoarchivo, entre otras características (ver Error! Reference source not found.). Tabla 1 Categorías informativas usadas en la Ficha de contenido Categoría Definiciones Normas y lineamientos institucionales Reglamentos y disposiciones oficiales sobre licencias, publicación, titulación, confidencialidad, etc. Políticas de acceso y derechos Principios de acceso abierto, condiciones de acceso y preservación digital, licencias de autor (como Creative Commons), derechos de retiro o restricción. DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 24 Guías operativas y procedimientos Explicación estructurada del proceso de autoarchivo, subida de documentos, funciones del depósito delegado, pasos técnicos, resolución de errores o rechazos. Requisitos de entrega Especificaciones formales: tipos de archivos aceptados (PDF, Word), uso de plantillas o formatos, cronogramas institucionales. Metadatos y estándares Datos obligatorios, esquemas utilizados, uso de tesauros, elementos mínimos requeridos para el registro de un documento. Definiciones fundamentales Conceptos esenciales como acceso abierto, autoarchivo, depósito delegado, entre otros. Recomendaciones y buenas prácticas Consejos para facilitar el proceso, evitar duplicidades, garantizar la autoría o el cumplimiento de requisitos. Formatos y formularios institucionales Plantillas, formularios o documentos prediseñados para cumplir procedimientos específicos. Nota. Fuente elaboración propia. o Los datos fueron sistematizados con base en la estructura de la ficha y luego organizados en una tabla resumen que consolida la información principal (ver Error! Reference source not found.). Tabla 2 Consolidado Nombre del recurso Tipo Categorías Fecha Enlace Instructivo para el autoarchivo Instructivo Guías, requisitos, metadatos 2025 http://hdl.handle.net/10495/19131 Políticas del Repositorio Documento Normas, derechos, guías 2020 http://hdl.handle.net/10495/19132 Guía ingreso de información Guía Guías, metadatos, formularios 2021 http://hdl.handle.net/10495/19570 DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 25 Resolución Rectoral 47233 Documento Normas, derechos, requisitos 2020 http://hdl.handle.net/10495/19133 Plantilla LaTeX IEEE Plantilla Formatos, metadatos 2022 http://hdl.handle.net/10495/26245 Plantilla LaTeX APA Plantilla Formatos, metadatos 2022 http://hdl.handle.net/10495/25851 Guía trabajos en salud Guía Normas, requisitos, buenas prácticas 2021 http://hdl.handle.net/10495/19851 Plantilla Chicago Word Plantilla Normas, formatos, formularios 2022 http://hdl.handle.net/10495/19341 Formulario autorización Formulario Derechos, requisitos 2021 http://hdl.handle.net/10495/19164 Plantilla IEEE Word Plantilla Formatos, normas 2022 http://hdl.handle.net/10495/18844 Plantilla Vancouver Word Plantilla Formatos, normas 2022 http://hdl.handle.net/10495/18843 Plantilla APA Word Plantilla Formatos, normas 2022 http://hdl.handle.net/10495/18841 Video gestión autoarchivo Video Guías, metadatos 2020 https://www.youtube.com/watch?v=I9hrs03gCug Plantilla_7_junio_2022 Video Normas, políticas, definiciones, recomendaciones, formatos 2022 Registro offline institucional Plantilla_9_junio_2022 Video Guías, metadatos, formatos 2022 Registro offline institucional DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 26 Taller_Tesis_2023.1 Video Formatos, recomendaciones, normas 2023 Registro offline institucional Taller_Tesis_2023.2 Video Guía, metadatos, formatos 2023 Registro offline institucional Nota. Fuente elaboración propia. o Se verificó el acceso a los enlaces institucionales, la vigencia de los contenidos, y su correspondencia con la nueva versión del repositorio. Adicional a esto, se realizó una entrevista con el coordinador del Repositorio Institucional, Weimar Cardona, en la que se obtuvieron los siguientes hallazgos relevantes: o Las capacitaciones o talleres sobre el proceso de autoarchivo sólo se realizan cuando son solicitadas por las unidades académicas. No queda evidencia documentada del contenido de estas sesiones ni de los asistentes. o Hasta el momento no se ha hecho una estrategia de difusión activa del proceso de autoarchivo por parte del Sistema de Bibliotecas. Se espera iniciar una campaña de promoción y marketing de los servicios en el segundo semestre del año 2025. o Se verificó que en el portal web de la UdeA, solo tres dependencias hacen referencia explícita al autoarchivo: Facultad de Ingeniería, Facultad de Ciencias Sociales y Humanas y la Corporación Académica Ciencias Básicas Biomédicas. En cuanto a los resultados del análisis de fichas, se identificó que las categorías informativas más frecuentes fueron los requisitos de entrega (presentes en 15 de los 17 recursos), las guías operativas y procedimientos (11 documentos), las recomendaciones y buenas prácticas (presente en todos los documentos) y los formatos y formularios institucionales (14 documentos). Estas categorías reflejan un énfasis institucional en la orientación práctica y en la estandarización de los trabajos de grado, lo que resulta coherente con los objetivos del proceso de autoarchivo (ver Error! Reference source not found.). Tabla 3 Temas principales identificados DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 27 Tema Aspectos observados Evidencia (fichas) Procedimientos de autoarchivo Pasos detallados para el depósito; requisitos técnicos como formatos, metadatos y licencias. 1, 3, 9, 10, 11, 12, 13, 15, 17 Normativas y políticas institucionales Resoluciones rectorales, políticas de acceso abierto, derechos de autor y licencias CC. 2, 4, 9, 14, 16 Plantillas y formatos estándar Plantillas en APA, IEEE, Vancouver, Chicago; flexibilidad y personalización en su uso. 5, 6, 7, 8, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17 Recursos de apoyo y capacitación Videos, talleres, recomendaciones de difusión. 1, 13, 14, 15, 16, 17 Nota. Fuente elaboración propia. Respecto a la pertinencia, los 17 recursos analizados fueron evaluados como de alta relevancia para el proceso de autoarchivo. Entre ellos, por ejemplo, el Instructivo para el autoarchivo de trabajos de grado (Ficha 1) fue señalado como un documento fundamental para que los estudiantes comprendan el procedimiento, mientras que el Formulario de autorización de publicación (Ficha 9) se identificó como requisito obligatorio para el depósito de trabajos con más de un autor. En relación con la claridad, 15 recursos fueron calificados como claros, mientras que 2 como parcialmente claros. Los materiales con mejor valoración fueron las plantillas institucionales (Fichas 5–12), que ofrecen ejemplos prácticos y estructuras guiadas. Por el contrario, documentos como las Políticas del Repositorio (Ficha 2) fueron considerados densos debido a su lenguaje técnico, lo que puede dificultar su comprensión para usuarios no especializados (ver Error! Reference source not found.). Tabla 4 Patrones recurrentes Dimensión Patrón positivo Brechas identificadas Evidencia (fichas) DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 28 Actualización Varios documentos recientes (2022–2025). Recursos desactualizados frente a la nueva versión del Repositorio. 