Plan para la Implementación de la Gestión por Procesos y la Gestión Integral de Riesgos en la Facultad de Odontología Equipo Gestor: Javier Alonso Bolívar Echeverri Beatriz Marleny Cardona Rendón Leidys Guerrero Lobo Kelly Alexandra Giraldo Ceballos FACULTAD DE ODONTOLOGÍA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA Junio 2025 FO-PL-01 Versión: 01 Plan para la Implementación de la Gestión por Procesos y la Gestión Integral de Riesgos en la Facultad de Odontología 1. Introducción El presente plan tiene como propósito orientar de manera sistemática la implementación del Sistema de Gestión por Procesos (SGP) en la Facultad de Odontología de la Universidad de Antioquia. Esta herramienta organizacional permite identificar, documentar, operar, evaluar y mejorar los procesos institucionales, en coherencia con los objetivos estratégicos, misionales y de calidad definidos por la Universidad. La Facultad fue priorizada como unidad piloto para esta implementación, conforme al Modelo de Operación por Procesos Institucional adoptado mediante el Acuerdo Superior 445 de 2017. Esta iniciativa se encuentra alineada con el Plan de Desarrollo 2017–2026, el Plan de Acción Institucional 2024–2027 y el PAUA 2023–2025, y busca consolidar una cultura de gestión orientada a resultados, eficiencia operativa y mejora continua. De manera complementaria, la gestión integral de riesgos constituye un componente esencial de este proceso, en tanto permite anticipar, identificar, valorar, tratar y dar seguimiento a los riesgos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales. En concordancia con lo establecido en el Manual para la Gestión Integral de Riesgos de la Universidad de Antioquia (DI-AP-MA-07) y la Guía para la Gestión Integral de Riesgos en Procesos y de Corrupción (DI-AP-GU-07), la Facultad reconoce que los riesgos no solo representan amenazas, sino también oportunidades para fortalecer la planeación estratégica, la toma de decisiones y la capacidad de respuesta frente a un entorno dinámico y complejo. 2. Definición La gestión por procesos es un enfoque que concibe la organización como un sistema interrelacionado de actividades que, al operar de forma estandarizada y alineada, generan valor para los grupos de interés. El Sistema de Gestión por Procesos de la Universidad de Antioquia define y clasifica los procesos institucionales en cuatro niveles: estratégicos, misionales, habilitadores y de evaluación, los cuales se articulan para garantizar el cumplimiento de la misión institucional y responder de manera efectiva a las necesidades sociales y académicas. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 En la Facultad de Odontología, el SGP permite estructurar y coordinar procesos académicos, clínicos y administrativos, promoviendo la trazabilidad de las acciones, la estandarización de prácticas, y la sostenibilidad del conocimiento organizacional. La gestión del riesgo se comprende como el conjunto de acciones orientadas para anticipar, prevenir, controlar y mitigar los posibles efectos adversos que puedan ocurrir en una organización o en este caso en una institución como la Facultad de Odontología de la Universidad de Antioquia, garantizado así su mejora continua y sostenibilidad en el tiempo. 3. Políticas A continuación, se enuncian las políticas que rigen la implementación del Sistema de Gestión por Procesos y la Gestión Integral de Riesgos en la Facultad de Odontología, con su respectivo soporte normativo: 3.1. Política de alineación institucional Todos los procesos deben diseñarse, ejecutarse y evaluarse en coherencia con el Modelo de Operación por Procesos adoptado por la Universidad de Antioquia (Acuerdo Superior 445 de 2017), el Plan de Desarrollo 2017–2026, el Plan de Acción Institucional 2024–2027 y el PAUA 2023–2025. 3.2. Política de estandarización documental La documentación de los procesos deberá elaborarse conforme a la clasificación institucional (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, etc.), según los lineamientos establecidos por la División de Estrategia y Organización de la UdeA (2024) y la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015. 3.3. Política de participación y corresponsabilidad La implementación se desarrollará de manera participativa, con la vinculación activa de las dependencias académicas, clínicas y administrativas, conforme a lo estipulado en el Modelo de Operación por Procesos de la Universidad (UdeA, 2017). 3.4. Política de mejora continua Se promoverá el seguimiento de indicadores y la formulación de acciones de mejora, de acuerdo con la NTC ISO 9001:2015, con el fin de garantizar la eficacia, eficiencia y pertinencia de los procesos institucionales. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 Todos los procesos deberán contribuir a la consolidación, preservación y transferencia del conocimiento organizacional, conforme a las orientaciones de gestión institucional de la Universidad y las buenas prácticas señaladas por la literatura especializada (Nonaka & Takeuchi, 1999). 3.6. NTC ISO 31000:2018 Esta Norma Técnica Colombiana establece que la gestión de riesgos es un proceso dinámico que permite a las organizaciones anticipar, comprender y responder a los riesgos y define el riesgo como “efecto de la incertidumbre sobre los objetivos” (ICONTEC, 2018). Esta norma internacional establece principios fundamentales, como que la gestión del riesgo debe crear y proteger valor, ser parte integral de todos los procesos organizacionales, abordar explícitamente la incertidumbre, ser sistemática, estructurada y oportuna. Su propósito central es crear y proteger valor, integrando la gestión de riesgos en la gobernanza, la toma de decisiones y desde la cultura organizacional, considerando los diferentes factores internos y externos que se puedan presentar. 3.7. Política de gestión integral de riesgos La Universidad de Antioquia se compromete a gestionar de manera integral los riesgos institucionales y a emprender las acciones necesarias para proporcionar una seguridad razonable en el cumplimiento de su misión y en procura de la sostenibilidad, el desarrollo y el bien común (Acuerdo Superior 453 de 2018). 