SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 1 1. PRESENTACIÓN. El presente Manual de Procedimientos Archivísticos para la subserie de Historias Laborales de C.I. COLFRUTAS S.A.S. tiene como propósito establecer lineamientos claros y unificados para la gestión, organización, digitalización, conservación y consulta de los documentos que conforman los expedientes laborales del personal activo e inactivo de la empresa. Este manual surge como respuesta a la necesidad institucional de contar con un proceso estandarizado que asegure el adecuado tratamiento de la información laboral, garantizando su validez administrativa, su integridad documental y su disponibilidad para los procesos internos de Talento Humano y demás dependencias que requieran acceder a ella. La estructura y contenido de este manual se fundamentan en los principios y normas archivísticas vigentes en Colombia, así como en las particularidades del proceso interno de COLFRUTAS. Asimismo, recoge las prácticas implementadas durante el proceso de organización y digitalización de los 189 expedientes laborales que conforman la subserie, integrando los aprendizajes y mejoras derivadas de dicho proceso. Su aplicación es de carácter obligatorio para todo el personal que intervenga en la creación, manejo, transferencia, organización o consulta de documentos pertenecientes a las Historias Laborales, y busca garantizar un tratamiento uniforme que fortalezca la gestión documental y contribuya al cumplimiento de funciones administrativas, legales y laborales. 2. OBJETIVO. El Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales tiene como objetivo establecer las directrices técnicas, administrativas y operativas necesarias para garantizar la correcta organización, gestión, digitalización, conservación y consulta de los documentos que conforman los expedientes laborales de C.I. COLFRUTAS S.A.S. De manera específica, este manual busca: 1. Estandarizar los procesos relacionados con la recepción, registro, clasificación, organización, digitalización y almacenamiento de los documentos laborales. SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 2 2. Asegurar la integridad, autenticidad y disponibilidad de la información contenida en los expedientes, tanto en su versión física como digital. 3. Definir criterios claros de nombrado, ordenamiento y ubicación de los expedientes y documentos, de acuerdo con las necesidades institucionales y las mejores prácticas archivísticas. 4. Fortalecer la trazabilidad y control documental, permitiendo una consulta eficiente y una gestión responsable de la información. 5. Garantizar la continuidad del sistema de organización implementado, facilitando que nuevos expedientes o documentos se integren correctamente al archivo laboral. 6. Servir como guía para el personal responsable, asegurando que todas las actividades relacionadas con la gestión de Historias Laborales se desarrollen de manera uniforme, precisa y conforme a las normas vigentes. 3. ALCANCE. El presente Manual de Procedimientos Archivísticos aplica exclusivamente al proceso de gestión documental relacionado con la subserie de Historias Laborales de C.I. COLFRUTAS S.A.S., abarcando tanto el manejo de documentos físicos como digitales. Su alcance comprende: 3.1. Cobertura documental Incluye todos los documentos que conforman o se integran a los expedientes laborales del personal activo e inactivo, tales como: - Información personal y familiar - Afiliaciones - Vinculación laboral - Contrato, otrosí y clausulas - Licencias e Incapacidades - Solicitudes - Procesos disciplinarios - Primas, Vacaciones y Cesantías - Entrega EPP – Herramientas - Otros - Desvinculación SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 3 No contempla la gestión de otras series o subseries documentales ajenas al archivo laboral. 3.2. Cobertura funcional Este manual aplica a todas las actividades desarrolladas por: • Dirección de Talento Humano, como dependencia responsable de emitir, entregar y autorizar los documentos que integran las historias laborales. • Área de Archivo o persona designada para la organización, digitalización, clasificación, custodia y control de los expedientes. 