2, 3, 9, 13, 15, 17 Claridad y accesibilidad Plantillas y videos claros y prácticos. Documentos técnicos densos; falta de ejemplos visuales. 2, 3, 1, 13, 14 Difusión y acceso Plantillas con alta visibilidad. Talleres y videos no publicados de forma abierta. 10, 12, 14–17 Nota. Fuente elaboración propia. En cuanto a la actualización, se evidenció que 11 recursos están actualizados, mientras que 6 se encuentran desactualizados. Estos últimos corresponden principalmente a videos y talleres producidos antes de la migración a la nueva versión del Repositorio en 2025, como el video Gestión de autoarchivo Trabajos de Grado #UdeABibliotecas (Ficha 13) y los talleres grabados de 2022– 2023 (Fichas 14–17). La falta de actualización en estos recursos representa una debilidad, pues algunos pasos o interfaces descritas ya no coinciden con la plataforma vigente. Otro hallazgo importante fue la falta de integración entre recursos. A pesar de existir instructivos, plantillas y videos que abordan un mismo procedimiento, no siempre hay referencias cruzadas entre sí. Esto significa que los documentos no incluyen de manera sistemática enlaces o remisiones directas a otros materiales relacionados, lo que obliga a los usuarios a localizarlos de forma independiente. La ausencia de estas conexiones puede limitar la comprensión integral del procedimiento y reducir la eficacia en la difusión de la información institucional. Por ejemplo, el Instructivo de autoarchivo (Ficha 1) no remite directamente al video explicativo (Ficha 13) aunque son contenidos similares con el mismo objetivo, pero en diferente presentación. De igual forma, los talleres grabados de 2022 y 2023 (Fichas 14–17) no están disponibles públicamente, pese a su pertinencia para la capacitación, lo que limita su alcance. Con el fin de organizar los hallazgos, los recursos se agruparon en cuatro categorías de análisis funcionales: documentación normativa, herramientas técnicas, recursos instruccionales, evaluación de recursos. Esta clasificación permitió observar que los documentos analizados abordan de manera equilibrada tanto los fundamentos normativos como los aspectos prácticos del DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 29 autoarchivo, así como dar cuenta de la cantidad de recursos existentes de cada categoría (ver Error! Reference source not found.). Tabla 5 Categorías para análisis Categoría analítica Recursos asociados Ejemplos (fichas) Documentación normativa Políticas, resoluciones, derechos de autor. 2, 4, 9 Herramientas técnicas Plantillas, formatos, metadatos. 5 – 12 Recursos instruccionales Guías, videos, talleres. 1, 3, 13–17 Evaluación de recursos Pertinencia, claridad, actualización. Todas las fichas Nota. Fuente elaboración propia. Cuestionario de la encuesta estructurada En esta segunda etapa del proyecto, primeramente, se realizó un prototipo del cuestionario para la encuesta estructurada basado en las recomendaciones dadas por el Sistema de Bibliotecas y los hallazgos encontrados en la revisión bibliográfica de la etapa anterior: o Se diseñó el prototipo de una encuesta digital en Formularios de Google dirigida a tres tipos de actores: asesores, coordinadores de trabajo de grado y representantes de Vicedecanaturas y jefaturas académicas. o La encuesta cuenta con una sección general y tres secciones específicas por rol, incluyendo preguntas de selección, escala y abiertas. o Su objetivo es explorar el conocimiento, comprensión y aplicación del procedimiento de autoarchivo. DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 30 o Las preguntas fueron seleccionadas desde las recomendaciones suministradas por el lugar de la práctica y preguntas que se formularon durante el proceso de análisis de contenidos en las fichas. o Se organizaron las preguntas con un orden de lo general a lo específico y se procuró que, en su mayoría, fueran respuestas cerradas, sin embargo, se añadieron algunas preguntas abiertas con el fin de que los encuestados puedan expandir sus percepciones en cuanto al uso y adopción del proceso de autoarchivo, para obtener una mejor idea de las consideraciones de dichos roles. o Se llevó a revisión por parte del lugar de prácticas para realizar ajustes y dar el visto bueno para comenzar la difusión. El 5 de junio del 2025 se realizó una prueba piloto en la unidad académica Escuela Interamericana de Bibliotecología con el fin de ajustar la encuesta y, posteriormente, ser difundida a las demás unidades académicas y personas objetivo de la misma. Población muestra La recolección de datos empleó un muestreo no probabilístico por conveniencia, teniendo como unidad de análisis a asesores, coordinadores de trabajo de grado y representantes de Vicedecanaturas y jefaturas académicas de la Universidad de Antioquia. La recolección de datos se realizó desde junio hasta septiembre, aplicada a las 25 unidades académicas pertenecientes a la universidad. Primeramente, de junio a finales de agosto, se realizó la difusión a través del correo electrónico al Coordinador General de Prácticas Académicas, Amador Herney Rúa Arias, solicitando diligenciar la encuesta y hacer extender la misma a los coordinadores de trabajo de grado y prácticas académicas de las distintas unidades académicas de la Universidad. También, se extendió la encuesta desde el Repositorio Institucional del Sistema de Bibliotecas, a través de su mención durante reuniones con coordinadores de prácticas e investigación. Al no obtener las respuestas esperadas, se decidió realizar otra actividad para la identificación de asesores de trabajos de grado a nivel de pregrado y posgrado. Esto se realizó con ayuda de los metadatos ingresados en las publicaciones de trabajo de grado en el R.I.. Se analizó por unidades académicas y carreras quiénes eran los asesores que más se repetían en las entregas y DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 31 se buscó el correo electrónico. Finalmente, se identificaron 609 asesores a quienes se les envió la encuesta desde el correo oficial del Repositorio Institucional de la Universidad de Antioquia, sin embargo, alrededor de 13 direcciones de correo fueron rebotadas. En total se recibieron 48 respuestas, provenientes de 18 unidades académicas diferentes. La Escuela Interamericana de Bibliotecología fue la que más contribuyó con 7 respuestas (14,29%), seguida por la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas y la Facultad de Ingeniería, cada una con 6 respuestas (12,24%). Otras unidades como las Facultades de Ciencias Económicas y Ciencias Agrarias participaron con 5 y 4 respuestas cada una respectivamente (10,20% y 8,16%), mientras que el resto de las unidades tuvieron representaciones menores, las cuales pueden visualizarse en la Figura 1: Figura 1 Unidades académicas participantes Nota. Fuente elaboración propia mediante Excel. 