Documentación de proceso de certificación de ollas a presión y legalización de productos provenientes de China para la unidad de negocios Kalley de Corbeta S.A

Abstract

RESUMEN : Kalley es una línea de negocio de la firma Colombiana de Comercio (Corbeta), cuya misión es “Ofrecer a nuestros clientes productos para satisfacer sus necesidades de entretenimiento, facilidad en las tareas del hogar y economía, con un excelente servicio y respaldo” (Corbeta S.A., s.f.). La empresa, se encuentra en crecimiento, de acuerdo con Julián Orozco, Product Manager de la marca Kalley, afirma que en los últimos nueve años Kalley no ha parado de crecer en un promedio anual de entre el 25% y 30% (Portafolio, 2021). Teniendo en cuenta el gran crecimiento que está presentando la marca, también debe realizar acciones que contribuyan con la mejora de sus procesos, por este motivo se llevó a cabo este proyecto, cuyo objetivo es realizar la documentación y los diagramas de flujo correspondientes a los Procesos de certificación de ollas a presión y la legalización de productos provenientes desde China. Durante la ejecución del proyecto, inicialmente se realizó un diagnóstico con el propósito de conocer el proceso de inicio a fin. Para el desarrollo de esta primera etapa, realizaron reuniones con colaboradores de Corbeta S.A. y capacitaciones por parte del Analista de Certificación, con la cual se elaboraron resúmenes con la información más relevante de ambos procesos. En una segunda etapa se realizó la evaluación integral de la normativa correspondiente a cada proceso, con el fin de contar con una información más amplia, mejorar la comprensión y por ende el tener conocimiento del deber ser y hacer para el cumplimiento de los requisitos exigidos. En esta etapa se desarrolló un paso a paso del proceso de certificación de Ollas a Presión y un resumen de la resolución 0942 de 2018 que tiene el papel de guía para la validación al cumplimiento de cada punto que la conforma, un derrotero que contribuyó con la organización, comprensión del proceso y el rol de las personas involucradas, y un listado de las subpartidas arancelarias de todos los productos que requieren asuntos regulatorios, con el cual se consulta la información de documentación requerida por medio de la página de la DIAN. Después, se realizó la documentación de los procesos, en donde se definió el alcance de cada proceso, se determinó las entradas y salidas, identificando cada etapa y organizando cada actividad. Para finalizar, se realizaron los diagramas de flujo de los procesos legalización de productos importados desde China y certificación de los productos “Ollas a presión”, con el que se obtuvo una herramienta visual que permite facilitar su comprensión y su aprendizaje. Como conclusión, se determinó la importancia de realizar el diagnóstico inicial de los procesos, el cual permitió conocer a fondo el estado de los procesos, seleccionar actividades de bajo o alto impacto. También se comprobó que realizar una evaluación integral de la normativa y resolución vigente, contribuye al correcto cumplimiento de los requisitos. Adicionalmente, se evidenció la importancia de realizar la documentación de los procesos, ya que ayuda a la disminución de los errores, por lo tanto, habrá más oportunidades de mejoras y por ende ser más competitivo a nivel de mercado. Y para finalizar y no menos importante, se expuso la importancia de adquirir herramientas que ayuden a la comprensión de los procesos y por ende a la mejor realización de las actividades.

ABSTRACT : Kalley is a line of business of the Colombian company Corbeta de Comercio (Corbeta), whose mission is "To offer our customers products to satisfy their entertainment needs, ease in household chores and economy, with excellent service and support" (Corbeta S.A., n.d.). This company is growing, so much so that, according to Julian Orozco, Product Manager of the Kalley brand, states that in the last nine years Kalley has not stopped growing at an annual average of between 25% and 30% (Portafolio, 2021). Considering the great growth that the brand is showing, it must also take actions that contribute to the improvement of its processes, for this reason the documentation and flow charts corresponding to the Pressure Cooker Certification Process and Legalization of Products from China were conducted. During the execution of the project, initially an initial diagnosis was conducted in order to know the current status of the process and to know the process from start to finish. For the development of this first stage, meetings were held with Corbeta S.A. collaborators and training by the Certification Analyst, with which summaries were prepared with the most relevant information of both processes. In a second stage, a comprehensive evaluation of the regulations corresponding to each process was conducted, with the purpose of having a broader information, improving the understanding and therefore the knowledge of what should be and what to do in order to comply with the requirements demanded. Continuing with the stages, a step-by-step of the Pressure Cooker certification process was developed and a summary of resolution 0942 of 2018 that has the role of guide for the validation to the compliance of each point that conforms it. For the legalization process of imported products, a roadmap was developed that contributed to the organization, understanding of the process and the role of the people involved, mentioning each of the stages in a timely manner. A list of the tariff subheadings of all products requiring regulatory issues was also made and, together with the DIAN website, the regulations required for their legalization were distinguished. Afterwards, the processes were documented, where the scope of each process was defined, the inputs and outputs were determined, identifying each stage, and organizing each activity. Finally, process flow diagrams were drawn up for the legalization of products imported from China and certification of "pressure cookers" products, which provided a visual tool to facilitate understanding and learning. With the documentation and flows of the two processes, a tool was obtained that facilitates understanding and learning to the delegated personnel, to reduce the risk of making mistakes caused by ignorance, which generate cost overruns or penalties to the company. It will also help the person in charge to become an expert, since in addition to learning from experience, he/she will have available the guidance to carry it out in the right way and thus be able to implement a culture of good habits, improvement and organization.