3.3. Procesos incluidos El manual comprende los siguientes procesos: • Recepción y verificación de documentos laborales. • Registro y control de ingreso al archivo. • Organización física del expediente. • Organización digital y estructura de carpetas. • Clasificación interna según las 11 secciones definidas por la empresa. • Digitalización documental con criterios técnicos establecidos. • Nombrado y almacenamiento de archivos digitales. • Actualización del inventario documental. • Integración de expedientes nuevos. • Conservación y medidas preventivas. • Consulta y recuperación de información. 3.4. Ámbito de aplicación Su aplicación es obligatoria para todo el personal que participe en los procesos descritos, ya sea de manera directa o indirecta, y tiene vigencia permanente hasta que la Dirección de Talento Humano o la Gerencia General disponga su actualización. 4. BASE NORMATIVA La gestión de las Historias Laborales en C.I. COLFRUTAS S.A.S. se fundamenta en el cumplimiento de la normativa archivística, laboral y SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 4 administrativa vigente en Colombia. Este manual se apoya en las siguientes disposiciones: 4.1. Normativa archivística • Ley 594 de 2000 — Ley General de Archivos Establece los principios y directrices para la organización, conservación y disponibilidad de los archivos en Colombia, incluyendo los principios de procedencia, orden original, integridad y acceso a la información. • Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación Define lineamientos actualizados sobre organización documental, clasificación, ordenación, descripción, digitalización y conservación preventiva, aplicables a entidades públicas y orientadores para el sector privado. • Acuerdo 060 de 2001 del AGN Establece bases para la organización de archivos de gestión y archivo central, incluyendo instrumentos archivísticos e integración de expedientes. 4.2. Normativa sobre acceso a la información • Ley 1712 de 2014 — Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Si bien aplica principalmente al sector público, establece principios de acceso y reserva aplicables como buenas prácticas a organizaciones privadas que manejan información sensible. • Ley 1581 de 2012 — Protección de Datos Personales Regula la protección de datos personales y el tratamiento adecuado de la información privada y sensible contenida en las historias laborales. 4.3. Normativa laboral • Código Sustantivo del Trabajo Regula la existencia de documentos derivados de contratos laborales, afiliaciones, pagos prestacionales, procesos disciplinarios y demás documentos que integran la historia laboral del trabajador. SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 5 • Ley 100 de 1993 — Sistema de Seguridad Social Integral Define documentos y registros relacionados con afiliaciones a EPS, fondos de pensiones y ARL. 4.4. Normativa interna institucional Este manual también se rige por: Los lineamientos de la Dirección de Talento Humano, como emisora y responsable de la generación de documentos laborales. Las directrices definidas por Gerencia, especialmente en lo relacionado con el uso del espacio físico y los materiales asignados para la conservación de los expedientes. Las prácticas establecidas durante la organización física y digital de los expedientes, que constituyen un precedente técnico para la correcta gestión futura del archivo laboral. 5. RESPONSABLES. La adecuada gestión de las Historias Laborales requiere la participación coordinada entre la Dirección de Talento Humano, la persona responsable del archivo y, cuando aplique, otras dependencias de la empresa. Cada actor cumple funciones específicas que garantizan la integridad, exactitud y disponibilidad de los expedientes laborales. A continuación, se establecen los roles y responsabilidades: 5.1. Dirección de Talento Humano Es la unidad responsable de la generación, custodia inicial y entrega de los documentos que integran las historias laborales. Sus funciones incluyen: • Emitir, firmar o validar todos los documentos que componen los expedientes laborales. • Entregar al archivo únicamente documentos oficiales, completos, legibles y verificados. • Delegar a un funcionario responsable cuando no pueda realizar la entrega directamente. • Coordinar con el archivo la entrega de documentos para actualización, consulta o incorporación. SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 6 • Aprobar las directrices internas relacionadas con el manejo y organización del archivo laboral. • Revisar y avalar el cumplimiento del presente manual. 