Propuesta actualización de Tablas de Retención Documental para la Alcaldía del Municipio de La Unión, Antioquia.

Abstract

RESUMEN: El presente proyecto tiene su enfoque fundamental en formular una propuesta para la actualización del instrumento archivístico Tablas de Retención Documental de la Alcaldía del Municipio de La Unión-Antioquia, con base en los lineamientos establecidos por el Archivo General de La Nación de Colombia. En relación con la propuesta y para ser desarrollada, fue necesario compilar diferente información institucional sobre la estructura administrativa, funciones de las dependencias y demás datos para la construcción del instrumento. De la misma forma, se hizo necesario analizar esta información recolectada, con el fin de definir la producción documental por dependencias que actualmente conforman la estructura de la Alcaldía de La Unión. Con respecto a la formulación de las Tablas de Retención, coexistió el plantear unos criterios de valoración con base al Acuerdo 004 de 2019 del AGN, una vez identificadas las series y subseries que produce cada unidad administrativa, para finalmente, diseñar el instrumento acorde a las necesidades de información que presentó la Alcaldía. Se planteó presentar una propuesta acorde a los establecido en el Acuerdo 004 del 30 de abril de 2019 (Colombia, Archivo General de la Nación, 2019), en el cual, se plantea la metodología para la formulación del instrumento, aprobación, convalidación e implementación. Desde el ámbito nacional cuáles son los requisitos para su construcción y anexos correspondientes, de tal forma que se garantice la conformación del patrimonio documental y se controlen los documentos que se producen en función de sus actividades. Los resultados obtenidos en la ejecución de esta práctica fueron: seis (6) TRD según la estructura orgánica actual y la compilación de la información resultado de la encuestas, proyección de series y subseries valoradas con su respectivo tiempo de retención y disposición final. Considerando que la Alcaldía del municipio de La Unión no cuenta con el instrumento que le permite ajustar y fortalecer sus procesos archivísticos, se pretendió con este proyecto incentivar a la consolidación y puesta en marcha de nuevas rutas que impacten positivamente la administración y control de sus documentos de archivo.

ABSTRACT: The main focus of this project is to formulate a proposal for the updating of the archival instrument Documentary Retention Tables of the Mayor's Office of the Municipality of La Unión-Antioquia, based on the guidelines established by the General Archive of the Nation of Colombia.

In order to develop the proposal, it was necessary to compile different institutional information on the administrative structure, functions of the departments and other data for the construction of the instrument. Likewise, it was necessary to analyze this collected information in order to define the documentary production by departments that currently make up the structure of the Mayor's Office of La Unión. With respect to the formulation of the Retention Tables, it was necessary to propose valuation criteria based on Agreement 004 of 2019 of the AGN, once the series and subseries produced by each administrative unit had been identified, in order to finally design the instrument according to the information needs presented by the Mayor's Office.

It was proposed to present a proposal in accordance with the provisions of Agreement 004 of April 30, 2019 (Colombia, Archivo General de la Nación, 2019), in which the methodology for the formulation of the instrument, approval, validation and implementation is proposed. From the national level, what are the requirements for its construction and corresponding annexes, in such a way that the conformation of the documentary heritage is guaranteed and the documents produced in function of its activities are controlled. The results obtained in the execution of this practice were: six (6) TRD according to the current organizational structure and the compilation of the information resulting from the surveys, projection of series and sub-series valued with their respective retention time and final disposition.

Considering that the Mayor's Office of the municipality of La Unión does not have the instrument that allows it to adjust and strengthen its archival processes, the purpose of this project was to encourage the consolidation and implementation of new routes that positively impact the administration and control of its archival documents.