0 1 2 3 4 5 6 7 8 Escuela Interamericana de Bibliotecología Facultad de Derecho y Ciencias Políticas Facultad de Ingeniería Facultad de Ciencias Económicas Facultad de Ciencias Agrarias Escuela de Idiomas Facultad de Ciencias Sociales y Humanas Facultad de Medicina Facultad de Educación Instituto de Filosofía Instituto Universitario de Educación Física y Deporte Escuela de Nutrición y Dietética Facultad de Ciencias Exactas y Naturales Facultad de Ciencias Farmacéuticas y Alimentarias Facultad de Comunicaciones y Filología Facultad de Enfermería Facultad Nacional de Salud Pública Unidades académicas DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 32 La distribución de roles entre los participantes fue diversa. La mayoría se identificó como Asesor(a) de trabajo de grado (19 personas, 40.4%) o Coordinador(a) de trabajo de grado o prácticas académicas (17 personas, 36.2%). Un grupo menor correspondió a roles de Vicedecanatura o jefatura académica (3 personas, 6.4%), y los demás (14,7%) se describieron con otros roles fuera de los establecidos en el cuestionario, como coordinadores académicos, enlaces logísticos o evaluadores 1. Por otro lado, un encuestado (2,1%) dijo que no pertenecía a ninguno de los roles listados2. Los roles pueden visualizarse mejor en la Figura 2: Figura 2 Distribución de los encuestados según su rol en el proceso de entrega de trabajos de grado Nota. Fuente elaboración propia mediante Formularios de Google. El conocimiento del procedimiento de autoarchivo mostró una distribución dividida: como se muestra en la Figura 3, el 44.7% (21 personas) afirmó conocerlo, el 25.5% (12 personas) lo conocía parcialmente y el 29.8% (14 personas) declaró no conocerlo. Respecto al instructivo oficial, 54.2% (26 personas) manifestó haberlo consultado. De este grupo, la valoración de su claridad fue generalmente positiva: el 76.7% (23 personas) lo calificó con la máxima claridad (3/3), el 20% (6 personas) con claridad media (2/3) y solo un 3.3% (1 persona) con baja claridad (1/3) (ver Figura 4). 1 Algunos encuestados que ejercían roles de coordinación y asesoría no seleccionaron la opción predeterminada, por lo que no accedieron a la sección específica para su rol. Esto afectó la cantidad de respuestas en preguntas dirigidas a estos perfiles. 2 El encuestado se describió como “Egresada de Antropología-Ciencias sociales” y manifestó que no pertenecía a ningún rol relacionado a la práctica del autoarchivo. DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 33 Figura 3 Conocimiento general del procedimiento de autoarchivo Nota. Fuente elaboración propia mediante Formularios de Google. Figura 4 Claridad del instructivo Nota. Fuente elaboración propia mediante Formularios de Google. Sobre la suficiencia de información para los estudiantes, las opiniones estuvieron equilibradas: el 37.5% (18 personas) consideró que es suficiente, el 33.3% (16) que no lo es, y el 29.2% (14) indicó no saberlo. En cuanto a la claridad de los formatos e instructivos, la mayoría (28 personas, 65.1%) los consideró claros, mientras que el 30.2% (13) los encontró parcialmente claros y solo el 4.7% (2) no claros. La gran mayoría de los encuestados (76.6%, 36 personas) afirmó conocer la importancia del autoarchivo para la visibilidad académica y el acceso abierto. DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 34 Pasando a la sección de asesores, se recibieron 20 respuestas. En este segmento, la falta de capacitación previa fue casi universal: el 90% (18 personas) declaró no haber recibido orientación sobre el procedimiento, frente a un 10% (2 personas) que sí la recibió de forma parcial, tal y como se muestra en la Figura 5. Sobre las dificultades de los estudiantes en el proceso, 5 personas (29,4%) afirmaron que sí las tienen, 6 (35,3%) que a veces, y 6 (35,3%) que no. La mayoría de los asesores (61.1%) no acompaña al estudiante en la entrega al Repositorio, el 22.2% sí lo hace y el 16.7% lo hace a veces. Finalmente, la gran mayoría (85%, 17 personas) no se había enterado de la realización de espacios informativos para asesores. Figura 5 Asesores que recibieron capacitación sobre el autoarchivo Nota. Fuente elaboración propia mediante Formularios de Google. Continuando con la sección de coordinadores, en cuanto al control de la entrega del paz y salvo, 7 personas (43,8%) llevan un control, otras 7 no lo hacen, y 2 (12,5%) lo hacen a veces. La verificación del autoarchivo recae principalmente en el personal del Sistema de Bibliotecas (9 menciones) y en los coordinadores de trabajo de grado (5 menciones). Como se muestra en la Figura 6, los coordinadores manifiestan que se enteran de que los estudiantes han entregado su trabajo de grado en el R.I. mediante el paz y salvo (35,3%), comunicación directa (23,5%), por medio de la biblioteca de su unidad académica (5,9%), variado según el caso (5,9%), y un 23,5% DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 35 manifiesta que no hay un mecanismo claro, mientras que el 5,9% restante refiere que en sus pregrados no se elabora trabajo de grado, por lo que no aplica3. Figura 6 Mecanismos por los que se entera de la entrega en el R.I. Nota. Fuente elaboración propia mediante Formularios de Google. Trece coordinadores encuestados (76,5%) confirmaron la existencia de un reglamento o lineamiento institucional en su unidad académica para la presentación de trabajos de grado, mientras que 3 (17,6%) dicen que no existe, y el 5,9% final declara que parcialmente. Sobre la coherencia entre los requisitos de la unidad académica y los del Repositorio, 9 personas (56,3%) consideraron que sí existe, 5 (31,3%) que existe parcialmente, y 2 (12,5%) que no. Cuando se presentan cambios en los encargados del proceso de autoarchivo, 56,3% de los encuestados