5.2. Responsable del archivo (auxiliar de archivo o empleado designado) Es la persona encargada de ejecutar los procedimientos técnicos establecidos en el manual y mantener actualizado el archivo laboral. Entre sus funciones están: • Recibir los documentos provenientes de Talento Humano y registrarlos en el control interno de ingreso. • Verificar que el documento corresponda al trabajador indicado (nombre, identificación, fechas, contenido). • Digitalizar los documentos bajo los parámetros técnicos definidos (400 dpi, formato PDF). • Incorporar cada documento en su carpeta física y digital, dentro de la sección correspondiente. • Actualizar el inventario documental y los registros de control. • Crear y organizar expedientes nuevos siguiendo el sistema de codificación establecido. • Mantener el orden físico y digital de la subserie de Historias Laborales. • Garantizar la reserva y protección de los datos personales contenidos en los expedientes. 5.3. Gerencia General Tiene la función de: • Definir el espacio físico y los materiales destinados para la conservación de los expedientes. • Asegurar que la empresa cuente con los recursos necesarios para la gestión documental. • Solicitar, cuando lo considere necesario, la actualización o revisión del presente manual. 5.4. Otros actores institucionales En situaciones excepcionales, pueden intervenir: • Área de Sistemas, para asegurar la disponibilidad, respaldo y seguridad del servidor donde se almacenan los expedientes digitales. SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 7 • Auditoría interna, cuando se requiera revisar la integridad y cumplimiento del procedimiento documental. 6. DEFINICIONES BASICAS A continuación, se presentan los conceptos esenciales para la correcta comprensión y aplicación de los procedimientos establecidos en este manual. Estas definiciones se basan en la normatividad archivística colombiana y en las prácticas internas de la empresa. 6.1. Archivo Conjunto de documentos, en cualquier soporte, producidos o recibidos por una organización en el desarrollo de sus funciones y actividades, conservados de manera organizada para servir como evidencia, información y soporte administrativo. 6.2. Expediente Unidad documental compuesta por uno o varios documentos relacionados entre sí por un mismo asunto, trámite o vínculo común. En este manual, el expediente corresponde a la Historia Laboral del empleado. 6.3. Historia Laboral Expediente que reúne los documentos generados durante la vinculación del trabajador con la empresa, desde su ingreso hasta su retiro. Contiene información de identificación, afiliaciones, contratación, evaluaciones, procesos disciplinarios, vacaciones, novedades, entre otros elementos derivados de la relación laboral. 6.4. Documento de archivo Registro producido, recibido o acumulado por una organización en el ejercicio de sus funciones, con valor administrativo, legal, técnico, fiscal o histórico. 6.5. Tipología documental Forma específica que adopta un documento dentro del expediente, según su función o contenido (ejemplo: contrato, incapacidad, solicitud, liquidación, etc.). SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 8 6.6. Clasificación documental Proceso mediante el cual se agrupan documentos de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad y con las funciones que estos apoyan. En este manual, la clasificación se realiza por 11 secciones internas definidas por Talento Humano. 6.7. Ordenación documental Proceso archivístico que consiste en establecer el orden interno de los documentos dentro de un expediente. Para las Historias Laborales, este orden se basa en el criterio cronológico dentro de cada sección. 6.8. Digitalización Proceso de convertir un documento físico en un archivo digital mediante el uso de un escáner, siguiendo parámetros técnicos como resolución, formato y calidad. Los documentos digitalizados en la empresa se almacenan en formato PDF a 400 dpi. 6.9. Inventario documental Instrumento archivístico que relaciona de manera sistemática y ordenada los expedientes, permitiendo su identificación, control, consulta y ubicación física y digital. 6.10. Codificación Asignación de un número único consecutivo a cada Historia Laboral, que permite organizar la subserie, identificar los expedientes y mantener el orden físico y digital. 