Propuesta de cuadro de clasificación documental para la Corporación Interuniversitaria de Servicios - CIS

Abstract

RESUMEN: El presente trabajo de grado permite identificar las actividades a desarrollar para la elaboración del Cuadro de Clasificación Documental - CCD - de la Corporación Interuniversitaria de Servicios – CIS, el cual es un instrumento archivístico que normaliza la organización de las series, subseries y tipologías documentales que conforman su fondo documental. Para la elaboración de este instrumento archivístico se tuvo en cuenta la estructura orgánico-funcional de la CIS, lo cual permite identificar los documentos que se producen por cada dependencia de acuerdo con las funciones que realizan cada uno de los empleados. También, se realizó un recuento de algunos autores a nivel nacional e internacional que han trabajado metodologías y teorías para la creación de los CCD como herramientas de organización de los documentos producidos por las entidades tanto públicas como privadas. Así mismo, se puede evidenciar la metodología utilizada para la elaboración del CCD, el cual se realizó a través de actividades como: recopilación de actos administrativos, funciones y organigrama, elaboración del formato de encuesta documental, entrevistas a personal de la corporación e identificación y codificación de las series, subseries y tipologías documentales.

ABSTRACT: This degree work identifies the main objective and the activities to be developed for the elaboration of the Document Classification Chart of the Corporación Interuniversitaria de Servicios - CIS, which through an archival instrument and criteria standardizes the organization of the documentary series, subseries and typologies that make up its documentary collection. For the elaboration of this archival instrument, the organic-functional structure of the CIS was taken into account, which allows the identification of the documents produced by each unit according to the functions performed by each of the employees. Also, a review was made of some national and international authors who have worked on methodologies and theories for the creation of the CCD as tools for organizing the documents produced by both public and private entities. Likewise, the methodology used for the elaboration of the CCD can be evidenced, which was carried out through activities such as: compilation of administrative acts, functions and organization chart, elaboration of the documentary survey format, interviews to the corporation's personnel and identification and codification of the documentary series, sub-series and typologies.