manifiestan que se realiza una entrega formal o empalme, por otro lado, el 37,5% no lo realiza, y el último 6,3% lo hace a veces. En la sección de vicedecanaturas, dos de los tres encuestados (66.7%) indicaron que en su unidad se ha promovido o reglamentado el autoarchivo (el tercero parcialmente). El conocimiento y nivel de adopción se percibió como Alto (66.7%) y Bajo (33.3%). Adicionalmente, se contestó de manera pareja las consideraciones sobre la existencia de una articulación entre el Sistema de Bibliotecas y las unidades académicas para garantizar el cumplimiento del proceso de autoarchivo, los tres encuestados respondieron de manera diferente a “Sí”, “No” y “Parcialmente” en esta 3 En la Escuela de Nutrición y Dietética manifiestan que no realizan trabajo de grados en sus pregrados. DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 36 pregunta, consiguiendo un 33,3% en cada respuesta. Finalmente, Dos de tres encuestados en esta sección (66,7%) identificaron barreras institucionales o administrativas que dificultan la implementación del autoarchivo. Entre las dificultades mencionadas en la sección de comentarios, destacan la falta de claridad en instructivos, problemas técnicos con la plataforma, falta de socialización y capacitación, y confusión sobre el documento final a subir. Veintidós participantes aportaron sugerencias, entre las que se encuentran una mayor articulación entre la biblioteca y las unidades, capacitaciones más visibles, mejora en la usabilidad del repositorio y mayor flexibilidad en los tipos de documentos aceptados4. Matriz de triangulación La siguiente matriz de triangulación integra los hallazgos obtenidos en la revisión documental, el análisis de fichas de contenido y la aplicación de encuestas a los diferentes actores académicos involucrados en el proceso de entrega y autoarchivo de trabajos de grado. Su propósito es contrastar las fortalezas, debilidades y brechas percibidas en las distintas unidades académicas y roles institucionales, con el fin de identificar coincidencias, divergencias y patrones comunes que permitan comprender de manera más completa la dinámica del proceso: Tabla 6 Matriz de triangulación Matriz de triangulación Categoría de análisis Revisión documental (cualitativa) Encuesta (cuantitativa) Interpretación/observación Conocimiento del procedimiento de autoarchivo Existen instructivos y guías, pero no hay difusión activa ni evidencia de actualización sistemática. 44,7% de los encuestados dice conocer el procedimiento de autoarchivo, 25,5% lo conoce parcialmente, 29,8% no lo conoce. Por otro lado, el 66,7% de la Brecha clara entre la existencia de documentos que explican el procedimiento y el conocimiento real que tienen los asesores, coordinadores y representantes de Vicedecanaturas y jefaturas académicas sobre el mismo. 4 El Instituto Universitario de Educación Física y Deporte manifiesta que “El principal problema es que la licenciatura en educación física NO tiene trabajo de grado y obligaron a los estudiantes a subir un archivo al repositorio. Lo más delicado es que, como comunidad académica, no se ha definido qué contiene ese trabajo, qué características tienes, qué tipo de informe debe ser.” DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 37 vicedecanatura y jefatura académica perciben un nivel alto de conocimiento y adopción del proceso de autoarchivo en su unidad académica, mientras que el 33,3% lo considera bajo. Claridad y pertinencia de los formatos, plantillas de citación e instructivos actuales 15 de los recursos analizados son claros (plantillas, guías, etc.) mientras que los otros 2 dificultan su comprensión para usuarios no especializados (políticas y video de autoarchivo) 65,1% considera claros los formatos, plantillas e instructivos actuales, 30,2% parcialmente claros, 4,7% no claros. Se confirma una fortaleza en las plantillas, pero persiste la dificultad con documentos normativos densos. Difusión/capacitación sobre el procedimiento de autoarchivo Talleres solo cuando los solicitan, no hay estrategia de difusión activa y varios recursos (capacitaciones grabadas) no están en acceso abierto. 90% de asesores no recibió capacitación sobre el autoarchivo; 85% no conocía espacios informativos sobre el procedimiento de autoarchivo; 4 participantes pidieron más capacitaciones del proceso en la sección de comentarios adicionales del cuestionario. Por otro lado, el 66,7% de las vicedecanaturas y jefaturas académicas dice que se ha promovido o reglamentado el proceso de autoarchivo de trabajos de grado en sus unidades académicas, mientras que el 33,3% lo ha hecho parcialmente. Se identifica una brecha fuerte en la transferencia de conocimiento; la difusión es una de las debilidades principales. Articulación institucional Solo 3 dependencias mencionan explícitamente el autoarchivo en la difusión del portal académico (Facultad de Ingeniería, Facultad de Ciencias Sociales y Humanas y la Corporación Académica Ciencias Básicas Biomédicas.); falta integración entre recursos. Vicedecanaturas y jefaturas académicas muestran respuestas diferentes sobre la articulación entre el Sistema de Bibliotecas y las unidades académicas (desde "sí" hasta "no"); 66,7% de vicedecanaturas identifica barreras administrativas. Se confirma una debilidad en la articulación y consistencia entre unidades académicas y el Sistema de Bibliotecas. Importancia del autoarchivo en términos de visibilidad académica y acceso abierto Desde la perspectiva del evaluador, existen recursos pertinentes y de alta relevancia, plantillas variadas y actualizadas. La mayoría de los encuestados (asesores, coordinadores de trabajo de grado y representantes de Vicedecanaturas y jefaturas El reconocimiento del valor del autoarchivo y la existencia de recursos está presente en la comunidad académica, y constituye una fortaleza que puede DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 38 académicas) reconoce la importancia del autoarchivo para visibilidad académica (76,6%). potenciarse con mayor difusión y articulación. Mecanismos de verificación del autoarchivo El instructivo y resoluciones indican pasos para la verificación, pero no hay evidencia de un protocolo transversal para verificar entregas. 