Organización de los proyectos que cumplieron el tiempo de retención en el archivo de gestión de la unidad de apoyo administrativo de la Facultad de Ingeniería de la Universidad de Antioquia para la posterior transferencia documental primaria.

Abstract

RESUMEN: En el presente proyecto de modalidad de práctica académica se procedió al desarrollo del proceso de organización de los expedientes que ya cumplieron su tiempo de retención en el archivo de gestión de la unidad de apoyo de la Facultad de Ingeniería, con el fin de facilitar la transferencia a la División De Gestión Documental. En este trayecto se implementaron prácticas de reconocimiento y análisis documental que permitieron llevar a cabo actividades de clasificación, ordenación y descripción documental, dando como resultado la ejecución del proceso de organización; esto se describe en el presente documento de la forma más completa posible, incluyendo el apoyo de imágenes descriptivas. Durante la práctica académica se desarrollaron herramientas de planeación y control, que permitieron el cumplimiento de los objetivos y la metodología planteada, por ejemplo, se elaboró un control de las actividades que fueron ejecutadas, el cual es anexado al presente trabajo. Como producto final se entregaron las unidades documentales debidamente organizadas, con todos los procesos que este comprende, es decir, la clasificación, ordenación, descripción y el registro en bases de datos como en el FUID y en OnBase. Como resultado, la transferencia documental traerá grandes beneficios al archivo de gestión, evitará la acumulación de documentos innecesarios, facilitará el control de la información; permitirá la preservación de los documentos durante el ciclo de vida y garantizará el acceso a la información, de una forma ágil y eficaz a los proyectos intervenidos y a los datos contenidos en estos, evitando perdidas de información a largo plazo.

ABSTRACT: In the present project of academic practice modality, we proceeded to the development of the organization process of the files that have already completed their retention time in the management file of the support unit of the School of Engineering, in order to facilitate the transfer to the Document Management Division. In this path, documental recognition and analysis practices were implemented, which allowed to carry out classification, arrangement and documental description activities, resulting in the execution of the organization process; this is described in this document in the most complete way possible, including the support of descriptive images. During the academic practice, planning and control tools were developed, which allowed the fulfillment of the objectives and the methodology proposed, for example, a control of the activities that were executed was elaborated, which is annexed to the present work. As a final product, the document units were delivered duly organized, with all the processes involved, i.e., classification, arrangement, description and registration in databases such as FUID and OnBase. As a result, the document transfer will bring great benefits to the management archive, avoiding the accumulation of unnecessary documents, facilitating the control of information, allowing the preservation of documents during their life cycle and guaranteeing access to information, in an agile and efficient manner, to the projects involved and the data contained in them, avoiding long-term loss of information.