Implementación del módulo de documentos del sistema de gestión SIGEC en el Hospital San Vicente Fundación : propuesta para la continuación y optimización del proyecto de migración interrumpido por cambios en la cadena de valor. Semestre de industria

Abstract

RESUMEN : En el siguiente trabajo se aborda la implementación del sistema ARIS a SIGEC para documentar los procesos en el Hospital San Vicente Fundación Rionegro. El objetivo principal es garantizar una transición fluida, minimizando la pérdida de información y asegurando que los usuarios, en sus diferentes roles, cuenten con la capacitación necesaria para realizar actividades fundamentales en el sistema, tales como la consulta, creación, actualización y eliminación de documentos. Para cumplir con este objetivo, se utilizó una metodología mixta que incluyó el uso de tableros de control para monitorear el cargue y la consistencia de la información transferida, así como encuestas para evaluar las percepciones de los usuarios respecto a la capacitación y la implementación general. La capacitación se diseñó bajo un enfoque teórico-práctico, permitiendo que los usuarios experimentaran directamente el manejo del sistema y resolvieran dudas en tiempo real. La implementación fue exitosa, ya que se logró que el nuevo sistema SIGEC fuera operativo y permitiera desarrollar las actividades necesarias para continuar con el proceso de documentación del hospital. Sin embargo, se identificaron áreas de mejora, como la necesidad de mayor divulgación para incrementar la participación de los usuarios en el sistema, dado que la carga operativa aún se concentra en un grupo reducido de ellos.

ABSTRACT : In this study, the implementation of the ARIS system to SIGEC for documenting processes at the Hospital San Vicente Fundación Rionegro is addressed. The main objective is to ensure a smooth transition, minimizing information loss and ensuring that users, in their various roles, receive the necessary training to perform essential activities in the system, such as document consultation, creation, updating, and deletion. To achieve this goal, a mixed methodology was employed, which included the use of control dashboards to monitor the data migration and consistency of transferred information, as well as surveys to evaluate users' perceptions regarding the training and overall implementation. The training was designed with a theoretical-practical approach, enabling users to directly experience system operation and resolve questions in real-time. The implementation was successful, as the new SIGEC system became operational and allowed the continuation of the hospital’s documentation processes. However, areas for improvement were identified, such as the need for greater dissemination to increase user participation in the system, as the operational workload remains concentrated among a small group of users.