4. Contenido 4.1. Enfoque del Sistema de Gestión por Procesos El Sistema de Gestión por Procesos (SGP) adoptado por la Facultad de Odontología responde al modelo institucional definido en el Acuerdo Superior 445 de 2017. Este enfoque busca identificar, diseñar, ejecutar, medir, controlar y mejorar los procesos académicos, asistenciales y administrativos de forma articulada, permitiendo alcanzar resultados alineados con la misión institucional. El modelo de procesos se estructura a través de un diagrama de Procesos que representa de manera gráfica la estructura operacional de la Universidad y constituye el flujo de valor agregado generado para el cumplimiento de la misión Institucional y con orientación a las necesidades de la sociedad. El diagrama de procesos está conformado por “macroprocesos” o procesos de primer nivel y se clasifican en misionales y habilitadores. Procesos Misionales: 3.5. Política de gestión del conocimiento http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 ● Docencia ● Investigación ● Gestión de la extensión ● Gestión de las relaciones nacionales e internacionales ● Promoción del bienestar universitario Procesos Habilitadores: ● Planeación y desarrollo institucional ● Gestión administrativa ● Comunicación institucional ● Gestión jurídica ● Auditoría institucional Figura 1. Diagrama de procesos UdeA. Fuente: División de Estrategia y Organización UdeA. Los macroprocesos misionales son aquellos que permiten hacer la transferencia de todos los programas, productos y servicios generados en el marco de los ejes esenciales de docencia, investigación y extensión. Los macroprocesos habilitadores, son los que gestionan y desarrollan todas las capacidades del talento humano y de los recursos que la institución requiere para gestionar su operación. Los macroprocesos a su vez se componen de procesos de segundo nivel, denominados “Procesos”. Estos a su vez, se componen de procesos de tercer nivel, de carácter ejecutable y son llamados “Procesos ejecutables”. Estos procesos ejecutables, determinan el modelo http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 de operación al especificar la forma como se desempeñarán las actividades ejecutadas por los grupos de trabajo. Figura 2. Estructura Diagrama de procesos UdeA. Fuente: División de Estrategia y Organización UdeA. 4.1.1 ¿Para qué le sirve el sistema de gestión por procesos a la facultad de odontología? El sistema de gestión por procesos es una herramienta estratégica que contribuye al fortalecimiento institucional de la facultad de odontología, ya que permite: ● Identificar y estructurar los procesos académicos, clínicos y administrativos, asegurando su alineación con los referentes institucionales y las políticas de calidad de la Universidad. ● Unificar y estandarizar las prácticas de trabajo, garantizando que los procedimientos se desarrollen de forma coherente en todas las áreas, clínicas, unidades de servicio y dependencias de la Facultad. ● Reconocer y gestionar los riesgos asociados a cada proceso, promoviendo una atención segura, oportuna y centrada en el usuario, tanto en el ámbito docente como en el asistencial. ● Monitorear el desempeño de los procesos misionales y de apoyo, identificando cuellos de botella, ineficiencias o puntos críticos que requieren intervención. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 ● Diseñar e implementar acciones de mejora continua, orientadas a elevar la calidad académica, optimizar la experiencia de pacientes y estudiantes, y cumplir de manera efectiva los objetivos institucionales. 4.2 Etapas para la implementación del sistema de gestión por procesos de la facultad de odontología La implementación del Sistema de Gestión por Procesos en la Facultad de Odontología inició formalmente en el segundo semestre de 2024. A partir de este punto, se proyecta su desarrollo en tres grandes etapas distribuidas en un horizonte de tres años, con metas claras en cada fase: Etapa 1: 2024 Fundamentos Estratégicos del Sistema de Gestión por Procesos Objetivo: Aplicar la metodología de Gestión por procesos de la Universidad de Antioquia, mediante la creación de capacidades internas, la definición de referentes y el diseño participativo de procesos clave. Actividades clave: ● Socializar el enfoque de gestión por procesos con toda la comunidad de interés de la facultad (docentes, estudiantes, personal administrativo, egresados y comunidad en general) ● Conformar un equipo coordinador y subgrupos de trabajo por macroproceso misional y habilitador. ● Analizar la documentación existente de los procesos actuales que se implementan en la Facultad. ● Diseñar un Manual para la Implementación de Gestión por Procesos con su respectiva priorización y plan de trabajo. ● Desarrollar espacios de formación y diálogo con equipos directivos, áreas académicas, clínicas y administrativas. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 ● Utilizar los formatos, plantillas, guías, y manuales de la División de Estrategia y Organización y utilizar herramientas visuales y metodológicas para representar gráficamente los procesos. ● Validar con la División de Estrategia y Organización los avances en materia de Gestión por Procesos ● Integrar las contribuciones de la Facultad de Odontología al sistema de gestión por procesos utilizado por la UdeA. Etapa 2: 2025 Documentación, Implementación y Validación del Sistema de Gestión por Procesos Objetivo: Consolidar el sistema de Gestión por Procesos en la Facultad de Odontología, mediante la publicación y ejecución formal de procesos, prácticas y formatos en el Sistema de Gestión Institucional (ADOCS). Actividades clave: ● Validar el Manual y la documentación construida en la etapa anterior. ● Priorizar procesos para actualizar documentación de acuerdo con su criticidad, frecuencia e impacto institucional. ● Capacitar a los equipos responsables sobre lineamientos técnicos para consultar y documentar procesos en ADOCS. ● Documentar los procesos priorizados: caracterización, flujogramas, procedimientos, formatos asociados. ● Publicar los ajustes en el sistema institucional ADOCS con los debidos controles de calidad. ● Difundir los procesos publicados a través de medios institucionales y capacitaciones a usuarios clave. ● Monitorear la ejecución de los procesos mediante indicadores de desempeño y cumplimiento. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 sobre la aplicación de los procesos y detectar brechas. ● Ajustar los procesos con base en retroalimentación y resultados de la evaluación interna. Etapa 3: 2026 Seguimiento, Mejora Continua y Sostenibilidad del Sistema de Gestión por Procesos Objetivo: Garantizar la sostenibilidad del Sistema de Gestión por Procesos en la Facultad de Odontología a través de evaluaciones periódicas, retroalimentación constante, planes de mejora y el fortalecimiento de una cultura organizacional basada en la calidad, la eficiencia y la transparencia. Actividades clave: ● Planear y programar espacios de seguimiento a los procesos documentados y en ejecución. ● Formar al equipo en lineamientos institucionales, técnicas de revisión y retroalimentación constructiva. ● Realizar revisiones periódicas de los procesos y sus resultados. ● Socializar los resultados de las revisiones con líderes de proceso y equipos responsables. ● Diseñar e implementar planes de mejora con base en hallazgos y retroalimentación. ● Integrar los resultados del seguimiento con los sistemas de autoevaluación y aseguramiento de la calidad. ● Actualizar procesos, formatos y flujogramas con base en aprendizajes y ajustes de mejora continua. ● Evaluar la madurez del sistema de gestión por procesos en la Facultad. ● Diseñar e implementar campañas de comunicación y cultura institucional orientadas a la calidad y la eficiencia. ● Establecer una política interna de sostenibilidad del sistema de gestión por procesos. ● Realizar evaluaciones internas http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 Implementación del Modelo de Gestión Integral de Riesgos Objetivo: Establecer y poner en marcha el modelo de Gestión Integral Riesgos en la Facultad de Odontología, orientado a identificar, evaluar, controlar y monitorear los riesgos institucionales, con el fin de fortalecer la toma de decisiones, garantizar la continuidad de los procesos misionales y habilitadores, y promover una cultura de prevención y mejora continua. Actividades clave: ● Se realizará una breve socialización del modelo, presentando su alcance, beneficios y responsabilidades, aprovechando los espacios de reunión institucional ya establecidos. ● Se efectuará un análisis del contexto externo, interno y del proceso, identificando los factores que puedan influir en los riesgos. ● Se identificarán los eventos que puedan afectar los objetivos de la Facultad, clasificándolos de acuerdo con las tipologías institucionales. ● Se evaluarán los riesgos identificados en términos de probabilidad e impacto, sin considerar los controles existentes. ● Se documentarán los controles actualmente implementados en los procesos, verificando su eficacia y cobertura. ● Se calculará el nivel de riesgo que permanece después de aplicar los controles existentes. ● Se formularán planes de acción con responsables, recursos y tiempos definidos, aplicando las estrategias institucionales correspondientes, en caso de ser necesarios. ● Se registrarán los riesgos, controles y planes de acción en el aplicativo institucional para su trazabilidad. ● Se implementará un sistema de seguimiento periódico para evaluar la efectividad de los planes de acción y actualizar la información de riesgos. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 ● Se desarrollará una estrategia de comunicación que permita socializar la gestión de riesgos y fortalecer la cultura preventiva en la Facultad. El cronograma de actividades puede consultarse en el Anexo 1: Etapas para la Implementación del modelo de Gestión por Procesos y la Gestión Integral de Riesgos en la Facultad de Odontología. 4.3. Mapa de procesos institucional adoptado En respuesta a la auditoría institucional AUDP-0001-2025, la Facultad de Odontología adopta como base de trabajo un mapa de procesos alineado con la clasificación institucional, el cual integra procesos estratégicos, misionales-operativos, de apoyo y de evaluación. Esta adopción responde a la necesidad de fortalecer la gestión por procesos, con el propósito de mejorar la eficiencia operativa, optimizar la articulación interna y avanzar en el cumplimiento de la misión universitaria. La implementación de este mapa será progresiva y se desarrollará en coherencia con las políticas y lineamientos establecidos en el Modelo de Operación por Procesos de la Universidad de Antioquia. Asimismo, se contempla su validación interna como parte del compromiso de la Facultad con la mejora continua y la consolidación de una cultura institucional orientada a la calidad, la transparencia y la sostenibilidad. Este mapa clasifica los procesos institucionales en cuatro grandes grupos: ● Procesos Estratégicos: orientados al direccionamiento institucional, la planeación y la gestión de la calidad. ● Procesos Misionales – Operativos: integran las funciones sustantivas de docencia, investigación, extensión, relaciones internacionales y prestación del servicio. ● Procesos de Apoyo: proporcionan soporte operativo, administrativo, financiero, tecnológico y humano a los procesos misionales. ● Procesos de Evaluación: permiten medir el desempeño, garantizar el mejoramiento continuo y asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad. El mapa permite visualizar cómo interactúan estos procesos para transformar insumos institucionales (requisitos legales, necesidades sociales, recursos, lineamientos académicos y administrativos) en productos y servicios que satisfacen las expectativas de las partes interesadas. Este enfoque contribuye al fortalecimiento del sistema de control interno, la mejora continua y la toma de decisiones basadas en evidencia. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 El presente manual adopta este mapa como referencia para la estructuración del sistema de gestión por procesos de la Facultad, y orientará la identificación, documentación, seguimiento y mejora de los procesos institucionales en coherencia con el Plan de Desarrollo Institucional y el PAUA vigente. A continuación, se presenta el mapa de procesos adoptado para su implementación: Figura 3. Mapa de procesos Facultad de Odontología. Fuente: Oficina Auditoría UdeA 2025. Descripción del Proceso Misional-Operativo: Prestación del Servicio El proceso de Prestación del Servicio constituye uno de los ejes centrales del quehacer misional de la Facultad de Odontología, al articular la formación de práctica de los estudiantes con la atención clínica y comunitaria en salud bucal. Este proceso traduce la misión institucional en acciones concretas que responden tanto a los propósitos formativos como a las necesidades de los usuarios y partes interesadas, en coherencia con los principios de calidad, responsabilidad social y servicio público. Figura 4. Descripción del Proceso Misional-Operativo: Prestación del Servicio. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 Fuente: Oficina Auditoría UdeA 2025. Este proceso inicia con el registro de pacientes y avanza por distintos tipos de atención, dando respuesta a diversos contextos y poblaciones. Se estructura bajo dos modalidades principales de formación práctica: ● Prácticas centralizadas, desarrolladas directamente en las instalaciones de la Facultad, principalmente en las Clínicas A, B y C, donde los estudiantes atienden población adulta, infantil y de posgrado, según el nivel de complejidad y etapa del programa académico. ● Prácticas descentralizadas, realizadas en escenarios externos a la Facultad, como hospitales, centros de salud, clínicas privadas o territorios con los que se establecen convenios o alianzas. Esta modalidad amplía el alcance de la atención, promueve el enfoque territorial y permite integrar a los estudiantes en contextos reales de intervención. La descripción de este proceso permite visibilizar su impacto directo tanto en la formación académica como en la función social de la Facultad, siendo uno de los procesos misionales que requiere mayor articulación con los procesos de apoyo (logística, recursos, tecnología, mantenimiento, talento humano) para asegurar su operatividad, calidad y sostenibilidad. 4.4. Documentación de procesos En el marco de un sistema de gestión institucional, la documentación se considera una herramienta clave para el logro de los objetivos esenciales en la Institución y permite http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 posibilidades de creación de nuevos conocimientos a nivel personal, grupal e Institucional. Elaborar documentos que contienen información asociada con los procesos y operaciones Universitarias, contribuye a la generación de activos de conocimiento, haciendo explícito el conocimiento formal, sistemático y experiencial, dejando la posibilidad de hacerlo visible, transferible y perdurable. Un documento según la NTC ISO 90001, es “información y su medio de soporte”. El medio de soporte puede ser papel, cintas, archivos magnéticos, fotografías entre otros. Para efectos de este manual, se hace énfasis en los documentos que están directamente relacionados con el sistema de gestión institucional y que serán generados en medio digital o que eventualmente se requieran imprimir en papel para efectos del desarrollo de los procesos o de la prestación de los servicios. Acorde con la definición anterior, se han identificado diferentes tipos de documentos por medio de los cuales se logra recopilar y evidenciar la información asociada con el sistema de gestión de la universidad. A continuación, se muestra en una tabla, los tipos de documentos que conforman la estructura documental de los procesos de la Universidad. Tabla 1. Tipos de Documentos UdeA. TIPOS DE DOCUMENTOS Manuales Procedimientos Instructivos Metodologías Guías Protocolos Formatos Trámites Gráficos Presentaciones Plantillas Videos Fuente: División de Estrategia y Organización UdeA. La Facultad de Odontología, a través del Departamento de Atención Odontológica Integrada (DAOI), ha elaborado un total de 77 documentos que serán publicados en la página institucional, con el fin de fortalecer la gestión académica y administrativa de la dependencia. 4.5. Estado de avances por macroproceso http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 Tabla 2. Avance en los macroprocesos priorizados en la Facultad de Odontología (2025). MACROPROCESO PROCESO ESTADO IDENTIFICADO Docencia Gestión para la educación de calidad. El macroproceso de Docencia fue revisado parcialmente y no cuenta aún con prácticas formalizadas ni documentación oficial; sin embargo, se reconocen aportes en los procesos de gestión del ciclo de vida del estudiante, del profesorado y de los ambientes de aprendizaje. Estos elementos constituyen una base valiosa que requiere estructuración y validación en fases posteriores, con el fin de consolidar su impacto académico y fortalecer la calidad educativa. Gestión del ciclo de vida del estudiante. Gestión del ciclo de vida profesoral. Gestión de ambientes de aprendizaje. Investigación Direccionamiento estratégico de la Creación, Investigación e Innovación. Se identificaron avances parciales reflejados en prácticas informales, que evidencian dinamismo, pero requieren formalización para garantizar continuidad y trazabilidad. La gestión del conocimiento y la habilitación para la creación e innovación constituyen un punto de partida, aunque aún necesitan consolidarse mediante prácticas documentadas. Gestión del conocimiento para la creación, investigación e innovación. Habilitación para la creación, investigación e innovación. Gestión de la Extensión Interacción social. El proceso de interacción social cerró el ciclo de documentación iniciado en 2024, consolidando 77 documentos técnicos vinculados a cinco contribuciones estratégicas. Se desarrollaron y estandarizaron procedimientos faltantes con diagramas BPMN, codificando toda la documentación. En contraste, la gestión de la Gestión de la innovación. Gestión de egresados. Gestión de Cultura y Patrimonio. innovación, egresados y cultura y patrimonio evidencian contribuciones, pero no prácticas revisadas y documentadas, quedando como áreas de desarrollo futuro. Gestión de Relaciones Nacionales e Internacionales Gestión de Relaciones nacionales e internacionales. En este macroproceso no se evidenció caracterización ni levantamiento de procesos, lo cual refleja un vacío importante en su documentación. Sin embargo, esta situación representa una oportunidad para definir prácticas que fortalezcan la internacionalización de la Facultad, Promoción del Bienestar Universitario Direccionamiento estratégico y evaluación del bienestar universitario. El macroproceso de Bienestar Universitario contribuye activamente al fortalecimiento de la vida académica a través de programas y servicios de acompañamiento integral, entre los que destacan la promoción de la salud física y mental, la oferta cultural y deportiva y la orientación socioeconómica. Si bien se evidencia impacto positivo en la comunidad Bienestar social y cultural. Promoción de la salud y Prevención de la enfermedad. Promoción del deporte, recreación y actividad física. universitaria, los procesos de bienestar social y cultural, promoción de la salud y prevención de la enfermedad, así como deporte, recreación y actividad física, aún no cuentan con documentación estructurada que respalde sus prácticas. Planeación y Gestión de planes y proyectos. Se reflejan avances significativos en la definición de Desarrollo Institucional Gestión informática. lineamientos estratégicos y en la organización de prácticas http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 Gestión de la arquitectura de procesos. clave, consolidando una base sólida para orientar la proyección, la eficiencia y la sostenibilidad de la Facultad. Gestión Administrativa Gestión Financiera. Este macroproceso ha sido mencionado de forma general, sin evidencia de un levantamiento