Generación de una metodología para el procesamiento y visualización de información de proyectos financiados por el sistema general de regalías mediante el uso de Power BI

Abstract

RESUMEN: La Gobernación de Antioquia realiza la gestión, consolidación y administración de proyectos financiados con el Sistema General de Regalías (SGR) por medio del reporte de información en plataformas, como Gesproy 3.0, proporcionadas por una entidad externa para su seguimiento. En la ejecución de un proyecto se produce un gran número de datos que no son percibidos durante el reporte de la información y que pueden ser fundamentales en la toma de decisiones sobre la evolución del proyecto. Además, la plataforma usada para el reporte de la información presenta a groso modo el estado general de los proyectos mediante tabulaciones y visualizaciones, limitando la identificación de alertas que pueden presentarse en un proyecto específico; asimismo, la plataforma de seguimiento no permite reportar información de ajustes de los proyectos hasta no estar legalizados lo que no permite un seguimiento real y actualizado de los proyectos. Debido a lo anterior, durante la práctica se caracterizó una metodología para el procesamiento y visualización de la información mensual de ejecución de proyectos financiados por el SGR empleando la plataforma Power BI. La metodología se desarrolló con la información de diez proyectos y 60 contratos a cargo de la Subgerencia de la Estructuración de Proyectos; sin embargo, esta es aplicable a los demás proyectos del Sistema General de Regalías del departamento de Antioquia. La metodología que se definió contempla un análisis, preparación y procesamiento de los datos de los proyectos, la generación de visualizaciones y la sistematización de la misma. Con la plataforma Power BI, se generaron tres pantallas, también conocidas como páginas, que muestran mosaicos de visualizaciones a partir de información de los proyectos y contratos, con una ventana de análisis de 19 meses comprendidos entre agosto 2019 y febrero 2021. La primera pantalla se elaboró considerando información general de los 10 proyectos para el último mes de corte. En esta pantalla se presentan visualizaciones del estado actual de los proyectos, valor total del proyecto, clase y nombre del ejecutor a cargo del proyecto, los valores aportados según el tipo de financiación, el fondo al cual pertenecen los recursos de regalías y el porcentaje de ejecución física de los proyectos. La segunda pantalla se creó a partir de la información de los 60 contratos asociados a los 10 proyectos para el último mes de corte. En esta pantalla se encuentra información del estado y el valor de cada contrato, anticipos, adiciones o prórrogas que presentaron los contratos, valor de fuentes de financiación, fechas relevantes de los contratos como: fecha de suscripción, inicio, terminación y liquidación, valor de pagos realizados por contrato y los porcentajes de ejecución física y financiera. Para la tercera pantalla se consideró la ventana de análisis de los 19 meses y se generó un mosaico de visualizaciones que presenta datos de los proyectos y los contratos. Esta pantalla contiene una gráfica que representa la triple restricción considerando porcentajes de avance de la ejecución física, la ejecución financiera y el tiempo transcurrido, también se muestra el estado de los contratos con el tiempo, días de suspensión por mes, adiciones o prórrogas de los contratos por mes, el promedio de los días extra en proyectos y contratos y finalmente una alerta sobre si se encuentra dentro del plazo de ejecución. Finalmente, es importante aclarar que aunque la metodología se desarrolló con una ventana de análisis y un número de proyectos y contratos limitados, se realizó la sistematización de la misma para permitir la retroalimentación y actualización de los proyectos y contratos con el tiempo.