6.11. Conservación documental Conjunto de acciones destinadas a prolongar la vida útil de los documentos y garantizar su integridad física, legal y funcional. 6.12. Responsables del archivo Empleados encargados de la recepción, verificación, digitalización, clasificación, actualización del inventario y custodia de los expedientes. 7. PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN FISICA DEL EXPEDIENTE El proceso de organización física de las Historias Laborales garantiza que los documentos se conserven de manera ordenada, accesible y coherente SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 9 con la estructura interna definida por la empresa. Todo empleado encargado del archivo debe seguir los pasos descritos a continuación para asegurar uniformidad y trazabilidad en la gestión documental. 7.1. Recepción oficial del documento 1. Entrega exclusiva por Talento Humano Todos los documentos que integran o actualizan un expediente laboral deben ser entregados únicamente por la Dirección de Talento Humano o por un empleado delegado por esta. 2. Verificación inicial del documento Al recibir cada documento, el responsable del archivo debe revisar: • Nombre y número de identificación del empleado. • Fecha del documento. • Legibilidad, autenticidad y completitud. • Correspondencia con el trabajador y con el tipo de documento. 3. Control de ingreso Cada documento recibido se registra en el control interno de recepción, donde el responsable del archivo deja constancia de: • Fecha de ingreso. • Nombre del documento. • Nombre del empleado. • Firma del responsable. 7.2 Incorporación del documento al expediente físico 1. Una vez verificado, el documento debe ubicarse en la sección correspondiente dentro de la Historia Laboral, según las once categorías establecidas por Talento Humano. 2. La organización interna del expediente sigue un criterio cronológico, donde los documentos más antiguos se ubican primero dentro de cada sección. SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 10 3. Todos los documentos deben quedar dentro del expediente en las condiciones y materiales definidos por Gerencia, evitando el uso de insumos no autorizados. 4. Cada expediente debe mantenerse completo, sin mezclar documentos de otros trabajadores ni incluir material duplicado innecesario. 7.4. Procedimiento para la creación de un expediente nuevo Cuando Talento Humano entrega documentos de un trabajador que ingresa por primera vez: 1. Revisar la base de datos para identificar el último código asignado. 2. Asignar el siguiente código consecutivo (por ejemplo, si el último expediente es el 189, el siguiente será el 190). 3. Registrar en el inventario documental: o Código único o Nombre completo o Número de identificación o Cargo por desempeñar o Demas documentos solicitados en la base de datos. 4. Crear el expediente físico con la estructura interna de las once secciones definidas. 5. Incorporar los documentos entregados en cada sección correspondiente. 6. Ubicar el expediente en el archivador físico según el orden consecutivo del inventario. 7.5. Orden físico en el archivador 1. Los expedientes deben mantenerse organizados siguiendo estrictamente el orden consecutivo del inventario documental. 2. El código único determina su ubicación física; por ejemplo: SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 11 o Si el expediente más reciente es el 190, este debe ubicarse al final del archivador. 3. No deben existir espacios vacíos entre expedientes ni desorden por áreas, nombres o tipos de contrato. 7.6. Revisión periódica del expediente El responsable del archivo debe verificar periódicamente que: • No existan documentos duplicados. • No haya documentos sueltos o ubicados incorrectamente. • La estructura interna se mantenga íntegra. • Los expedientes estén completos y en buenas condiciones. 8. PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DIGITAL DEL EXPEDIENTE La organización digital de las Historias Laborales garantiza la preservación de los documentos en formato electrónico, facilita la consulta y refuerza la seguridad de la información. Todo el proceso debe realizarse siguiendo los lineamientos establecidos por la empresa y asegurando la correspondencia entre los expedientes físicos y digitales. 