detallado en sus procesos clave. Sin embargo, esta ausencia de documentación representa un reto, pero también una oportunidad para fortalecer la eficiencia institucional y garantizar procesos administrativos transparentes y estandarizados. Gestión del Talento Humano. Gestión de infraestructura y logística. Gestión documental. Comunicación Institucional Gestión de Estrategias, Se evidenció avance significativo en la planeación, Contenidos y Medios. producción y difusión de actividades comunicacionales. La comunicación se reconoce como proceso transversal de Gestión del sistema de radio universitaria. apoyo a la academia, investigación y extensión. El sistema de radio universitaria requiere consolidación futura, ya que aún no se validaron prácticas específicas. Fuente: Elaboración propia (2025). En complemento a lo anterior, se utilizó la plantilla institucional de matriz de contribuciones como herramienta metodológica para registrar de manera organizada las contribuciones y prácticas identificadas. Esta plantilla permite uniformar la documentación, garantizar la trazabilidad de la información y facilitar la actualización periódica de las matrices. Ver la Figura 5. Figura 5. Plantilla Institucional de Matriz de Contribuciones. Fuente: División de Estrategia y Organización (UdeA). 4.6. Implementación para la Gestión Integral de Riesgos El objetivo principal es implementar de manera estructurada y progresiva el Sistema de Gestión Integral de Riesgos en la Facultad de Odontología, en conformidad con los http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 lineamientos establecidos por la Universidad de Antioquia a través de la División de Estrategia y organización, dependiente de la Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional. El Manual para la Gestión Integral de Riesgos (DI-AP-MA-07) y la Guía para la Gestión Integral de riesgos en Procesos y de Corrupción (DI-AP-GU-07), diseñados por la División de Estrategia y Organización de la UdeA, establece que el proceso de gestión integral de riesgos debe ser aplicado de forma transversal en todos los niveles, procesos y dependencias de la Institución, asegurando una visión sistémica y proactiva frente a los eventos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales. Este proceso contempla las siguientes etapas: Figura 6. Etapas de la Gestión Integral de Riesgos. Fuente: DI-AP-GU-07, Universidad de Antioquia. En concordancia con lo anterior, se adopta y adapta las etapas mencionadas para su implementación en los procesos misionales, estratégicos y de apoyo de la Facultad de Odontología, promoviendo la participación de los líderes de proceso, el gestor de riesgos http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 designado, y demás actores institucionales. Asimismo, se busca garantizar que esta gestión sea una herramienta efectiva para la toma de decisiones, la mejora continua y el fortalecimiento de la cultura de control y prevención en la Facultad. Para dar inicio con esta implementación, es necesario delegar al gestor de riesgos. El gestor de riesgos es una figura clave en las unidades administrativas y académicas, encargada de liderar la implementación de la metodología para la gestión de riesgos en procesos y de corrupción. Su función consiste en construir y hacer seguimiento a riesgos, controles y planes de acción, promoviendo una cultura proactiva y colaborativa. Aunque no corresponde a un cargo formal, es una responsabilidad delegada a un funcionario con conocimientos en gestión de riesgos, acompañado y capacitado por la División de Estrategia y Organización. Entre sus responsabilidades están servir de enlace con la División de Arquitectura de Procesos, coordinar la matriz de riesgos, registrar información en el sistema SIGIP, apoyar actividades de comunicación y capacitación, socializar resultados y proponer medidas preventivas y correctivas. 4.6.1 Establecimiento del Contexto Para iniciar la implementación del Sistema de Gestión Integral de Riesgos en la en la Facultad de Odontología, se realizará un análisis detallado del contexto en tres niveles: ● Contexto externo: factores políticos, sociales, económicos, tecnológicos, ambientales y legales que pueden influir en los procesos de la Facultad. ● Contexto interno: estructura organizacional, capacidad instalada, cultura institucional, recursos disponibles, normativa interna, etc. ● Contexto del proceso: objetivos, alcance, responsables, interacciones con otros procesos, procedimientos asociados y condiciones específicas de ejecución. Como herramienta de análisis se emplea la Matriz DOFA, la cual permitirá identificar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que inciden en la gestión del proceso, además se debe realizar una previa revisión de la matriz de contribuciones de cada macroproceso. Es importante resaltar que tanto el análisis de contexto como la elaboración de la matriz DOFA y la matriz de riesgos se desarrollan dentro de la plantilla DI-AP-PL-002 – Matriz de Riesgos, la cual ha sido diseñada y suministrada por la División de Estrategia y Organización. En este instrumento se consignan de manera integral los insumos iniciales, incluyendo la identificación de factores internos y externos, las oportunidades y amenazas, así como la caracterización de los riesgos asociados a los procesos. Dicho procedimiento constituye un paso previo y obligatorio antes de la incorporación de la información al SIGIP, http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 garantizando coherencia metodológica, uniformidad en el registro y alineación con los lineamientos institucionales de gestión del riesgo. Figura 7. Factores a tener en cuenta para establecer el contexto del proceso Fuente: DI-AP-PL-002, Universidad de Antioquia. Estos factores pueden ser utilizados como insumo para la elaboración posterior de la matriz DOFA, en la cual se incluyen factores clave que sirven de referencia para el análisis. Esta destaca ejemplos representativos que pueden ser considerados al momento de identificar y evaluar los elementos que inciden en los contextos internos y externos del proceso, facilitando así un diagnóstico más completo y estructurado, para así llegar a la construcción de la matriz DOFA del proceso. Figura 8. Matriz Identificación de Riesgos. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 Fuente: DI-AP-PL-002, Universidad de Antioquia. Para la identificación de riesgos, el procedimiento se desarrolla en varias secciones. En primer lugar, se realiza la identificación del riesgo, donde se consignan aspectos como la descripción del riesgo, los responsables asociados, sus posibles causas y consecuencias, así como los efectos que podría generar. Adicionalmente, se efectúa la clasificación correspondiente según el tipo de riesgo y la dimensión del impacto a evaluar (Figura 8). Posteriormente, se lleva a cabo el cálculo del riesgo inherente y las actividades de control (Figura 9). En esta etapa se determina la probabilidad de ocurrencia del riesgo sin considerar los controles existentes, junto con el impacto que tendría en caso de materializarse, definiendo además el tratamiento que debería asignársele. En cuanto a los controles actuales, se verifican los mecanismos de prevención y mitigación que posee el proceso, los cuales deben estar debidamente soportados con evidencias que demuestren su aplicación y efectividad. Figura 9. Riesgo Inherente y Controles Actuales. Fuente: DI-AP-PL-002, Universidad de Antioquia. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 Finalmente, en caso de que se requiera, se formula un plan de acción (Figura 10), que debe incluir las actividades específicas a desarrollar, los tiempos de ejecución, los responsables designados y los recursos necesarios para su implementación. Figura 10. Plan de Acción. Fuente: DI-AP-PL-002, Universidad de Antioquia. 4.7.2. Identificación de Riesgos Con base en los lineamientos de la Guía DI-AP-GU-07, se identificarán los eventos que puedan afectar el logro de los objetivos del proceso. En esta fase se deben: ● Determinar los eventos de riesgo. ● Describir el riesgo. ● Identificar causas y consecuencias. ● Clasificar el riesgo según las tipologías institucionales, las cuales incluyen: Figura 11. Tipologías de Riesgos. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 Fuente: Elaboración propia. Para la identificación de riesgos, la división de Estrategia y organización establecen una serie de preguntas orientadoras que constituyen en una herramienta metodológica fundamental dentro del proceso de gestión (Figura 12), las cuales están direccionadas a identificar de una forma más fácil los riesgos que se puedan presentar dentro de los procesos internos de la facultad de odontología. Figura 12. Preguntas Clave para Facilitar la Identificación de Riesgos. Fuente: DI-AP-GU-07, Universidad de Antioquia. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 La información recolectada será validada con los responsables del proceso y consolidada con el apoyo del gestor de riesgos. Para la identificación de riesgos, se utilizará el formato que brinda la universidad DI-AP-PL-002 matriz de riesgos, específicamente la sección que se muestra en la Figura 8 importante considerar las anotaciones contenidas en los comentarios de la plantilla. 4.7.3. Análisis y Valoración de Riesgos Para realizar el análisis de los riesgos identificados bajo dos dimensiones principales: probabilidad e impacto. La Universidad establece una escala de valoración del 1 al 5, donde: 1 = Rara vez y 5 = Casi seguro. Figura 13. Criterios de Análisis de Probabilidad. Fuente: DI-AP-GU-07, Universidad de Antioquia. Esta valoración se basa en la factibilidad o frecuencia del evento, y el impacto se mide en dimensiones como: operacional, reputacional, legal, económica, informacional. Figura 14. Zonas de Aceptabilidad. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 Fuente: DI-AP-GU-07, Universidad de Antioquia. Luego de cruzar estos valores en la Matriz de Calificación de Riesgos, se define la zona de riesgo: baja, moderada, alta o extrema, lo que orienta el tratamiento adecuado, desde la plantilla el cálculo de la zona de riesgo se realiza automáticamente, luego de definido el impacto y la probabilidad del riesgo. Figura 15. Matriz de Calificación de Riesgos. Fuente: DI-AP-GU-07, Universidad de Antioquia. También se analizarán los controles existentes y se calculará el riesgo residual (riesgo remanente después de aplicar controles) este riesgo se calcula después de realizar el registro de los riesgos en el SIGIP. 4.7.4. Tratamiento del Riesgo http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 Según la zona de aceptabilidad del riesgo, se definirá una o varias de las siguientes estrategias: • Aceptar: cuando el riesgo es bajo y no requiere acción adicional. • Reducir: implementación de controles que disminuyan su probabilidad o impacto. • Transferir o compartir: mediante seguros, contratos u otros mecanismos. • Evitar: eliminar la actividad que genera el riesgo si es posible y justificable. Las acciones específicas se documentarán en planes de acción, con responsables, recursos, presupuesto y tiempos definidos. Figura 16. Medidas de Tratamiento Recomendadas (según zona de riesgos). Fuente: DI-AP-GU-07, Universidad de Antioquia. Si el tipo de riesgo es de corrupción, no se puede Transferir ni compartir, tampoco aceptar 4.7.5. Seguimiento y Revisión El seguimiento busca verificar la eficacia de los tratamientos definidos y detectar cambios en el nivel de riesgo. Se realizará mediante: ● Revisión periódica de los riesgos y controles. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 ● Evaluación del cumplimiento de los planes de acción. ● Participación de la primera línea de defensa: líderes de proceso y gestor de riesgos. Figura 17. Modelo de Tres Líneas. Fuente: DI-AP-GU-07, Universidad de Antioquia. 4.7.6. Registro e Informe Todos los riesgos identificados, junto con sus valoraciones, controles, planes de acción y seguimiento, deben ser registrados en el aplicativo institucional SIGIP. El SIGIP, es un aplicativo con el que cuenta la universidad de Antioquia para gestionar los riesgos, mediante este se puede identificar, analizar, evaluar, monitorear y administrar riesgos utilizando un enfoque integrado, este mismo permite la generación de matrices de riesgo por proceso y corporativa. Es un sistema que permite realizar seguimiento a actividades, así como consulta de información allí contenida, este sistema está disponible para empleados administrativos de la universidad, y se debe realizar la debida solicitud de autorización del perfil. Figura 18. Aplicativo Institucional SIGIP. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 Fuente: SIGIP, Universidad de Antioquia. https://sgi.almeraim.com/sgi/?conid=sgiudea. Además, se consolidarán los resultados de la gestión de riesgos en informes periódicos que sirvan de insumo para la toma de decisiones y la mejora continua. 4.7.7. Comunicación y Consulta Se promoverá la socialización permanente de la gestión de riesgos al interior de la Facultad, con el fin de: ● Sensibilizar a la comunidad académica y administrativa. ● Fomentar una cultura institucional basada en la prevención y la responsabilidad compartida. ● Garantizar que la información sobre riesgos fluya adecuadamente entre los niveles de decisión. Figura 19. Ciclo de Mejora Continua. