La inteligencia artificial como estrategia para la optimización de procesos institucionales y la gestión de eventos en organizaciones deportivas Karen Juliana Garay Bautista Trabajo de grado presentado para optar al título de Licenciado en Educación Física Asesor Marlon Andrés Amaya Cadavid, Magíster (MSc) en Gerencia del Talento Humano Universidad de Antioquia Instituto Universitario de Educación Física y Deporte Licenciatura en Educación Física Medellín, Antioquia, Colombia 2026 Cita (Garay Bautista, 2026) Referencia Estilo APA 7 (2020) Garay Bautista, K. (2026). La inteligencia artificial como estrategia para la optimización de procesos institucionales y la gestión de eventos en organizaciones deportivas [Trabajo de grado profesional]. Universidad de Antioquia, Medellín, Colombia. Biblioteca Ciudadela Robledo Repositorio Institucional: http://bibliotecadigital.udea.edu.co Universidad de Antioquia - www.udea.edu.co El contenido de esta obra corresponde al derecho de expresión de los autores y no compromete el pensamiento institucional de la Universidad de Antioquia ni desata su responsabilidad frente a terceros. Los autores asumen la responsabilidad por los derechos de autor y conexos. https://co.creativecommons.net/tipos-de-licencias/ https://co.creativecommons.net/tipos-de-licencias/ Contenido PROBLEMATIZACIÓN .................................................................................................... 1 METODOLOGÍA ............................................................................................................... 4 Enfoque Metodológico.................................................................................................... 4 Población y Contexto ...................................................................................................... 4 DIAGNÓSTICO Y OBSERVACIÓN DEL ENTORNO ................................................... 4 BÚSQUEDA Y SELECCIÓN DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS...................... 5 Proceso de selección ....................................................................................................... 6 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN PILOTO .................................................. 7 EVALUACIÓN DEL PLAN PILOTO ............................................................................... 7 RESULTADOS PRELIMINARES .................................................................................... 8 OBJETIVOS ....................................................................................................................... 3 Objetivo General ............................................................................................................. 3 Objetivos Específicos...................................................................................................... 3 CONCLUSIONES .............................................................................................................. 8 REFERENCIAS ................................................................................................................ 10 IA para la optimización de procesos y eventos en organizaciones deportivas 1 PROBLEMATIZACIÓN En el contexto de mi práctica profesional de énfasis, requisito para la culminación de mi proceso de formación, desarrollé actividades en un club deportivo que se caracteriza por la organización de eventos sociales, culturales y deportivos dirigidos a su comunidad. Este espacio institucional constituye un escenario dinámico donde convergen múltiples procesos administrativos, logísticos y comunicativos que, para su adecuado funcionamiento, requieren de una gestión rigurosa de la información. Durante el desarrollo de la práctica pude observar de manera directa cómo la ausencia de mecanismos estructurados para administrar datos afectaba la eficiencia, continuidad y calidad de los procesos. Una de las problemáticas más evidentes fue la pérdida, dispersión y fragmentación de la información institucional, vinculada no solo a cambios de personal, sino también al manejo individualizado de datos. Cada integrante almacenaba información en dispositivos personales, carpetas independientes o medios no institucionales, sin rutas claras de entrega, transferencia o actualización. Esto generaba un escenario de desarticulación donde la información necesaria para la toma de decisiones quedaba distribuida de manera desigual y sin criterios unificados. Esta situación coincide