Organización e implementación del inventario único documental para el archivo de Gestión del Instituto del Deporte y la Recreación en Yarumal “INDERYAL” del 2003 al 2008

Abstract

RESUMEN: El presente proyecto da a conocer las actividades realizadas durante la práctica académica de la Tecnología en Archivística, desarrollada especialmente para los documentos que hacen parte del Archivo de Gestión del Instituto para el Deporte y la Recreación de Yarumal “INDERYAL”, que se constituyen fundamentalmente como un instrumento para la toma de decisiones, para la memoria objetiva y testimonial de las actividades que conllevan a tramites y como prueba fehaciente de las labores administrativas llevadas a cabo en dicha entidad.

La organización e implementación del inventario único documental para el INDERYAL fue motivada principalmente por la necesidad de mejorar y hacer más eficaces los procesos de archivo desarrollados en dicha oficina, ya que no se contaba con unos principios archivísticos que definieran adecuadamente los métodos o técnicas necesarias para tratar la documentación de la entidad de forma apropiada partiendo desde la primera fase del archivo.

Para llevar a cabo dicho proyecto fue necesario presentar en primer lugar una propuesta de trabajo que incluyera la descripción básica del proceso, mostrando el objetivo de la práctica y las actividades que se harían en ella. Seguidamente se recogió datos para crear la historia de la institución, los antecedentes y el origen del archivo, también se paso a realizar un estudio prospectivo sobre los documentos que dieran cuenta de la base legal, el contenido informativo y testimonial de cada documento, los objetivos y finalidades de cada asunto conformado, la construcción de las series con sus respectivas subseries, la frecuencia con la que los funcionarios de la oficina utilizan los elementos de cada serie, la medida de acumulación de carpetas por año; con la idea de pensar, no solo en lo que hay actualmente sino en lo que se producirá a futuro, también, las restricciones al acceso y uso de los documentos en cumplimiento de las disposiciones vigentes relacionadas con la documentación.