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 Fuente: DI-AP-GU-07, Universidad de Antioquia 4.7.8. Conclusiones y recomendaciones generales para implementar la gestión integral de riesgos. La implementación del Sistema de Gestión Integral de Riesgos en la Facultad de Odontología representa un compromiso institucional con la mejora continua, la eficiencia operativa y la prevención de eventos que puedan afectar el logro de los objetivos misionales y estratégicos. Se recomienda: • Garantizar la continuidad del rol del gestor de riesgos designado en la Facultad, con disponibilidad y capacitación adecuada. • Promover el compromiso activo de los líderes de proceso y sus equipos para mantener actualizada la matriz de riesgos y dar cumplimiento a los planes de acción definidos. • Articular las actividades de gestión del riesgo con los sistemas de planificación, control interno, calidad y auditoría interna. • Solicitar el acompañamiento de la División de Estrategia y Organización durante el seguimiento, asegurando así la correcta aplicación del modelo institucional. • Fomentar espacios de socialización, formación y consulta para fortalecer la cultura del riesgo en toda la comunidad académica y administrativa. 4.7.9. Estado de avances por macroprocesos. Tabla 3. Avance en la implementación de la Gestión Integral de Riesgos por macroprocesos priorizados en la Facultad de Odontología (2025). Macroproceso Avances Pendiente Estado Docencia — Iniciar actividades No iniciado Investigación — Iniciar actividades No iniciado http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 Gestión de la extensión Se trabajó el proceso de servicios a la comunidad (DAOI), se realizó el contexto y se inició la identificación de riesgos Continuar con la caracterización completa de riesgos y su análisis. En progreso Gestión de las relaciones nacionales e internacionales — Iniciar actividades No iniciado Promoción del bienestar universitario Se culminó la elaboración de la matriz de riesgos Definir e implementar el plan de acción (si se requiere). En progreso Planeación y desarrollo institucional Avance en el análisis de contexto y elaboración de la matriz DOFA Continuar con la identificación y valoración de riesgos En progreso Gestión administrativa — Iniciar actividades No iniciado Comunicación institucional Se realizó el análisis de contexto y la matriz DOFA Continuar con la identificación y valoración de riesgos En progreso 4.8. Equipo de trabajo La implementación del Sistema de Gestión por Procesos y de la Gestión Integral de Riesgos en la Facultad de Odontología de la Universidad de Antioquia se sustenta en un equipo interdisciplinario, orientado a garantizar una gestión participativa, articulada y coherente con los lineamientos institucionales. En primera instancia, se conforma un equipo gestor, liderado desde la Coordinación de Planeación, responsable de dirigir y orientar el proceso en todas sus etapas. Este grupo tiene a su cargo la planeación de las acciones, la coordinación de actividades, la consolidación de avances y la articulación con la División de Estrategia y Organización de la Universidad. Además, vela por el cumplimiento del cronograma establecido y por la integración de los lineamientos de gestión de riesgos en cada fase de implementación. De manera complementaria, la Facultad contará con un Comité de Gestión por Procesos y Riesgos, concebido como un espacio colegiado de coordinación y decisión, con la participación de representantes de los procesos misionales y habilitadores. Este comité http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 validará avances, priorizará procesos, hará seguimiento a la ejecución y promoverá la articulación con los sistemas de calidad, autoevaluación y auditoría institucional, integrando de manera transversal la identificación, valoración y control de riesgos. Cada proceso, tanto misional como habilitador, tendrá un líder de proceso, encargado de coordinar actividades de caracterización, documentación, implementación y seguimiento. Estos líderes actúan como puente entre el equipo gestor y los subgrupos de trabajo, asegurando la participación de las dependencias involucradas y consolidando los insumos necesarios para la construcción de procedimientos, instructivos, flujogramas y documentos asociados. Adicionalmente, son responsables de incorporar la gestión de riesgos propios de cada proceso, garantizando controles eficaces. Finalmente, se conformarán subgrupos de trabajo por macroproceso, integrados por personal directamente vinculado con la operación. Estos equipos aportan conocimiento práctico, identifican riesgos, validan flujos de trabajo y proponen ajustes y mejoras desde su experiencia, garantizando que la documentación y los procedimientos respondan de manera efectiva a la realidad institucional y a los lineamientos de gestión de riesgos. La Facultad contará, además, con el acompañamiento técnico de la División de Estrategia y Organización, quienes orientarán metodológicamente el proceso, revisarán los productos generados y validará la alineación tanto con el Modelo de Operación por Procesos como con estándares internacionales, tales como la Norma ISO 9001:2015 y directrices en gestión integral de riesgos. En conjunto, este esquema de trabajo constituye la base para que la implementación del Sistema de Gestión por Procesos y la Gestión Integral de Riesgos se desarrolle de manera ordenada, participativa y sostenible, fortaleciendo la institucionalidad y consolidando una cultura de calidad, prevención y mejora continua en la Facultad de Odontología. 5. Documentos de referencia 1. Acuerdo Superior 445 de 2017 – Universidad de Antioquia. 2. Acuerdo Superior 453 de 2018 - Universidad de Antioquia. 3. Plan de Desarrollo 2017–2026 – Universidad de Antioquia. 4. Plan de Acción Institucional 2024–2027 – Universidad de Antioquia. 5. PAUA 2023–2025 – Universidad de Antioquia. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 6. División de Estrategia y Organización UdeA (2024). Modelo de Operación por Procesos. 7. NTC ISO 9001:2015. Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos. 8. NTC ISO 31000:2018. Gestión de riesgos - Directrices. 9. DI-AP-GU-07 Guia para la Gestión Integral de Riesgos en Procesos y de Corrupción – Universidad de Antioquia. 10. DI-AP-MA-07 Manual para la Gestión Integral de Riesgos - Universidad de Antioquia. 