8.1. Estructura general del expediente digital Cada Historia Laboral cuenta con una carpeta digital individual, almacenada en el servidor institucional designado por la empresa. Esta carpeta debe crearse y mantenerse bajo la siguiente estructura: Formato de nombre de la carpeta: [Código único] – [Nombre completo del empleado] Ejemplo: 055 – Ana Maria Graciano Piedrahita Dentro de esta carpeta se almacenan TODOS los documentos digitalizados del empleado, cada uno como un PDF individual. 8.2. Parámetros técnicos de digitalización Todos los documentos físicos se digitalizan con estas especificaciones: SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 12 • Resolución: 400 dpi • Formato: PDF • Un documento = un archivo digital independiente • Color: Escala de grises o color en caso de que haya información a color importante que registrar. • Orientación: correcta y legible 8.3. Nombrado de los documentos digitales Cada archivo PDF debe nombrarse así: [Nombre de la tipología documental] [AAAA-MM-DD] Ejemplos: • INCAPACIDAD 2025-01-12 • CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO 2023-07-01 • SOLICITUD DE PERMISO 2024-10-05 • LIQUIDACIÓN VACACIONES PERIODO 2023 2024-06-30 Esto permite identificar fácilmente el contenido del documento y su fecha de creación. 8.4. Incorporación del documento al expediente digital 1. Una vez digitalizado, el archivo PDF se guarda dentro de la carpeta del empleado. 2. No se crean subcarpetas adicionales. 3. Los documentos se conservan en orden cronológico dentro de la carpeta, asegurando coherencia con el expediente físico. 8.5. Correspondencia entre expediente físico y digital El expediente digital debe reflejar exactamente la información contenida en el expediente físico: • Los documentos digitalizados deben corresponder al contenido real del expediente. • Los documentos deben conservar la misma fecha. SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 13 • Toda actualización del expediente físico debe replicarse inmediatamente en su carpeta digital. 8.6. Almacenamiento y respaldo Los expedientes digitales se almacenan en el servidor institucional. El área responsable de sistemas garantiza su respaldo periódico y la seguridad de la información. 8.7. Revisión periódica El empleado encargado del archivo debe revisar periódicamente: • Que no existan documentos duplicados. • Que todos los PDF tengan el nombre correcto. • Que el expediente digital coincida con el físico. • Que la carpeta digital esté completa y actualizada. 9. ESTRUCTURA INTERNA DEL EXPEDIENTE Cada Historia Laboral se organiza físicamente en 11 secciones internas, definidas por la Dirección de Talento Humano. Estas secciones agrupan las tipologías documentales según su naturaleza, función administrativa y relación con el ciclo laboral del empleado. El orden aquí establecido debe mantenerse de manera uniforme en todos los expedientes. A continuación, se describen las secciones y las tipologías que las conforman. 9.1 Información personal: Contiene los documentos que identifican al empleado y a su núcleo familiar, así como certificaciones personales o laborales. Tipologías incluidas: 1. Cédula de ciudadanía 2. Cédula de cónyuge 3. Cédula de hijo(a) 4. Certificado bancario SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 14 5. Certificado de defunción 6. Declaración juramentada 7. Documentos vehículo 8. Hoja de vida 9. Licencia de conducción 10. Recomendación laboral 11. Recomendación personal 12. Registro civil de matrimonio 13. Registro civil de nacimiento (hijo/a) 14. RUT 15. Tarjeta de identidad (hijo/a) 9.2 Afiliaciones: Agrupa los documentos que demuestran la vinculación del empleado y su familia a entidades de seguridad social, protección y beneficios. Tipologías incluidas: 1. Afiliación a EPS – ADRES 2. Afiliación grupo familiar Caja de Compensación Comfama 3. Certificado de afiliación Caja de Compensación Comfama 4. Certificado de afiliación ARL SURA 5. Certificado de afiliación ARL Positiva 6. Certificado de afiliación EPS 7. Certificado fondo de pensiones Colpensiones 8. Certificado fondo de pensiones Porvenir 9. Certificado fondo de pensiones Protección 10. Certificado funerario 9.3 Vinculación laboral: Incluye todos los documentos relacionados con el proceso de ingreso, evaluación inicial y cumplimiento de requisitos. Tipologías incluidas: 1. Acta de autoridad y responsabilidad para personal crítico 2. Acta de inducción SST 3. Acuerdo de seguridad y confidencialidad SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 15 4. Autorización de tratamiento de datos 5. Certificado médico de preingreso