43,8% de los coordinadores llevan un control sobre la entrega del paz y salvo del trabajo de grado por parte de los estudiantes, mientras que otro 43,8% no lo hace, y el 12,5% solo a veces. Los coordinadores señalan distintos mecanismos para la verificación de entregas en el autoarchivo (paz y salvo, comunicación directa, biblioteca, o ninguno claro). Y quienes se encargan de esta verificación varía entre el mismo coordinador, asesor de trabajo de grado, personal del Sistema de Bibliotecas y monitores. La falta de un mecanismo unificado puede generar diferencias entre unidades académicas, roles y sus responsabilidades en el proceso. Coherencia entre requisitos del Repositorio y de las Unidades Académicas Los instructivos y plantillas buscan estandarización, pero no siempre incluyen variaciones por unidad. 56,3% de coordinadores percibe coherencia entre los requisitos del Repositorio Institucional y de las unidades académicas, 31,3% parcialmente, 12,5% no. Adicionalmente, el 76,5% de los coordinadores manifiesta que existe un reglamento o lineamiento institucional para la presentación de trabajos de grado en su unidad académica, mientras que el 17,6% dice que no. Se muestran diferencias entre unidades puesto que algunas tienen más particularidades en los trabajos. Aunque en las capacitaciones se recalca que las plantillas son "guías" y pueden modificarse tanto cómo lo desee el estudiante, no todos pueden acceder a estas y no conocen dicha información. Acompañamiento al estudiante Los recursos guían el proceso, pero no mencionan rol de asesores en la entrega. Los instructivos y guías están pensados para que el estudiante haga el proceso por sí mismo. 61,1% de asesores no acompaña al estudiante en la entrega del trabajo de grado en el Repositorio Institucional; 22,2% sí, 16,7% a veces. Hay debilidad en la mediación y acompañamiento directo del proceso. Barreras percibidas en la implementación del autoarchivo Aunque no se identifican barreras explícitamente; se infiere por desactualización y falta de integración de recursos. 66,7% de vicedecanaturas identifican barreras administrativas; comentarios señalan problemas técnicos, falta de capacitación y confusión sobre documentos finales. Las barreras son transversales y reconocidas en distintos niveles, roles y unidades académicas. La falta de integración de recursos y capacitaciones pueden ser las principales causas de estas barreras. DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 39 Gestión del cambio y empalme de roles Al momento, no hay documentos que normen procesos de transición o empalme en responsables del autoarchivo. 56,3% de coordinadores dicen que sí hacen empalme, 37,5% no, 6,3% a veces. Posible debilidad en la sostenibilidad del proceso cuando hay cambios de personal. Evaluación de usabilidad de la plataforma Recursos instruyen el uso de la plataforma, pero algunos están desactualizados y sin integración a los demás recursos. En la sección de comentarios adicionales del cuestionario, señalan problemas técnicos, confusión y baja usabilidad. Hay debilidad en la experiencia de usuario que afecta la eficacia del proceso. Consulta del instructivo de autoarchivo publicado por el Sistema de Bibliotecas El instructivo está disponible en el portal del Repositorio Institucional y en la web del Sistema de Bibliotecas, accesible para la comunidad universitaria. Cuenta con 1971 Vistas totales. El 54,2% de los encuestados ha consultado el instructivo, mientras que el 45,8% no. Aunque el recurso existe y está publicado, gran parte de los participantes no lo consulta, lo que refleja un bajo nivel de apropiación y dependencia de otros mecanismos informales de orientación. Claridad del instructivo de autoarchivo publicado por el Sistema de Bibliotecas El instructivo detalla los pasos del autoarchivo con capturas de pantalla y descripciones; sin embargo, algunos apartados resultan técnicos y no siempre se actualizan. El 76.7% de los encuestados que consultaron el instructivo, lo calificó con la máxima claridad, el 20% con claridad media y solo un 3.3% con baja claridad. Aunque el instructivo presenta apartados técnicos y desactualizados, la mayoría lo percibe claro (76,7% máxima claridad); solo una minoría reporta dificultades, lo que señala necesidad de ajustes en lenguaje y actualización. Información suficiente sobre el proceso para los estudiantes Los instructivos, resoluciones y plantillas ofrecen lineamientos para la realización del proceso de autoarchivo, pero están dispersos y en algunos casos desactualizados. No siempre presentan un paso a paso claro o accesible para un estudiante sin acompañamiento. Los asesores y coordinadores mencionan que los estudiantes suelen desconocer aspectos del proceso (por ejemplo, cuándo entregar, en qué formato, a quién dirigirse). También se evidenció que muchos asesores (61,1%) no acompañan directamente la entrega del autoarchivo. Existe información formal, pero no necesariamente suficiente o clara para los estudiantes. La falta de integración y actualización de los recursos genera confusión y dependencia de apoyos adicionales (coordinadores, biblioteca). Dificultades para realizar el proceso por parte de los estudiantes De los 17 recursos evaluados, 16 fueron identificados con el público objetivo de estudiantes, donde se explican los procesos, formatos y guías para la entrega del autoarchivo. 35,3% de los asesores encuestados dicen que los estudiantes no tienen dificultad para realizar el autoarchivo, 35,3% dice que a veces, y el 29,4% dice no. Aunque existen múltiples recursos dirigidos a estudiantes, persiste una percepción dividida sobre las dificultades del autoarchivo, lo que refleja brechas entre la información disponible y la práctica real. Nota. Fuente elaboración propia. La matriz evidencia un panorama integral del proceso, al reunir tanto las percepciones de los responsables académicos como la información institucional disponible. Este insumo constituye la base para el análisis detallado que se presenta en la sección de discusión, en la cual se profundiza DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 40 en las implicaciones de las fortalezas y debilidades encontradas, así como en las oportunidades de mejora que emergen del contraste de las diferentes fuentes de información. DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 41 7 Discusión A continuación, se presentan análisis detallados, por subtítulos, de las 15 categorías incluidas en la matriz de triangulación, que profundiza en las interpretaciones de los hallazgos documentales y de la encuesta. En cada apartado se integran los hallazgos provenientes de la revisión de fichas/documentos y los resultados de la encuesta para profundizar en las interpretaciones, posibles causas y consecuencias prácticas de lo observado en la fase documental y en la percepción de los actores académicos. Conocimiento del procedimiento de autoarchivo Los datos muestran una