con lo que Davenport y Prusak (1998) denominan una gestión del conocimiento insuficiente, en la que la organización depende del saber individual, lo que aumenta los riesgos de discontinuidad administrativa. Entre los datos más afectados se encontraban bases de proveedores, contactos de aliados estratégicos, presupuestos de eventos anteriores, cronogramas, reportes logísticos y registros de participantes. En consecuencia, cuando un nuevo integrante asumía funciones, enfrentaba un panorama incierto: desconocía qué información existía, dónde se ubicaba o si estaba actualizada. IA para la optimización de procesos y eventos en organizaciones deportivas 2 Esto derivaba en improvisación, reconstrucción de procesos desde cero, repetición de errores y dificultades en la planificación. Nonaka y Takeuchi (1995) señalan que la ausencia de mecanismos para convertir el conocimiento individual en organizacional afecta la capacidad institucional de aprender y mejorar. Estas dificultades se hacían más evidentes en el contexto actual de transformación digital. En la sociedad de la información, los datos son un recurso estratégico para garantizar eficiencia, transparencia y continuidad operativa. La carencia de sistemas unificados compromete la sostenibilidad institucional, dado que la información se pierde, se fragmenta o queda a disposición de quien la generó, pero no de la organización en su conjunto. Marqués (2020) indica que la digitalización no debe ser entendida como un simple proceso tecnológico, sino como una estrategia que fortalece la gobernanza y la toma de decisiones informadas. La problemática identificada no se limita a la pérdida de datos, sino que implica la ausencia de memoria institucional, lo que dificulta comprender la trayectoria organizativa, identificar patrones, anticipar dificultades y evaluar procesos. Sin bases de datos estructuradas o sistemas para analizar información, el club no cuenta con herramientas para construir indicadores, mejorar la planificación ni garantizar la calidad en la ejecución de eventos. Chiavenato (2011) advierte que la falta de procedimientos y canales de comunicación establecidos deteriora la coordinación interna y el desempeño organizacional. Ante este escenario y considerando la pertinencia de mi práctica profesional, surgió la necesidad de explorar herramientas digitales e inteligencias artificiales que permitieran fortalecer la gestión de la información, garantizar la continuidad administrativa y contribuir a la planificación de eventos. De acuerdo con la UNESCO (2021), las tecnologías emergentes pueden IA para la optimización de procesos y eventos en organizaciones deportivas 3 mejorar significativamente los procesos institucionales cuando se integran de manera contextualizada y estratégica. A partir de estas reflexiones se emprendió un proceso de intervención exploratoria para identificar herramientas que permitieran centralizar la información, conectarla, preservarla a largo plazo y facilitar su uso para la planificación. OBJETIVOS Objetivo General Implementar un sistema digital de gestión de información basado en herramientas de inteligencia artificial para mejorar la organización y continuidad de los procesos relacionados con la planeación de eventos en un club deportivo. Objetivos Específicos 1. Diagnosticar el estado actual del manejo de la información institucional. 2. Identificar herramientas digitales pertinentes para la gestión documental. 3. Diseñar un plan piloto mediante Notion y Obsidian. 4. Implementar y evaluar el funcionamiento del sistema digital. 5. Analizar la incidencia del modelo en la eficiencia y trazabilidad institucional. IA para la optimización de procesos y eventos en organizaciones deportivas 4 METODOLOGÍA Enfoque Metodológico La intervención se desarrolló bajo un enfoque aplicado y descriptivo, orientado a comprender la gestión de información institucional y proponer una solución basada en herramientas digitales. Este enfoque permitió analizar la situación actual, identificar necesidades y diseñar un plan piloto que transformara el manejo de datos mediante sistemas de inteligencia artificial. La metodología se fundamenta en lineamientos de estudios aplicados en gestión organizacional, orientados a resolver problemas concretos mediante soluciones innovadoras. Población y Contexto La población estuvo compuesta por el equipo administrativo del club deportivo. Las funciones institucionales incluyen áreas como