11. Sistema para la Gestión y Evaluación de Procesos (SIGIP) – Universidad de Antioquia. 12. Nonaka, I., & Takeuchi, H. (1999). La organización creadora de conocimiento. Oxford University Press. 13. Auditoría institucional AUDP-0001-2025 – Universidad de Antioquia. 6. Glosario 1. Gestión por procesos: Enfoque administrativo que concibe la organización como un sistema integrado de actividades que generan valor. 2. Sistema de Gestión por Procesos (SGP): Herramienta institucional para planear, documentar y mejorar procesos. 3. Macroproceso: Conjunto de procesos de primer nivel que estructuran la operación institucional. 4. Procesos misionales: Aquellos que cumplen directamente con la misión institucional (docencia, investigación, extensión). 5. Procesos habilitadores: Procesos de apoyo que permiten el funcionamiento de los misionales. 6. Procesos estratégicos: Dirigen el rumbo institucional mediante planeación y toma de decisiones. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 7. Procesos de evaluación: Miden desempeño y promueven la mejora continua. 8. Gestión integral de riesgos (SGIR): Sistema que identifica, analiza y controla riesgos institucionales. 9. Riesgo inherente: Nivel de riesgo, sin tener en cuenta los controles para su mitigación (Sin ningún tipo de control). 10. Riesgo residual: Nivel de riesgo que permanece después de aplicar controles. 11. SIGIP: Sistema para la Gestión y Evaluación de Procesos. 12. DOFA: Matriz que analiza fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. 13. Control interno: Conjunto de políticas y procedimientos para garantizar cumplimiento y eficiencia. 14. Norma ISO 9001:2015: Estándar internacional para sistemas de gestión de calidad. 15. Eficiencia operativa: Capacidad de lograr resultados con el menor uso de recursos. 16. Mejora continua: Ciclo de perfeccionamiento progresivo de procesos y servicios. 17. Comité de Gestión por Procesos: Órgano colegiado que coordina, válida y prioriza procesos en la Facultad. 18. Cultura de calidad: Conjunto de prácticas y valores orientados al cumplimiento de estándares. 19. Proceso ejecutable: Actividad de tercer nivel que define de manera operativa la ejecución de tareas. 20. Mapa de procesos: Representación gráfica de los procesos institucionales y su interacción. 21. Plan de acción: Documento que organiza actividades, responsables y tiempos para implementar mejoras o controles. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 7. Anotaciones y comentarios ● Este documento se construyó de manera participativa, con aportes del equipo responsable y la colaboración de diferentes áreas y dependencias de la Facultad de Odontología. ● La implementación del Sistema de Gestión por Procesos y la Gestión Integral de Riesgos se encuentra en fase inicial, por lo cual el presente documento podrá ajustarse conforme avance el proceso. ● La terminología utilizada en este documento se alinea con la definida por la División de Estrategia y Organización de la Universidad de Antioquia. ● Los roles y responsabilidades descritos pueden actualizarse en función de cambios institucionales o de la normativa vigente. ● Se recomienda revisar periódicamente la articulación de este documento con los sistemas de calidad, autoevaluación y auditoría institucional. ● La implementación conjunta del Sistema de Gestión por Procesos y la Gestión Integral de Riesgos en la Facultad de Odontología no constituye dos esfuerzos independientes, sino un mismo engranaje orientado a la excelencia institucional. Cada proceso identificado y documentado incorpora de manera transversal la valoración de riesgos, asegurando que las prácticas académicas, clínicas y administrativas no solo se desarrollen con eficiencia y calidad, sino también con previsión, control y capacidad de respuesta. Esta integración evita duplicidades, fortalece el control interno, facilita la toma de decisiones basadas en evidencia y proyecta una cultura organizacional en la que la mejora continua y la prevención se convierten en pilares del quehacer universitario. En consecuencia, la Facultad avanza hacia un modelo de gestión sostenible, transparente y orientado al cumplimiento de su misión académica y social. 8. Nota de cambio ● Versión 1.0: julio 2025. Creación del documento inicial de la Guía para la Implementación de la Gestión por Procesos y la Gestión Integral de Riesgos en la Facultad de Odontología. Oficina responsable: Coordinación de Planeación – Facultad de Odontología. http://www.udea.edu.co/ FO-PL-01 Versión: 01 9. Bibliografía 1. División de Estrategia y Organización. (2024). Modelo de operación por procesos. Universidad de Antioquia. 2. ICONTEC. (2015). NTC ISO 9001:2015. Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos. Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. 3. ICONTEC. (2018). NTC-ISO 31000:2018: Gestión del riesgo – Directrices. Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. 4. Nonaka, I., & Takeuchi, H. (1999). La organización creadora de conocimiento. Oxford University Press. 5. Universidad de Antioquia. (2017). Acuerdo Superior 445 del 25 de julio de 2017. https://www.udea.edu.co 6. Universidad de Antioquia. (2025a). Auditoría institucional AUDP-0001-2025. Facultad de Odontología. 7. Universidad de Antioquia. (2025b). Guía DI-AP-GU-07. Gestión Integral de Riesgos. División de Estrategia y Organización. 8. Universidad de Antioquia. (2025c). Manual para la Gestión Integral de Riesgos (DI- AP-MA-07). División de Estrategia y Organización. 9. Universidad de Antioquia. (s. f.). Aplicativo institucional SIGIP. https://sgi.almeraim.com/sgi/?conid=sgiudea. 10. Anexos ● Anexo 1. Cronograma de Implementación: Etapas para la implementación del Modelo de Gestión por Procesos y la Gestión Integral de Riesgos en la Facultad de Odontología. Enlace de Consulta: Etapas para la Implementación del modelo de GP y la GIR FdeO.xlsx - Hojas de cálculo de Google. http://www.udea.edu.co/ http://www.udea.edu.co/ https://docs.google.com/spreadsheets/d/1iCoW6nI7aeFu-q4ybGAX0doMa9cPZyUf/edit?gid=549634965&gid=549634965 https://docs.google.com/spreadsheets/d/1iCoW6nI7aeFu-q4ybGAX0doMa9cPZyUf/edit?gid=549634965&gid=549634965 FO-PL-01 Versión: 01 Elaboró: Leidys Guerrero Lobo, Kelly Alexandra Giraldo Ceballos practicantes de Ingeniería Industrial Coordinación de Planeación – Facultad de Odontología Revisó: Javier Alonso Bolívar Echeverri Coordinador de Planeación- Facultad de Odontología Aprobó: Javier Alonso Bolívar Echeverri Coordinador de Planeación- Facultad de Odontología Fecha: 18-06-2025 Fecha: 18-06-2025 Fecha: 18-06-2025 http://www.udea.edu.co/