distribución fragmentada del conocimiento: 44,7% (21 personas) afirmó conocer el procedimiento, 25,5% (12) lo conoce parcialmente y 29,8% (14) no lo conoce. Esta división indica que el conocimiento no es homogéneo entre los actores responsables del proceso. Aunque casi la mitad declara conocerlo, un tercio no lo conoce; eso crea vulnerabilidades operativas, porque donde el conocimiento es escaso, hay mayor probabilidad de errores, demoras o de no realizar el depósito en el repositorio. La fragmentación sugiere también brechas en la difusión interna y en la formación continua, viéndose reflejado en la alta proporción de asesores que reportaron no haber recibido capacitación (90%, ver categoría de Difusión). En suma, existe una doble situación: reconocimiento general del tema del procedimiento del autoarchivo, pero carencia de conocimiento procedimental uniforme. En este punto, lo encontrado localmente coincide con lo documentado por Rodrigues (2006), quien señala que: “como ocurre en casi todos los repositorios institucionales, la generalización del auto- archivo por los autores académicos era un proceso dificultado por diversas ‘inercias’ y varios obstáculos. Las tradiciones instaladas en la mayoría de las comunidades científicas, el miedo a que el auto-archivo se convierta en una sobrecarga más de trabajo que consumiera tiempo que ya es muy escaso, las dudas y dificultades relacionadas con la propiedad intelectual y los derechos de autor (copyright), la inexistencia de una consciencia de las ventajas del modelo de Acceso Libre, son obstáculos que se han identificado en la mayoría de los repositorios” (p.6). Esto evidencia que los problemas de fragmentación en el conocimiento y en la apropiación del procedimiento son comunes en otros contextos y no se limitan a la Universidad de Antioquia. DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 42 De manera complementaria, la Resolución Rectoral 47233 (2020) establece que las unidades académicas son responsables de informar a los estudiantes candidatos a graduarse sobre los requisitos y procedimientos para la entrega de los trabajos de grado y su depósito en el Repositorio Institucional (art. 2). Sin embargo, los hallazgos muestran que esta obligación no se cumple de forma uniforme, pues buena parte de asesores y coordinadores desconocen el procedimiento, lo que refleja una brecha entre lo normado y la práctica cotidiana. Claridad y pertinencia de los formatos, plantillas de citación e instructivos actuales Las plantillas institucionales (APA, IEEE, Vancouver, Chicago) resultaron entre los recursos mejor valorados en las fichas; la encuesta también indicó que la mayoría considera claros formatos e instructivos (65,1% los consideró claros). Esto revela una fortaleza: la disponibilidad de plantillas prácticas facilita la estandarización y reduce errores formales en la presentación de trabajos. Sin embargo, la validez de esa fortaleza depende de la actualización y de la articulación con las exigencias de cada unidad académica. Además, la existencia de múltiples plantillas y formatos puede generar confusión cuando las unidades académicas exigen variaciones locales; por tanto, la pertinencia práctica de estas plantillas está condicionada por la coherencia entre repositorio y unidades (ver sección Coherencia). Finalmente, aunque en general se juzgan pertinentes, hay recursos poco claros, como las “Políticas del Repositorio Institucional de la Universidad de Antioquia” que resultan densas y por ello menos útiles para usuarios no especializados, y el video “Gestión de autoarchivo Trabajos de Grado #UdeABibliotecas” que se evaluó como muy básico y de poca ayuda para el usuario que desea realizar el procedimiento. Difusión/capacitación sobre el procedimiento de autoarchivo La revisión documental y la entrevista con el coordinador del Repositorio muestran que las capacitaciones se ofrecen a demanda y no hay evidencia sistemática de su ejecución ni de listas de asistentes; además, se planea iniciar una campaña de difusión en el segundo semestre de 2025. En la encuesta, la ausencia de formación es notable: entre asesores, 90% no recibió orientación. Esa dinámica (capacitación reactiva y poco documentada) explica buena parte de la heterogeneidad en el conocimiento y en la práctica. La falta de materiales formativos públicos y de registro de participantes reduce la posibilidad de escalar buenas prácticas y dificulta el empalme de funciones cuando hay cambios de personal (que se analizará más adelante). DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 43 Estos hallazgos se relacionan con lo señalado por Hadad y Aharony (2023), quienes afirman que “muchos investigadores carecen de conciencia sobre el valor del acceso abierto en general y de la ruta verde en particular” (p.492). La ausencia de una política clara de capacitación y la falta de estrategias proactivas de difusión en la Universidad de Antioquia refuerzan esa carencia de conciencia y de apropiación cultural del acceso abierto, lo que limita la consolidación del autoarchivo como práctica cotidiana. Además, la Resolución Rectoral 47233 (2020) establece que las unidades académicas trabajarán con el Departamento de Bibliotecas y “diseñarán estrategias de inducción y promoción del acceso abierto de manera que los estudiantes y la comunidad universitaria conozcan y puedan acceder a los beneficios de la preservación digital, depósito y consulta” (art. 4). Lo encontrado demuestra que, aunque este mandato existe en la normativa, en la práctica no se traduce en una política sistemática de formación ni en una cultura consolidada de difusión. Articulación institucional La articulación entre el Sistema de Bibliotecas y las unidades académicas aparece débil y heterogénea: en el portal web solo tres dependencias hacen referencia explícita al autoarchivo, y las respuestas sobre existencia de articulación variaron entre “sí”, “no” y “parcialmente” (en vicedecanaturas). Esta falta de articulación estructurada conduce a diferencias de criterio y de procedimientos por unidad, lo que a su vez complica la coherencia de requisitos y el establecimiento de mecanismos uniformes de verificación. En la práctica, la articulación limitada transforma el autoarchivo en una responsabilidad compartida pero mal coordinada, con vacíos en responsabilidades y canales de comunicación. Ahora bien, las Políticas del Repositorio Institucional de la Universidad de Antioquia (2020) establece que el repositorio reúne información producida por la institución y sus dependencias, y que “El Sistema de Bibliotecas de la Universidad estará a cargo de la administración y gestión de contenidos del Repositorio Institucional” (p. 9). Esto implica que existe un marco formal de gestión centralizada que debería facilitar la articulación entre bibliotecas y unidades académicas. Sin embargo, al contrastar lo normado en las políticas con los hallazgos de la encuesta, se observa una brecha: aunque el Sistema de Bibliotecas tiene la responsabilidad explícita de coordinar la administración del repositorio, esa coordinación no se refleja de manera clara en las dinámicas de las unidades académicas. DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 44 Importancia del autoarchivo en términos de visibilidad académica y acceso abierto Existe una percepción clara de la relevancia del autoarchivo: 76,6% de los encuestados conoce su importancia para la visibilidad académica y el acceso abierto. Este reconocimiento valorativo es una base positiva, puesto que la comunidad percibe el valor estratégico del repositorio, pero no se traduce automáticamente en prácticas consolidadas. El contraste (alta conciencia sobre la importancia vs. baja capacitación y difusión) sugiere una brecha entre motivación y capacidad: los actores valoran el objetivo, pero muchas veces carecen de las herramientas, formación o procesos institucionales que faciliten la adopción efectiva. En este sentido, Becerril y Aguado (2020) subrayan que el autoarchivo no es solo un trámite, sino un mecanismo central para la visibilidad académica y la ciencia abierta, recordando que “la razón de ser de un repositorio institucional (RI) es devolver valor a la institución o comunidad que lo soporta, buscando la maximización de la visibilidad y el impacto del conocimiento” (p. 124). Mecanismos de verificación del autoarchivo Los mecanismos de verificación reportados son heterogéneos: la verificación recae mayoritariamente en personal del Sistema de Bibliotecas (9 menciones) y en coordinadores de trabajo de grado (5 menciones); además, el mecanismo más citado para enterarse de la entrega es el paz y salvo (35,3%), seguido por comunicación directa (23,5%); un 23,5% señaló que no hay un mecanismo claro. Esta fragmentación implica riesgos en el control institucional del cumplimiento: ausencia de un flujo de información estandarizado dificulta estadísticas fiables sobre depósitos, seguimiento de incumplimientos y la toma de decisiones. La variabilidad de mecanismos refleja la débil articulación y la ausencia de protocolos operativos uniformes. Coherencia entre requisitos del Repositorio y de las Unidades Académicas Un 56,3% de coordinadores consideró que sí existe coherencia, 31,3% que parcialmente y 12,5% que no. Aunque más de la mitad percibe coherencia, la proporción que identifica incoherencias o ambigüedades evidencia tensiones prácticas: plantillas institucionales estandarizadas pueden chocar con requisitos locales de las unidades (formatos, cronogramas, criterios de entrega). Esa tensión empuja a los estudiantes y asesores a realizar adaptaciones, aumentando la probabilidad de errores formales o de rechazos en el repositorio, a pesar de que las DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 45 plantillas están diseñadas para modificarse según sus criterios. La coexistencia de normas institucionales y exigencias locales sin un mecanismo claro de armonización es una fuente persistente de fricción. Acompañamiento al estudiante Los datos muestran que la mayoría de los asesores no acompaña al estudiante en la entrega al Repositorio (61,1% no acompaña; 22,2% sí lo hace). En contextos donde la plataforma o los pasos son percibidos como complejos, la ausencia de acompañamiento incrementa la probabilidad de que estudiantes enfrenten dificultades técnicas o interpretativas en soledad. Además, el acompañamiento es una práctica importante para transferir conocimiento tácito (por ejemplo, cómo resolver problemas de metadatos o qué versión subir), por lo que su ausencia contribuye a desigualdades según la disponibilidad de asesoría local y el nivel de alfabetización digital del estudiante. La Resolución 47233 (2020), Art. 2 señala que tanto las unidades académicas como las bibliotecas deben prestar asesoría a los estudiantes en la entrega y alojamiento de trabajos en el Repositorio. Este deber formal contrasta con la práctica evidenciada en la encuesta, donde gran parte de los estudiantes realiza el proceso de manera independiente, lo que muestra un desfase entre la normativa y la implementación real. Barreras percibidas en la implementación del autoarchivo Entre las barreras documentadas en comentarios y fichas destacan: lenguaje técnico y falta de claridad en algunos instructivos, problemas técnicos en la plataforma, falta de socialización y capacitación, y confusión sobre cuál es el documento final que debe subirse. Estas barreras combinan factores técnicos (usabilidad de la plataforma), comunicativos (claridad de documentos) y organizacionales (difusión, responsabilidades). Su multiplicidad sugiere que las soluciones no pueden ser únicamente tecnológicas o formativas; se requiere un abordaje integral que considere la calidad de los documentos, el diseño de la plataforma y la estructura institucional de capacitación y comunicación. Lo hallado en esta investigación se conecta con Becerril y Aguado (2020), quienes sostienen que: “Factores como la resistencia por parte de la comunidad de investigadores, políticas débiles respecto al autoarchivo, así como la oferta tecnológica limitada que ofrecen la mayoría de DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 46 las implementaciones hechas en las universidades para los RI condicionan el alcance del potencial de los repositorios institucionales” (p.124) Así, se observa que las barreras percibidas en la Universidad de Antioquia son consistentes con lo identificado en la literatura internacional: el conjunto de resistencias culturales, políticas institucionales poco robustas y limitaciones tecnológicas. Gestión del cambio y empalme de roles Respecto al empalme, 56,3% afirmó que se realiza una entrega formal cuando hay cambios de encargados, 37,5% no lo hace y 6,3% lo hace a veces. La gestión del cambio aparece como un punto débil: cuando no hay empalmes formales se pierde conocimiento operativo (contactos, procedimientos locales, criterios), lo que repercute en la continuidad de prácticas y en la eficacia del proceso. La heterogeneidad en la práctica del empalme incrementa la fragilidad organizacional frente a rotaciones de personal. Tal como señala ICONTEC (2021), en la guía sobre gestión del conocimiento, Gestione