Actualización de proceso de transferencia documental primaria en la Alcaldía de Medellín

Abstract

RESUMEN: Este proyecto de prácticas se centra en el proceso de transferencias documentales primarias de la alcaldía de Medellín, donde se plantea principalmente la actualización del procedimiento estandarizado en la plataforma, junto a la elaboración de una presentación/instructivo para el correcto diligenciamiento de los formatos utilizados para este proceso, así pues, se identifica el procedimientos y los formatos en sus ultimas versiones, se hace un análisis de ellos para determinar que puntos se deben actualizar y especificar a las necesidades que hoy en día se presentan, luego se procede a realizar la propuesta de la actualización del procedimiento, se toma como plantilla el procedimiento actual, para lograr un contraste de los cambios. En correspondencia con la metodología, se diseña y elabora una presentación/instructivo en la plataforma Genially, para hacerla dinámica e interactiva, donde se explique detalladamente como se diligencian los Formato Único de Inventario Documental – FUID, junto a sus demás formatos complementarios. Este proyecto de prácticas permite evidenciar los vacíos en comunicación asertiva entre el Archivo Central y los Archivos de Gestión los cuales deben realizar las transferencias documentales primarias, no obstante, uno de los propósitos de este proyecto es acortar esa brecha de comunicación a la hora de dar directrices sobre el proceso.

ABSTRACT: This internship project focuses on the process of primary documentary transfers of the Medellín Mayor's Office, where the update of the standardized procedure on the platform is mainly proposed, together with the preparation of a presentation/instructional for the correct completion of the formats used for this process, therefore, the procedures and formats in their latest versions are identified, an analysis is made of them to determine which points should be updated and specified to the needs that are presented today, then the proposal is made of the update of the procedure, the current procedure is taken as a template, to achieve a contrast of the changes. In accordance with the methodology, a presentation/instructional is designed and prepared on the Genially platform, to make it dynamic and interactive, where it is explained in detail how the Unique Documentary Inventory Format - FUID is completed, along with its other complementary formats. This practical project makes it possible to demonstrate the gaps in assertive communication between the Central Archive and the Management Archives, which must carry out the primary documentary transfers; however, one of the purposes of this project is to shorten this communication gap when giving process guidelines.