ocupacional 6. Certificado médico de aptitud exposición a químicos 7. Certificado médico de control periódico 8. Conocimiento de código de ética, conducta y compromiso social 9. Consentimiento informado 10. Cuestionario 11. Descripción del cargo 12. Documentos para la gestión del personal 13. Encuesta perfil sociodemográfico 14. Entrevista por competencias 15. Estándar de seguridad para oficina 16. Evaluación de conocimientos operativos 17. Evaluación inducción SST 18. Expectativas y necesidades 19. Perfil del cargo y manual de funciones 20. Pruebas psicotécnicas 21. Programa evaluación desempeño administrativo 22. Recomendaciones médicas ocupacionales 23. Registro de inducción 24. Registro de huellas dactilares y firmas 25. Registro de referencias académicas 26. Registro de referencias laborales y personales 27. Registro fotográfico 28. Requisición del personal 29. Verificación antecedentes Contraloría 30. Verificación antecedentes Lista Clinton 31. Verificación antecedentes Policía 32. Verificación antecedentes Procuraduría 33. Verificación antecedentes SIMIT 34. Verificación información académica 35. Verificación referencias laborales y personales 36. Visita domiciliaria 9.4 Contratos, otrosí y clausulas: Agrupa los documentos jurídicos que formalizan la relación laboral o sus modificaciones. SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 16 Tipologías incluidas: 1. Cláusulas adicionales 2. Contrato individual de trabajo a término fijo inferior a un año 3. Contrato de trabajo a término fijo de carácter especial 4. Otrosí 5. Otrosí al contrato de trabajo 6. Sustitución patronal 9.5 Licencias e Incapacidades: Incluye las solicitudes o documentos otorgados durante la relación laboral relacionados con ausencias justificadas o incapacidades. Tipologías incluidas: 1. Incapacidad medica 2. Licencia de maternidad 3. Licencia de paternidad 4. Licencia por luto 9.6 Solicitudes: Documentos formales dirigidos a Talento Humano. Tipologías incluidas: 1. Solicitud de permiso 2. Solicitud de préstamo 9.7 Procesos disciplinarios Documentos derivados de procesos internos de control disciplinario. Tipologías incluidas: 1. Acta de descargos 2. Acta de compromiso 3. Carta de compromiso convivencia laboral 4. Citación a diligencia de descargos 5. Llamado de atención SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 17 6. Memorando 7. Sanción disciplinaria 9.8 Primas, vacaciones y cesantías: Documentos relacionados con prestaciones sociales, liquidaciones parciales o reconocimientos económicos. Tipologías incluidas: 1. Acuerdo de transacción cesantías periodo 2. Autorización para reclamar cesantías 3. Liquidación de cesantías e intereses 4. Liquidación de vacaciones 5. Notificación de vacaciones 6. Prima de servicios 7. Solicitud de vacaciones 9.9 Entrega de EPP – Herramientas: Documentos que evidencian entrega de elementos de dotación o equipos. Tipologías incluidas: 1. Acta entrega de carné empresarial 2. Acta entrega activos, equipos y herramientas 3. Entrega de dotación y EPP 9.10 Otros: Se incluyen documentos no clasificados que, aunque no corresponden a una categoría principal, hacen parte del expediente laboral. Tipologías incluidas: 1. Notificación aumento salarial 2. Descuento por daños 9.11 Desvinculación: Documentos que soportan el proceso de retiro del trabajador. SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Manual de Procedimientos Archivísticos para las Historias Laborales COD: COL-PR-0X Versión: 001 Fecha: 2025-11-10 18 Tipologías incluidas: 1. Acta de entrega de puesto de trabajo 2. Autorización examen laboral de retiro 3. Aviso terminación de contrato 4. Certificado médico de egreso 5. Liquidación definitiva de prestaciones sociales 6. Paz y salvo 7. Preaviso de terminación de contrato 8. Renuncia voluntaria 9. Terminación de contrato de trabajo 10. Terminación de contrato de trabajo sin justa causa 10. FLUJOGRAMA DE LA CREACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE UNA HISTORIA LABORAL 1. PRESENTACIÓN. 2. OBJETIVO. 3. ALCANCE. 4. BASE NORMATIVA 5. RESPONSABLES. 6. DEFINICIONES BASICAS 7. PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN FISICA DEL EXPEDIENTE 8. PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DIGITAL DEL EXPEDIENTE 9. ESTRUCTURA INTERNA DEL EXPEDIENTE 10. FLUJOGRAMA DE LA CREACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE UNA HISTORIA LABORAL