el conocimiento con la NTC-ISO 30401, las organizaciones están expuestas al riesgo de perder conocimiento valioso debido a la deserción o rotación de personal, lo cual resalta la importancia de contar con instrumentos sistemáticos y planes de mejoramiento continuo que garanticen la preservación de los saberes institucionales. Evaluación de usabilidad de la plataforma Aunque no se aplicó una evaluación de usabilidad cuantitativa, los comentarios y la revisión de fichas indican problemas: recursos y videos están desactualizados respecto a la nueva versión del repositorio (6 recursos desactualizados), y hay reportes puntuales de errores técnicos y dificultades para completar pasos. La usabilidad deficiente no solo genera fricción individual, sino que también alimenta percepciones negativas que desincentivan la consulta de instructivos y la realización del autoarchivo. Además, la falta de materiales instruccionales visibles y actualizados (videos/talleres fuera de línea) limita el autoaprendizaje. Este hallazgo contrasta con lo señalado por Rodrigues (2006), quien describe que “DSpace tiene un proceso de depósito sencillo, dividido en etapas, que conducen al depositante a lo largo de todo el proceso de un modo bastante intuitivo y flexible” (p.5). La diferencia puede deberse a que, aunque DSpace en su diseño general ofrece un flujo usable, la personalización local, los problemas DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 47 técnicos o la ausencia de materiales actualizados en la Universidad de Antioquia afectan esa experiencia, generando un escenario menos favorable de lo que plantea la literatura. Consulta del instructivo de autoarchivo publicado por el Sistema de Bibliotecas El instructivo oficial fue consultado por 54,2% (26 personas). Esto indica que algo más de la mitad de los encuestados recurre a los materiales institucionales cuando necesita orientación; sin embargo, cerca del 46% no lo consultó, lo que retorna al problema de alcance y visibilidad. La proporción de consulta puede estar sesgada por la autoselección de participantes con mayor interés o responsabilidad en el proceso, por lo que la cifra no necesariamente representa el comportamiento de la población estudiantil general. Claridad del instructivo de autoarchivo publicado por el Sistema de Bibliotecas Entre quienes consultaron el instructivo, la valoración de claridad fue mayoritariamente positiva: 76,7% (23 personas) dio la máxima calificación (3/3), 20% (6) una valoración media (2/3) y 3,3% (1) baja (1/3). No obstante, es importante matizar este resultado: hay documentos institucionales (p. ej. las Políticas del Repositorio) que fueron catalogados como densos en la revisión de fichas, y la percepción de claridad entre quienes consultan el instructivo puede obedecer a un sesgo de autoselección, quienes buscan y encuentran el documento probablemente tienen mayor capacidad o interés para comprenderlo. Aquí es pertinente integrar ambas categorías (Consulta y Claridad): aunque el instructivo se percibe claro por quienes lo consultan, su alcance limitado y la existencia de otros textos técnicos y densos implican que muchas personas potencialmente beneficiarias no lo leen o no lo entienden. En palabras sencillas: “cuando una persona percibe que un documento es muy técnico, no lo lee” y esa conducta reduce la efectividad de los materiales, por muy claros que sean para una subpoblación. Información suficiente sobre el proceso para los estudiantes Las percepciones están divididas: 37,5% (18) consideró que la información es suficiente para los estudiantes, 33,3% (16) que no lo es, y 29,2% (14) dijo no saberlo. Esta incertidumbre señala que desde la perspectiva de los responsables hay dudas sobre la cobertura informativa real. Un punto crítico identificado por la revisión documental es la falta de evidencia sobre la accesibilidad de los materiales para estudiantes con discapacidades: no se evaluó si los instructivos, DIAGNÓSTICO SOBRE LA ADOPCIÓN DEL AUTOARCHIVO DE TRABAJOS DE GRADO EN EL... 48 plantillas y videos cumplen criterios de accesibilidad (compatibilidad con lectores de pantalla, formatos alternativos, subtítulos, descripciones). Por tanto, dentro de la población estudiantil es necesario subrayar que no se llegó a analizar la pertinencia y accesibilidad del proceso para estudiantes con discapacidades. Como línea concreta para investigación futura, y para esclarecer la suficiencia documental, se recomienda indagar específicamente en qué medida las personas estudiantes con discapacidades usan los instructivos y materiales disponibles y realizar un estudio con estudiantes (incluyendo a personas con discapacidad) sobre su conocimiento del proceso y la manera en que efectúan el autoarchivo. Solo así podrá evaluarse si la información institucional llega a todos los grupos y con qué barreras específicas. Dificultades para realizar el proceso por parte de los estudiantes Los reportes de asesores sobre las dificultades de estudiantes son mixtos: 29,4% afirmó que sí las tienen, 35,3% que a veces y 35,3% que no. Esto indica que, en muchos casos, las dificultades son dependientes de la experiencia previa del estudiante, del apoyo que reciba del asesor y de la unidad académica. Las dificultades identificadas (errores en formatos, problemas técnicos, confusión sobre la versión final, carga de metadatos) se relacionan estrechamente con la usabilidad de la plataforma, la claridad de los instructivos y el acompañamiento. Así, las barreras técnicas y de comunicación generan cargas adicionales sobre estudiantes y asesores, lo que puede traducirse en entregas incompletas o procesadas con retraso. Este panorama se refuerza con lo descrito por Hadad y Aharony (2023), quienes señalan que “los procesos de autoarchivo en repositorios de acceso abierto verde son complejos para algunos autores debido a su aspecto tecnológico, que puede ser una tarea administrativa tediosa y difícil que requiere numerosos intentos para completarse” (p.492). La percepción de complejidad que reportan los asesores sobre los estudiantes de la Universidad de Antioquia refleja precisamente lo señalado en la literatura: el autoarchivo, aunque conceptualmente sencillo, se convierte en una tarea pesada cuando no existen apoyos suficientes ni una plataforma intuitiva y actualizada. En conjunto, los hallazgos muestran un patrón claro: hay recursos y procedimientos institucionales que constituyen una base sólida (plantillas actualizadas, instructivo disponible, reconocimiento del valor del repositorio), pero la efectividad del sistema está limit