Estudio documental sobre las firmas electrónicas en los documentos para archivo a partir de la expedición del decreto 2364 de 2012 en Colombia

Abstract

RESUMEN: Debido a la alta producción de documentos electrónicos para archivo en las organizaciones en función de sus actividades se ha convertido en un importante reto para la Archivística pensar en cómo establecer estrategias y herramientas para su manejo y firmado, uno de esos desafíos es asegurar la perdurabilidad y control de los componentes del documento electrónico en el tiempo, entre ellos se destaca la firma, ya que es la que acredita la autenticidad a su contenido. Actualmente en Colombia está vigente el decreto 1074 de 2015 que en su capítulo 47 compila el decreto 2364 de 2012 que regula específicamente la firma electrónica y otras disposiciones, sin embargo, se ha evidenciado la falta de claridad en cuanto a su aplicación, por lo tanto, la siguiente investigación pretende brindar mayor claridad y recomendaciones del uso de la firma electrónica en los documentos para archivo de acuerdo con su necesidad, pertinencia y nivel de seguridad requerido, este se realizó por medio de la metodología con enfoque cualitativo a través de las técnicas de recopilación documental teniendo como referente el decreto anteriormente mencionado y entrevista con la aplicación de un cuestionario, con el fin de exponer como resultado la no existencia de leyes que establezca cuál entidad está autorizada para llevar a cabo auditorías a las empresas de firmas electrónicas, el acuerdo de voluntades como justificación de seguridad y validez del uso de la firma y claridad con respecto a los recursos necesarios para la implementación de este tipo de firma.

ABSTRACT: Due to the high production of electronic documents for archiving in different organizations, according to their activities, it has become an important challenge for archival science to think about how to establish strategies and tools for their management and signing. One of these challenges is to ensure the durability and control of the components of the electronic document over time. Among them, the signature stands out, since it is the one that proves the authenticity of its content. Currently, in Colombia, it is in force the decree 1074 of 2015 which in its chapter 47, compiles the decree 2364 of 2012, that specifically regulates the electronic signature and other regulations. however, the lack of clarity regarding its application, has been evident. Therefore, the following research aims to provide greater clarity and some recommendations for the use of electronic signature in documents for archiving, according to their need, relevance and required security level. This was carried out through qualitative approach methodology by means of documentary compilation techniques, having as reference the previously mentioned decree and also the interview technique, with the application of a questionnaire, in order to expose as a result, the non-existence of laws that establish which entity is authorized to carry out audits to the companies of electronic signatures, as well as the agreement of wills as justification of security and validity of the use of the signatura, and clarity regarding the necessary resources for the implementation of this type of signature.