coordinación, técnica, contabilidad, comunicaciones y gestión de eventos. El contexto institucional se enmarca en los lineamientos definidos en la Ley 181 de 1995, que regula la organización y funcionamiento de entidades deportivas y resalta la importancia de la gestión eficiente, transparente y continua de sus procesos administrativos y operativos. DIAGNÓSTICO Y OBSERVACIÓN DEL ENTORNO Durante la práctica profesional se realizó observación participante de los procesos administrativos y organizativos, con énfasis en la planeación de eventos. Se identificaron los siguientes elementos: 1. Pérdida de información institucional debida a cambios de personal y ausencia de protocolos de entrega. IA para la optimización de procesos y eventos en organizaciones deportivas 5 2. Almacenamiento disperso en dispositivos individuales. 3. Falta de digitalización de documentos históricos. 4. Desconexión entre áreas: administrativa, técnica, contable y comunicaciones. 5. Imposibilidad de rastrear decisiones pasadas o evaluar procesos basados en registros. El diagnóstico permitió establecer el problema central: La pérdida y dispersión de información institucional, asociada a la rotación de personal y a la ausencia de un sistema estandarizado para la gestión de datos necesarios para la planeación de eventos. BÚSQUEDA Y SELECCIÓN DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS Se llevó a cabo una intervención exploratoria exhaustiva sobre herramientas digitales e inteligencias artificiales que pudieran contribuir a una solución sostenible de gestión de información. El proceso se fundamentó en tres criterios esenciales: 1. Capacidad para almacenar información de manera estructurada, organizada y accesible. 2. Funciones de asistencia inteligente que apoyaran la planificación de eventos, la toma de decisiones y la organización documental. 3. Accesibilidad y bajo costo, priorizando plataformas gratuitas o económicas, adecuadas para un plan piloto en el marco de una práctica profesional. Estos criterios se alinean con lo propuesto por Marqués (2020) y UNESCO (2021) sobre la importancia de elegir tecnologías que respondan a necesidades reales y fomenten la gestión del conocimiento. IA para la optimización de procesos y eventos en organizaciones deportivas 6 Proceso de selección Se evaluaron varias herramientas con potencial para la gestión documental y la planificación: Trello: Presentaba tableros visuales prácticos, pero fue descartado debido a la falta de funciones para vincular información histórica y ausencia de IA. Airtable: Tenía bases de datos potentes, pero las funciones avanzadas requerían suscripciones pagas. Google Workspace: Ofrecía colaboración, pero no permitía relacionar archivos ni integrar funciones de IA para la gestión del conocimiento. Notion: Permitía bases de datos interactivas, calendarios, plantillas personalizables y funciones de IA para el apoyo operativo. Obsidian: Ofrecía enlaces bidireccionales, construcción de mapas de conocimiento y trazabilidad de procesos mediante una red semántica. La comparación arrojó que Notion y Obsidian eran las herramientas más pertinentes para resolver las necesidades identificadas. Notion ofrecía estructura, organización y funciones asistidas; Obsidian proporcionaba relacionamiento profundo entre ideas, memoria institucional y análisis contextual del conocimiento. Este proceso concuerda con lo planteado por Nonaka y Takeuchi (1995) en relación con la creación y transferencia del conocimiento organizacional. IA para la optimización de procesos y eventos en organizaciones deportivas 7 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN PILOTO Las acciones principales del plan piloto fueron: 1. Creación de una base de datos de eventos con campos como fecha, tipo, proveedores, presupuestos y observaciones. 2. Digitalización de documentos históricos y registros dispersos. 3. Elaboración de una guía operativa interactiva para nuevos colaboradores. 4. Creación de un sistema de notas vinculadas en Obsidian para registrar aprendizajes, decisiones y conexiones entre procesos. El objetivo era desarrollar un sistema que funcionara como un asistente digital institucional, capaz de: Recordar información de eventos anteriores. Sugerir tareas y contactos relevantes. Facilitar la continuidad administrativa ante cambios de personal. EVALUACIÓN DEL PLAN PILOTO La evaluación se realizó mediante:  Observación directa del uso de las herramientas.  Entrevistas semiestructuradas con los miembros del equipo.  Comparación de procesos antes y después de la implementación. Indicadores de análisis: IA para la optimización de procesos y eventos en organizaciones deportivas 8  Tiempo de acceso a la información.  Nivel de organización y trazabilidad.  Grado de satisfacción del equipo.  Reducción de tareas duplicadas. RESULTADOS PRELIMINARES La implementación permitió:  Consolidar una base de datos institucional unificada.  Disminuir el tiempo invertido en búsqueda de información.  Fortalecer la comunicación entre áreas.  Mejorar la continuidad administrativa.  Aumentar la trazabilidad de procesos y decisiones.  Comprobar la viabilidad del modelo para otras organizaciones deportivas. CONCLUSIONES La problemática identificada en el club deportivo, relacionada con la pérdida, dispersión y manejo individualizado de la información, evidenció la ausencia de mecanismos institucionales para garantizar la continuidad operativa y administrativa en los procesos de planeación de eventos. Esta situación confirmó lo señalado por Davenport y Prusak (1998), quienes advierten que la falta de estrategias para gestionar el conocimiento provoca que la información se pierda cuando las personas cambian de rol, situación claramente observable en el contexto estudiado. IA para la optimización de procesos y eventos en organizaciones deportivas 9 La implementación del plan piloto basado en Notion y Obsidian permitió demostrar que el uso estratégico de herramientas digitales e inteligencias artificiales puede minimizar el impacto de estas dificultades. Notion proporcionó una estructura organizada para centralizar información, mientras que Obsidian permitió construir una red de conocimiento que fortaleció la memoria institucional y facilitó la conexión entre procesos, eventos y decisiones. Este enfoque híbrido se alinea con lo planteado por Nonaka y Takeuchi (1995) respecto a la importancia de transformar el conocimiento individual en conocimiento organizacional mediante sistemas estructurados y accesibles. Los resultados obtenidos evidenciaron mejoras significativas en el acceso a la información, la trazabilidad de los procesos, la continuidad administrativa y la reducción del tiempo destinado a la búsqueda de documentos. También se fortaleció la comunicación interna y se redujeron los errores derivados de improvisaciones o reconstrucción de procesos desde cero. En coherencia con Marqués (2020), la digitalización se mostró como un componente estratégico que no solo moderniza, sino que optimiza la gobernanza institucional. El modelo desarrollado demostró ser viable, económico, accesible y adaptable a otros clubes deportivos, especialmente aquellos que enfrentan dificultades similares relacionadas con la gestión documental, la rotación de personal y la ausencia de procedimientos estandarizados. Su implementación contribuyó a fortalecer la continuidad de los procesos, promover la eficiencia operativa y facilitar la toma de decisiones fundamentadas. En síntesis, se concluye que la articulación de Notion y Obsidian constituye una solución innovadora y pertinente para la gestión del conocimiento en organizaciones deportivas. Además, se confirma que la digitalización institucional, cuando es aplicada de manera contextualizada y estratégica, favorece la sostenibilidad administrativa y reduce los riesgos derivados de la IA para la optimización de procesos y eventos en organizaciones deportivas 10 dependencia del conocimiento individual. Este modelo no solo responde a la problemática identificada en el diagnóstico, sino que ofrece una propuesta replicable y escalable que puede servir de referencia para futuras investigaciones y desarrollos en el campo de la gestión deportiva. REFERENCIAS Chiavenato, I. (2011). Introducción a la teoría general de la administración (8.ª ed.). McGraw- Hill. Davenport, T. H., & Prusak, L. (1998). Working knowledge: How organizations manage what they know. Harvard Business Press. Hernández, R., Fernández, C., & Baptista, P. (2014). Metodología de la intervención (6.ª ed.). McGraw-Hill. Marqués, P. (2020). Tecnologías digitales y gestión de la información en organizaciones educativas. Editorial UOC. Nonaka, I., & Takeuchi, H. (1995). The knowledge-creating company. Oxford University Press. UNESCO. (2021). Artificial intelligence and education: Guidance for policy-makers. UNESCO Publishing. Ley 181 de 1995. Congreso de la República de Colombia. Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre.